Поначалу эти стратегии, позволяющие сделать бремя заданий более симметричным, могут показаться самовнушением. Вы можете даже опасаться, что другие обидятся на вашу наглость. Однако на самом деле, , если вы будете дипломатичны в формулировках и достаточно самокритичны, вы сможете внедрить эти системы, не вызывая особого раздражения. Более того, ваши коллеги, возможно, в конечном итоге оценят дополнительную структуру, поскольку она дает четкое представление о том, как и когда будет выполняться требуемая ими работа.
В общем, люди часто слишком сосредоточены на своих проблемах, чтобы интересоваться тем, как вы решаете свои собственные. Помните то нарочито провокационное предложение из моего эссе в New Yorker? То, которое должно было вызвать у моих читателей недоверие? Ни один человек не написал мне, чтобы сказать, что я зашел слишком далеко. Возможно, оно было менее радикальным, чем я предполагал.
ИЗБЕГАЙТЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДВИЖКОВ ДЛЯ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ
Вполне естественно сосредоточиться на том, чтобы укротить груду задач, которые вы уже накопили. Однако не менее эффективные стратегии сдерживания могут быть найдены в самом начале рабочего процесса, до того, как обязательства будут созданы в первую очередь. Например, следующая стратегия может оказаться удивительно эффективной для снижения бремени задач: Выбирая новые проекты, оцените свои возможности по количеству еженедельных запросов, вопросов или мелких обязанностей, которые, как вы ожидаете, возникнут в связи с проектом. Отдавайте предпочтение тем вариантам, которые сводят это число к минимуму. Большинство людей ориентируются на сложность проекта или общее количество времени, которое он может потребовать. Но как только вы поймете, какой хаос вносит переполненный список дел, станет ясно, что к объему задач проекта следует относиться не менее серьезно.
Чтобы сделать это более конкретным, представьте себе директора по продажам, который пытается выбрать между двумя проектами: написать подробный отчет о том, как новая технология повлияет на рынок, или организовать однодневную конференцию для клиентов. На первый взгляд, конференция кажется привлекательным выбором. Во-первых, у нее есть определенная дата проведения, после которой все будет готово, в то время как для написания отчета может потребоваться не одна неделя работы. Организация конференции также проще в том смысле, что не требует напряженного мышления, в то время как отчет потребует освоения сложной информации и разработки уверенных прогнозов.
И все же при таком раскладе я бы выбрал вариант с докладом по простой причине: он породит гораздо меньше задач. Организация конференции потребует бесконечной координации действий с различными клиентами, а также аренды помещений и приглашения экспертов, не говоря уже о хлопотах по организации питания, ответах на логистические вопросы и так далее. Придется решать вопросы в последнюю минуту и вести бесчисленные переписки, причем каждое обязательство будет требовать своей доли вашей умственной энергии. Другими словами, конференция для клиента - это двигатель задач, эффективный генератор множества неотложных мелких дел.
С другой стороны, рыночный отчет представляет собой другой тип энергетических инвестиций. Он требует регулярных длительных периодов времени, в течение которых вы должны собирать данные, обрабатывать их и размышлять над тем, что все это значит. Это потребует умственных усилий и, возможно, временами будет утомительным. Но он будет генерировать очень мало срочных мелких задач и, следовательно, не потребует от вас много внимания за пределами тех блоков времени, которые вы уже выделили для работы над ним. Написание отчета может оказаться нелегким делом, но решение выбрать именно его, а не движок задач, который представляет собой беспорядочный проект по организации мероприятий, должно быть верным.
ТРАТИТЬ ДЕНЬГИ
В прошлом разделе, в рамках нашей дискуссии об ограничении основных рабочих обязанностей, я рассказал о своей подруге Дженни Блейк, которая сократила потоки доходов своей компании с более чем десяти до нескольких. Еще одна вещь, которая привлекла мое внимание в Дженни, - это то, что она явно гордилась своими подписками на профессиональное программное обеспечение. Как она пишет в своей книге "Свободное время", одним из шагов, которые она предприняла, чтобы перенастроить свой бизнес на модель медленной продуктивности, было тратить больше денег на то, чтобы "стать профессионалом" в области полезных программных услуг, вместо того чтобы, как она выразилась, " выжимать все, что я могла, из их freemium-редакций".