Трудности вызываются прежде всего человеческим фактором: неодинаковым уровнем знаний, опыта, интеллекта, психикой, национальной и религиозной принадлежностью, возрастом и т. п. Участники переговоров — живые люди, с их индивидуальными характерами, а не просто абстрактные представители «сторон». Именно человеческий фактор по-разному влияет на ход и результаты переговоров.
Человеческий фактор просматривается во всех деталях переговорного процесса, даже в тех, которые на первый взгляд могут показаться не столь существенными. Несколько слов в этой связи хотелось бы сказать об этикете секретаря руководителя переговорного процесса. Для удобства изложения материала будем говорить об одном секретаре, хотя набор секретарских обязанностей может быть весьма обширен и требовать большого числа сотрудников.
Работа секретаря во многом определяет эффективность деятельности того руководителя, которого он обслуживает. Профессиональный секретарь должен иметь высокий уровень личной культуры, знания, требуемые для выполнения должностных обязанностей, и уметь использовать их на практике в повседневной деятельности.
Работа секретаря в большей степени, чем других сотрудников, требует знаний правил делового этикета, а также определенных природных качеств — доброжелательности, оптимизма, уравновешенности, сдержанности, чувства собственного достоинства.
Секретарь напоминает своему шефу о деловых встречах, готовит к ним необходимую документацию, оформляет материалы результатов встречи, контролирует сроки выполнения решений, принятых в ходе деловой встречи или переговоров. Секретарь также выполняет ряд других работ по указанию руководителя.
Требования делового этикета к внешнему виду и манерам секретаря достаточно просты, однако степень их выполнения часто служит основанием для формирования определенной оценки не только шефа, как делового человека, но и организации в целом. Поэтому если секретарь — женщина, то предпочтительна для нее такая же одежда, как и для любой деловой женщины, — костюм или строгое платье. Исключены джинсы и другая одежда из джинсовой ткани, лосины, брючки в обтяжку, шорты, майки и т. д. Нельзя находиться на работе в босоножках, спортивной обуви, без чулок.
Серьезным элементом этикета переговорного процесса является также, к примеру, рассадка за столом переговоров. Она должна производиться в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом служебного положения участников встречи.
Все переговорщики ставят перед собой задачу достижения соглашения с учетом своих интересов и влияния в нужном направлении на связи с партнером. Именно поэтому контакты в ходе переговоров должны создавать благоприятную атмосферу для заключения соглашения, отвечающего интересам обеих сторон. В основе переговоров должна быть ориентация на долгосрочное партнерство, в противовес одноразовой сиюминутной выгоде.
Важными чертами умелых переговорщиков являются гибкость, готовность к уступкам, компромиссам. Участники переговорного процесса, которые не используют их, утрачивают способность вести переговоры, так как их позиция становится требованием, не подлежащим обсуждению.
Важной частью переговорного процесса является умение слушать, а это довольно утомительная работа. Если хотите, это своего рода искусство. Любой участник переговоров лучше раскрывает свою позицию, если чувствует, что на него обращают внимание и внимательно, с интересом слушают. Арабы любят слушать, но они любят слушать громкую, внятную и живую речь. Дело в том, что интонация, громкость голоса, выражение лица, жесты, поза говорящего придают порой произносимым словам совершенно иной смысл: можно смягчить резкость формулировки улыбкой или придать им некоторый юмористический оттенок. Это, тем не менее, не лишает вас возможности донести до партнера по переговорам серьезность намерений и незыблемость вашей позиции.
Не следует убеждать партнера в ошибочности его точки зрения. Такая позиция может вызвать его раздражение. Надо давать понять, что вы разделяете интересы партнера, слушаете его внимательно и с уважением.
В то же время не нужно рассматривать согласие партнера идти на уступки как проявление его слабости. Напротив, следует показывать, что подобное поведение партнера дает возможность избежать затруднений и в этом смысле усиливает позиции обеих сторон.
Надо стремиться, чтобы каждая сторона, принимающая участие в переговорах, активно вносила свою лепту в выработку решения. Переговоры — это прежде всего диалог равноправных участников.