Рис. 1.1. Структура данных
Итак, вы разработали предварительную структуру данных – предварительную, поскольку в процессе работы структура может изменяться, например появятся новые поля или даже таблицы. Определившись со структурой, можно приступать к построению базы данных в Microsoft Access.
Этапы работы с базой данных
Теперь, когда вы уже знаете, какие таблицы и столбцы должна содержать ваша будущая база, вы готовы перейти непосредственно к работе с программой Access. Перед вами открывается все многообразие возможностей Access. С чего начать? Как не запутаться в сотнях команд, не погрязнуть в технических подробностях?
Примерная последовательность действий, описанная ниже, поможет вам сориентироваться, на каком этапе работы с базой данных вы находитесь в данный момент и какие инструменты Access вам на этом этапе нужны. Таким образом, вы постепенно освоите все те средства, которые потребуются для создания именно вашей базы данных, и вам не придется изучать лишнюю информацию.
Итак, если вы создаете базу данных «с нуля», вам предстоит выполнить следующие операции.
1. Создание базы данных или открытие уже созданной (см. разд. «Приступим к работе»).
2. Создание таблиц, настройка полей таблиц и связей между таблицами. Об этом описывается в гл. 2.
3. Заполнение таблиц информацией. Вы можете вводить данные вручную в режиме редактирования таблицы (см. гл. 2), создать форму для ввода данных (см. гл. 3) или импортировать данные из внешних источников (см. гл. 4).
4. И, наконец, получение информации из базы данных – то, ради чего она и создавалась. Для поиска, отбора, сортировки и агрегации данных вы можете создать запросы (см. гл. 5), для наглядного представления данных – отчеты (см. гл. 7).
Теперь перейдем к практическим действиям и рассмотрим первый этап работы с базой данных – ее открытие или создание.
Приступим к работе
В этом разделе вы узнаете, как запустить программу Microsoft Access, а затем открыть или создать базу данных.
Запуск Access
Для запуска программы Microsoft Access 2007 можно использовать любой из стандартных для Windows способов.
• Нажмите кнопку Пуск , в меню выберите последовательно пункты Все программы ? Microsoft Office ? Microsoft Office Access 2007 .
• Дважды щелкните кнопкой мыши на ярлыке программы на рабочем столе или в панели быстрого запуска.
Совет
Чтобы создать такой ярлык, выберите команду Пуск ? Все программы ? Microsoft Office ? Microsoft Office Access 2007 и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, перетащите его мышью соответственно на рабочий стол или на панель быстрого запуска.
• Дважды щелкните кнопкой мыши на файле существующей базы данных. Сразу после запуска эта база данных будет открыта для работы.
При запуске появляется начальное окно Access (рис. 1.2), которое позволяет быстро перейти к работе с конкретной базой данных.
Рис. 1.2. Начальное окно Microsoft Access 2007
Теперь необходимо определиться, с какой базой данных вы будете работать. Каждая база данных хранится в файле с расширением ACCDB. В этом файле также хранятся все отчеты, запросы, формы ввода данных и другие документы, созданные для этой базы.
Открытие существующей базы данных
Если база данных уже была создана, то ее можно открыть, щелкнув кнопкой мыши на ее названии в области Открыть последнюю базу данных (эта область расположена в правой части начального окна Access, как показано на рис. 1.2).
Если нужной базы данных нет в списке, щелкните на ссылке Другие . На экране появится стандартное окно Windows для открытия файла. В этом окне выберите файл базы данных и нажмите кнопку Открыть .
Кроме того, вы можете воспользоваться кнопкой
в левом верхнем углу окна, в появившемся меню выбрать пункт Открыть , а затем выбрать файл в стандартном окне Windows.
Если в открываемой базе данных программа Access обнаружит потенциально опасное содержимое, то под лентой (кнопочным меню) возникнет панель сообщений с предупреждением: Часть содержимого базы данных отключена . Чтобы открыть содержимое базы данных полностью, в том числе заблокированную часть, нажмите кнопку Параметры панели сообщений. В появившемся окне Параметры безопасности Microsoft Office установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите кнопку ОК .