ПРИЗНАКИ МОШЕННИЧЕСТВА СО СТОРОНЫ НАЕМНЫХ РАБОТНИКОВ
Симптомы возможного мошенничества со стороны наемных работников можно подразделить на шесть групп:
1) нестандартные данные в бухгалтерских документах;
2) слабости внутрифирменнего контроля;
3) отклонения от средних (нормальных) значений величин тех или иных показателей;
4) выходящий за привычные рамки образ жизни;
5) необычное поведение;
6) наличие наводок и жалоб.
В следующих главах мы познакомимся с ними более детально, здесь же на основе одного примера рассмотрим, как подобные симптомы могут свидетельствовать о наличии мошенничества. Следует отметить, что мы описываем реальный случай, произошедший в компании, входившей в число 500 наиболее преуспевающих фирм США, хотя название этой компании и имя злоумышленника были изменены.
В компании «Elgin Aircraft» имелись два специальных отдела, занимавшихся возмещением затрат сотрудников фирмы на лечение и другие медицинские услуги. Затраты на сумму менее 50 000 долларов в год возмещались непосредственно фирмой, а при ее превышении заявления на возмещение затрат направлялись в независимую страховую компанию. Задачей отдела обработки заявлений было проверить наличие необходимых документов и направить их затем в отдел выплат для последующей выдачи требуемых сумм. В отделе выплат еще раз все проверялось, и выписывался соответствующий чек.
Сотрудники фирмы могли выбирать из двух различных видов медицинских страховок. В первом случае это была программа фирменной страховки — health maitenance organization (HMO) plan, когда заболевший сотрудник направлялся к назначенному фирмой доктору. Компания «Elgin» имела договор с группой медицинских специалистов, которые обследовали пациентов по направлениям фирмы за заранее установленную плату. Во втором случае фирма допускала обращение заболевшего сотрудника к врачу по его собственному выбору, но при этом возмещала лишь 80% стоимости медицинского обслуживания.
Руководство компании полагало, что у них налажена прекрасная система внутрифирменного контроля. Кроме того, постоянно использовались различные виды аудиторских проверок, как внешние – государственные, отраслевые, независимые, так и внутренние. Все эти аудиторы засвидетельствовали, как и полагало руководство, что контроль за прохождением медицинских счетов и их оплатой находится на надлежащем уровне. Заявления на оплату подкреплялись заполненной соответствующим врачом специальной формой, в которой стоимость каждой оказанной услуги заверялась им самим или его регистратурой. Затем эта форма вместе с заявлением поступала в отдел по обработке заявлений, где проверялись следующие моменты:
• Является ли данный пациент сотрудником компании «Elgin Aircraft»?
• Включены ли указанные в заявлении медицинские услуги в программу фирменной страховки?
• Не превышает ли общая стоимость оказанных медицинских услуг сумму в 50 000 долларов в год на данного человека? Если же она эту сумму превышает, требование на возмещение затрат направлялось в стороннюю страховую компанию.
• Какой тип медицинской страховки имеет данный сотрудник и правильно ли выполнена калькуляция?
После проверки всех вышеуказанных моментов заявления направлялись в отдел выплат, который непосредственно рассчитывался с врачами. С самими сотрудниками никаких расчетов никогда не велось.
В январе 1990 г. один из аудиторов обратил внимание на то, что заведующая отделом выплат отправилась на обед со своими сотрудниками в лимузине с шофером. Этот аудитор заинтересовался, как начальник отдела может позволить себе такое дорогое удовольствие, и забеспокоился, не оплачивается ли этот лимузин и обеды за счет казны. Побеседовав с вице-президентом компании по финансам, он узнал, что эта заведующая отделом «является одним из лучших сотрудников» и за 10 лет работы она не пропустила ни одного рабочего дня. Она действительно считалась одним из наиболее добросовестных работников, и ее отдел имел лучшие показатели среди всех подразделений этой компании. Обеспокоенный самим фактом наличия подобного лимузина, а также рядом других признаков, этот аудитор начал свое расследование и обнаружил, что за четыре года заведующая отделом выплат растратила более 12 миллионов долларов, принадлежавших компании «Elvin –Aircraft». Действовала она следующим образом. У нее были 22 «своих» врача, выписывавших счета на имя тех сотрудников компании, которые в течение года обращались к врачам нечасто. Эти подставные врачи заполняли необходимые формы и направляли их в отдел обработки заявлений, который после соответствующей проверки передавал эти фиктивные счета в отдел выплат. Таким образом наша заведующая имела возможность направлять деньги своим подставным врачам.
Подобная афера со счетами на медицинские услуги продолжалась свыше четырех лет, несмотря на то, что здесь имелись различные симптомы мошенничества, которые вполне могли бы быть замеченными руководством компании, аудиторами и другими сотрудниками.
Нестандартные данные в бухгалтерской документации
Среди признаков, которые могли бы в данном случае насторожить аудиторов, были некоторые симптомы в бухгалтерской документации. Все фальшивые формы от этих подставных 22 врачей имели два общих исходящих адреса, одним из которых был абонементский почтовый ящик, а второй был расположен в городке неподалеку и принадлежал мужу этой заведующей отделом. Передаточные надписи на чеках делались на одни и те же два банковских счета, причем от руки, а не с помощью специального штампа.
Скорее всего причиной, по которой эти бухгалтерские симптомы мошенничества не были своевременно распознаны, являлось то, что руководители компании полностью доверяли подозреваемой, а аудиторы просто сверяли счета с оплаченными чеками. Аудиторы не задавались следующими вопросами:
• Оправданы ли были сами платежи (среди них, например, были счета за операции по удалению матки у мужчин).
• Что стоит за передаточными надписями на чеках.
• Почему все поступившие от этих двадцати двух врачей счета и оплаченные на их имя чеки имели одни и те же общие адреса.
Главное различие между аудиторами и проверяющими, обнаруживающими мошенничество, и теми, кому это не удается, заключается в том, что большинство аудиторов просто сверяют документы на предмет наличия соответствующего обоснования и правильности самой оплаты. Те же аудиторы, которые выявляют мошенничество, выходят за рамки простой фиксации наличия нужных документов и проверяют, подлинные ли они или фальшивые, оправданы ли те или иные расходы, все ли аспекты документации в порядке.
Слабости внутрифирменного контроля
В данном случае имелись и явные признаки неудовлетворительности внутрифирменного контроля, которые были проигнорированы аудиторами. Во-первых, заведующая отделом выплат не была в отпуске уже десять лет. Во-вторых, сотрудники компании «Elgin Aircraft» не получали подтверждений платежей, так что сами они не могли проверить, какие касающиеся их медицинские платежи были сделаны фирмой и действительно ли ими была получена та или иная медицинская помощь. В-третьих, компанией не проверялись платежи по формам, заполненным новыми врачами.
Разрешение сотрудникам не уходить в отпуск является серьезным недостатком контроля, и это всегда должно вызывать вопросы. Одним из наиболее эффективных способов выявить мошенничество является внедрение системы так называемых независимых проверок. Переводы сотрудников на другое место работы, проведение ревизий и аудиторских проверок, обязательные отпуска — все это способы осуществить независимые проверки сотрудников. Как мы уже говорили в главе 3, Управление контролера денежного обращения требует, чтобы все банковские служащие в Соединенных Штатах имели ежегодно не менее одного недельного отпуска. Многие случаи мошенничества выявляются как раз тогда, когда сотрудники находятся в отпуске и не могут сами прикрыть свои делишки. Что касается компании «Elgin», то если бы в отсутствие своего менеджера указанные платежи производил другой сотрудник, общие адреса или сами платежи могли бы вызвать у него определенное сомнение.
Отсутствие подтверждения платежей со стороны конкретного сотрудника также является серьезным недостатком контроля. В том же случае компания «Elgin» платила врачам за различные операции и процедуры, которые никогда не проводились. Если бы сами сотрудники знали, что за подобные сфабрикованные услуги, якобы им оказанные, производятся платежи, они наверняка бы на это жаловались и схема этого мошенничества была бы быстро раскрыта.
Другая проблема заключается в том, что даже если аудиторы или руководство и обнаружат слабости в контроле, то скорее всего им все равно не удастся ухватить само мошенничество. Наиболее вероятно, что они просто обратят внимание на наличие подобных недостатков, не подумав о том, что они уже могли бы быть использованы в неблаговидных целях. Основное различие между тем аудитором, который выявляет мошенничество, и тем, которому это не удается, заключается также в. том, что первый аудитор говорит: «Вот здесь имеется недостаток контроля. Вам лучше бы его устранить и проверить, не использовалась ли эта возможность!}, тогда как второй заявляет лишь: «Вот здесь имеются слабости в контроле. Вам стоит их устранить».
Перед тем, как оплачивать счета этим докторам, должна была бы быть произведена негласная проверка, являются ли они настоящими врачами и законно ли занимаются врачебной деятельностью. Точно так же, как перед тем, как вступать в деловые отношения с какими-либо фирмами, законность их деятельности следует проверить по базе данных «Dun & Brad-street», должна была быть проверена и законность деятельности этих врачей – это можно было сделать в комитете по лицензированию, в медицинских ассоциациях или просто с помощью телефонной книги.