Реальность личной продуктивности заключается в том, что люди не умеют оценивать время, необходимое для когнитивных усилий. Мы способны понять, что требуется для осязаемых усилий, таких как изготовление ручного топора или сбор съедобных растений. Однако когда речь заходит о планировании деятельности, для которой нам не хватает физической интуиции, мы угадываем больше, чем думаем, что приводит к тому, что мы тяготеем к наилучшим сценариям того, сколько времени может занять работа. Кажется, мы ищем острых ощущений, которые возникают, когда мы представляем себе дико амбициозные сроки планирования: "Ух ты, если бы я смог закончить четыре главы этой осенью, я бы действительно опередил график!". Это приятно в данный момент, но в последующие дни нас ждет нервотрепка и разочарование.
Проводя политику удвоения первоначальных оценок, вы сможете противостоять этому инстинкту неоправданного оптимизма. В результате вы получите планы, которые можно будет выполнить в более неспешном темпе. Конечно, страх заключается в том, что, удвоив эти сроки, вы резко сократите свои достижения. Но ваши первоначальные планы никогда не были реалистичными и устойчивыми. Ключевой постулат медленной продуктивности заключается в том, что грандиозные достижения строятся на постоянном накоплении скромных результатов в течение долгого времени. Этот путь долог. Не торопитесь.
УПРОСТИТЕ СВОЙ РАБОЧИЙ ДЕНЬ
Наконец, мы подошли к самой маленькой временной шкале, имеющей отношение к обсуждению вопроса о том, как увеличить продолжительность работы: отдельному дню. Одна из главных радостей замедления темпа работы заключается в том, что это избавляет вас от необходимости бешеной интенсивности каждый день. Однако, чтобы воспользоваться этим преимуществом, вам придется упростить свой распорядок дня. Уменьшение количества сезонных и долгосрочных планов не поможет, если вы будете упорно заполнять каждый час текущего дня большим количеством работы, чем вы можете надеяться выполнить. Все три временные шкалы должны быть укрощены вместе. Чтобы создать более разумные рабочие дни, у меня есть два предложения: во-первых, сократите количество задач, которые вы планируете, а во-вторых, уменьшите количество встреч в своем календаре. Другими словами, сократите количество дел, которые вы планируете выполнить, и одновременно увеличьте количество свободного времени.
Первый совет прост в исполнении: примените эвристику сокращения списка задач на день на 25-50 процентов. Как уже говорилось, люди дико оптимистичны, когда оценивают, сколько времени потребуется для выполнения когнитивных задач. Общие правила сокращения, например, сокращение первоначального списка задач на четверть, противодействуют этому предубеждению. Если речь идет о том, чтобы "приручить" встречи, то хорошей целью является обеспечение того, чтобы не более половины времени в течение дня отводилось на встречи или звонки. Самый простой способ достичь этой цели - объявить определенные часы защищенными (например, никаких встреч до полудня). Разумеется, в некоторых офисных условиях будет трудно обойтись без строгих правил такого рода. ("Что значит, вы не проводите встречи до полудня? Именно в это время я свободен!"). Более тонкая альтернатива заключается в том, чтобы вместо этого внедрить стратегию "одна для вас, одна для меня". Каждый раз, когда вы добавляете встречу в свой календарь на определенный день, найдите равное количество времени в этот день для защиты. Если я запланировал тридцать минут на звонок во вторник, я также найду еще тридцать минут в этот день, чтобы выделить их в своем календаре как защищенные для себя. По мере того как день начинает заполняться встречами, он также заполняется защищенными блоками, и добавить что-то новое становится все труднее. Ни один день не может закончиться так, чтобы более половины его времени было посвящено встречам или звонкам. В то же время такой подход более гибкий, чем просто объявить определенные часы всегда недоступными. В результате вы не будете казаться коллегам таким уж непримиримым.
Разумеется, эти стратегии не предназначены для того, чтобы применять их каждый день без исключения. Идея, которую мы рассмотрим далее в этой главе, заключается в том, что работа в естественном темпе все равно будет включать в себя периоды напряженной занятости и усилий. Иными словами, будут дни, когда вам придется переходить от одной встречи к другой, снова и снова, потому что вы пытаетесь завершить важную сделку или справиться с неожиданным кризисом. Также могут быть дни, когда каждая минута должна быть заполнена делами на последнюю минуту. Но если рассматривать эти эвристики ежедневного планирования как подход по умолчанию, который следует применять по мере возможности, вы обеспечите, чтобы за неизбежными пиками интенсивности последовали более спокойные спады.