ИМИТАЦИЯ ВЫТЯГИВАНИЯ, ЧАСТЬ 1: РЕЗЕРВУАР И АКТИВНЫЕ СПИСКИ
Первым шагом в моделировании рабочего процесса, основанного на вытягивании, является отслеживание всех проектов, в которых вы в настоящее время заняты, в списке, разделенном на две секции: "резервуар" и "активные". (Формат, в котором хранится этот список, не имеет значения. Вы можете использовать текстовый файл на компьютере, например, или старомодный блокнот - все, что вам кажется наиболее удобным.) Помните, когда я говорю "проекты", я имею в виду что-то достаточно существенное, чтобы потребовалось несколько сессий для завершения. (Стратегии сдерживания более мелких обязательств, которые мы называем "задачами", обсуждались в предыдущем предложении). Когда к вам подкатывает новый проект, поместите его в раздел "Ручка для хранения" вашего списка. Размер резервуара не ограничен.
В активной части списка, напротив, должно быть не более трех проектов. Планируя свое время, вы должны уделять внимание только проектам из активного списка. Когда вы завершите один из этих проектов, вы можете удалить его из списка. В результате останется свободный слот, который можно заполнить новым проектом из резервуара. Для более крупных проектов вы, возможно, захотите добавить в активный список разумный кусок работы, направленный на его завершение. Например, если в вашем резервуаре находится "написать книгу", а в активном списке освободилось место, вы можете взять "написать следующую главу книги", чтобы работать над ней дальше. В этом случае более крупный проект, "написать книгу", останется в резерве до полного завершения.
Ведя эти два списка, вы имитируете основную динамику рабочего процесса, основанного на принципе "тяни-толкай". Количество дел, над которыми вы активно работаете, ограничено фиксированным, небольшим количеством, что избавляет вас от чувства бешеной перегрузки и минимизирует накладные расходы, о которых говорилось ранее в этой главе. Проблема, конечно, в том, что коллеги или клиенты, подталкивающие к вам проекты, не знают о вашей причудливой системе моделирования и могут расстроиться из-за вашего видимого отсутствия прогресса в выполнении их требований. Чтобы избежать шквала непрекращающихся просьб, вам нужно объединить ваши списки с продуманной процедурой приема. Об этом мы поговорим далее.
ИМИТАЦИЯ ТЯГИ, ЧАСТЬ 2: ПРОЦЕДУРА ПРИЕМА
При добавлении нового проекта в ваш резервуар важно проинформировать источник о том, чего ему следует ожидать. Для этого отправьте сообщение с подтверждением, в котором официально подтверждается проект, который вы обязуетесь завершить, но в котором также содержится следующая дополнительная информация: (1) просьба предоставить дополнительные сведения, необходимые источнику, прежде чем вы сможете начать проект, (2) подсчет количества существующих проектов, уже включенных в ваши списки, и (3) оценка того, когда вы рассчитываете завершить эту новую работу.
После отправки этого сообщения пометьте проект оценкой времени, которую вы включили в сообщение с подтверждением, чтобы потом не забыть. Обратите внимание, что при составлении этой сметы вы можете посмотреть на сметы всех ваших существующих проектов, чтобы получить реалистичный прогноз.
Вот пример сообщения с подтверждением:
Привет, Хасини,
Я хотел бы продолжить наш утренний разговор и подтвердить, что я возьму на себя ответственность за обновление клиентского раздела нашего сайта. Прежде чем приступить к работе, мне нужно будет получить от вас список элементов, которые, по вашему мнению, необходимы новому разделу (или ссылку на сайт другой компании, где, по вашему мнению, все сделано правильно). На данный момент у меня в очереди стоят одиннадцать других проектов, а не этот . Учитывая мои обязательства по этим проектам, я могу предположить, что смогу заняться этим примерно через четыре недели после того, как получу от вас необходимую информацию. Разумеется, я сообщу вам, если эта оценка изменится.
- Кэл
Если вы отстаете от графика выполнения проекта, обновите смету и сообщите о задержке тому, кто первоначально отправил вам работу. Главное здесь - прозрачность. Четко объясните, что происходит, и выполните свои обещания, даже если их придется изменить. Никогда не позволяйте проекту просто провалиться сквозь землю и надейтесь, что о нем забудут. Если ваши коллеги и клиенты не доверяют вам, они не перестанут вас беспокоить. Это замечание важно, если вы хотите добиться успеха с помощью данного метода. Мы часто думаем, что те, с кем мы работаем, заботятся только о том, чтобы получить результат как можно быстрее. Но это не так. Часто им действительно нужна возможность передать что-то и не беспокоиться о том, будет ли это выполнено. Если они вам доверяют, они дадут вам свободу действий, чтобы вы могли завершить работу на своих условиях. Другими словами, помощь важнее целесообразности.