Как и основные системы менеджмента, управление временем может быть сведено к здравому смыслу. Если ты знаешь, как распределять время, тебе нужно максимум шесть часов в день, и далеко не каждый день.
Идеальное рабочее пространство - это там, где тебе удобно. Это может быть столик в кафе, кухонный стол в твоем доме, пустой офис в твоей конторе - там, где тебя не прерывают и не отвлекают, где тебе комфортно и спокойно.
Выбирай время дня или ночи, когда ты в лучшей форме, как мы сказали выше, возьми чашку кофе или чая и дай волю мысли. Сюрприз: твое сознание начнет работать и генерировать решения проблем. Ты нашел и создал идеальное рабочее пространство и "спокойное" время.
Возьми желтый блокнот* и вертикальной линией раздели страницу на две части (проставь дату в верхнем правом углу). В левой колонке напиши, что должно быть сделано (сокращениями, понятными только тебе), расставляя приоритеты в соответствии с ценностью задач и их срочностью, сбалансировав эти критерии один против другого, в то время как ты определяешь и пересматриваешь приоритет этих задач.
______________
* legal pad - Достаточно дорогой линованный блокнот канареечного цвета, ставший таким же атрибутом мафиозо, адвокатов и управленцев от бизнеса, как белый халат у врачей.
Ты расписал задачи.
Затем, в правой вертикальной колонке, насколько это возможно, распредели эти задачи между другими.
Ты делегировал.
После этого проанализируй и переанализируй колонки, изменяя приоритеты, где это разумно или необходимо, передавая еще часть задач.
Продолжай до тех пор, пока твой разум предлагает изменения или дополнения.
В порядке их очевидной важности ты распределил часть задач себе, большую часть другим. Завтра ты проверишь, что уже выполнено, и начнешь новый день с листа из двух колонок (уничтожив старый), изменяя, распределяя, перераспределяя. Это и есть эффективное управление временем. Это также и искусство делегирования.
Сделай подобную страницу для задач недели и еще одну для долговременных стратегических проектов. Сила и мощь начинаются сегодня; поздно искать соль, когда еда уже съедена.
Но запомни: как мы уже говорили, планирование не может быть жестким, единовременным действием, тем более - стратегическое планирование. И то, и другое является процессом, подлежащим постоянной корректуре в зависимости от непредвидимых обстоятельств жизни. Будь гибким. Это то, что Старые Усачи Питеры - первые Mafioso в Соединенных Штатах - знали очень хорошо до определенного момента, а потом, чрезмерно удовлетворенные новым положением вещей, забыли... Старые Усачи Питеры давно мертвы и ушли в историю. В этом суть урока.
Чтобы распределить время и составлять планы, ты должен знать свои цели, знать качественно и количественно. Предположим, ты устанавливаешь для себя грандиознейшую стратегическую цель - уйти на пенсию в сорок лет с миллионом долларов. После этого ты должен оценить препятствия и возможности, выработать стратегию и тактику, всегда представляя свои ресурсы и предсказуемые риски. Потом ты планируешь, как реализовать эту цель: кто делает что, в какой последовательности, где, с кем, с чем и как. Это дает тебе твой операционный план. То есть группу задач, которая должна быть выполнена в определенный промежуток времени.
И затем, обязательно, ты делегируешь.
Скажем, ты работаешь в организации, которая требует от тебя появляться и находиться в офисе с девяти до пяти. Искусство управления временем в данной ситуации будет заключаться в умении держать дверь своего офиса закрытой, разрешая вход только тем, кого и когда ты хочешь видеть.
Твоя секретарша - твой привратник, твой охранник и ангел-хранитель. Если кто-либо из твоих людей сможет прорваться через ее кордоны и просунет голову без разрешения, спрашивая "Занят?", ты отвечаешь угрожающим "Да!"
Когда ты встречаешься со своим сотрудником у себя в офисе, и у него слишком много идей, либо он начинает пустозвонить, или и то, и другое вместе, а ты уже получил информацию, которая тебе нужна, положи перед собой пачку бумаг, склонись над ними и скажи: "Спасибо, достаточно. У меня работа, которую нужно срочно закончить". Заседание окончено.
Если ты не любишь отвечать на телефонные звонки самостоятельно (некоторым менеджерам нравится получать актуальную информацию прямо из телефонной рубки), дай своему секретарю список тех, с кем тебя можно соединять немедленно (сделай список коротким), и попроси ее принимать сообщения от остальных. Примерно в одно и то же время каждого дня отвечай на важные звонки или на те, которые сочтешь нужными. Кому надо, перезвонят еще раз.
Если ты перезваниваешь, и поток слов на другом конце линии нескончаем (дискуссии не видно конца), повесь трубку и набирай следующий номер. Очень немногие люди поверят в то, что ты бросил трубку; спасая свою гордость, они обвинят AT&T*. Если ты недавно уже опробовал эту тактику на данном собеседнике, попробуй молчание. Не отвечай. Не реагируй. Ничего. Очень скоро твой собеседник нервно закончит свой односторонний диалог. А если твой собеседник имеет для тебя важное значение, но ты устал, скажи ему, что у тебя начинается важная встреча.
______________
* AT&T American Telephone and Telegraph - в годы расцвета мафии в США монополист на рынке телефонной и телеграфной связи. По решению суда принудительно разделена на мелкие региональные компании. O tempora, O mores!
Твоя закрытая дверь не должна и не может перекрывать тебе доступ к рабочим местам, залам и коридорам твоего офиса, когда у тебя будет желание и тебе будет удобно распространять веселье, бодрость и страх среди своих людей и вживую увидеть, то, с кем, как и чем занимается, и какого хрена, в натуре, там происходит.
Принятие решений
Перед принятием любого важного решения необходимо собрать максимальное количество лучшей информации, которая доступна, - даже если ее приходится выбивать из кого-то - и внимательно оценить. Обсуди ее с другими Посвященными, проанализируй, нарисуй худший сценарий, добавь положительные и отрицательные факторы, обсуди их со своими Consigliere и сделай то, что подскажет твой дух. Духовой человек - per cosi dire* - человек с чувством места и чувством времени поднимется на самый верх в любом бизнесе. Но когда твой дух подводит тебя на конкретно важном мероприятии, это означает конец или тюрьму (заметь, что это - бесконечно повторяющаяся тема в нашем бизнесе, и все решения должны рассчитываться с учетом стабилизирующего фактора конца или кичи, интегрированного в систему сдержек и противовесов. Вероятно, будет правильным предположить, что последствия ошибок в твоем бизнесе не столь драматичны и не столь летальны).
______________
* Per cosi dire (итал.) - Так сказать.
Что касается менее важных ситуаций, определи проблему, собери факты, найди решения и попробуй взвесить их последствия, имея в виду, что каждое "может быть" обычно перевешивается "не может быть". Посоветуйся с другими людьми, поговори со своим Consigliere .
Потом на время выгрузи эти проблемы из своей головы. Твое подсознание будет продолжать работать над их решением, и достаточно часто правильный ход приходит к тебе сам собой, без осознанной работы над ним. Хотя это звучит так же наивно, как и поход к астрологу, но, поверь мне, это работает, и работает в большинстве случаев. Это интуиция, то, на что человек с духом опирается, принимая большинство своих решений.
Чтобы прокачать ситуацию, принимая решение, сконцентрируй в голове самую проверенную информацию. Подверься с другими. Обдумай. Потом решай, основываясь на том, что тебе подсказывает твой внутренний дух.
Принимая решение, маленькое или большое, найди, оцени и рассмотри следующее:
1. Специфический характер проблемы.
2. Факты, которые кажутся реальными фактами.
3. Альтернативы, их возможные негативные или позитивные последствия.
Потом спроси мнение у других, дай волю своему подсознанию и принимай решение.
Оглядывайся назад, только оценивая результаты и делая выводы на будущее.
И всегда, всегда сохраняй свои лотерейные билеты.
Последнее, если после всего, приняв решение, ты все-таки оказался в заднице, делай то, что делают все в Твоем или Нашем Деле: повесь косяк на кого-нибудь другого и быстро устраняй последствия, исправляя ошибки или наказывая.