Любого, кто впервые попытается охватить все потраченное за день время, ждут большие сюрпризы! Даже хорошие организаторы, успевающие много всего, непременно найдут несколько часов в сутках, неизвестно на что потраченных.
Каждому знакомо удивление, испытываемое в моменты больших авралов: когда нужно успеть много всего, мы берем себя в руки и вдруг переделываем все мелкие дела за считанные часы. «Чем меньше времени, тем больше успеваешь» — известная поговорка. Это в большой степени связано с тем, что в спешке мы отметаем многие ненужные эмоции, связанные с выполнением задачи, потому что не можем себе позволить сокрушаться о мелочах. Мы быстро что-то делаем, чтобы скорее перейти к следующему пункту в списке. Мне запомнился случай, когда один из наших дизайнеров не мог спокойно выполнить половину заданий, потому что был не уверен практически в каждом шаге. Он долго раздумывал о том, правильно ли он выбрал цвета, перекапывал часами интернет в поисках подтверждений, что его выбор лучший. Много размышлял о смысле жизни и о том, укладывается ли выполнение того или иного задания в его картину мира либо это будет нарушением вселенской гармонии. Я спросила супервизора, что с ним делать и получила простой ответ: «Дайте ему в три раза больше работы!» И действительно. Получив много заданий, дизайнер сел работать, на терзания не осталось времени.
Еще удивительнее, как продуктивно и ладно мы умеем работать, когда все дела, ожидающие нас, относятся к приятным. Потому что наше время уходит вовсе не на бытовые мелочи — оно уходит на попытки отвертеться от них! Итак, мы тратим значительную часть времени на отлынивание от дел и растягивание пути к менее приятным из них либо на лишние мысли и действия, которыми обрастают незначительные мелочи.
Хороший способ отделить занятие от эмоций — превратить его в рутину. Некоторые задачи, став рутинными, все еще вызывают негативные эмоции и желание делать что угодно, только не это. Здесь можно выяснить, с чем это связано, и устранить причину недовольства. Как все это сделать, описано в следующих главах, но для начала все же нужно выявить, что это за дела, занимающие половину нашей жизни вместо считанных минут.
Для этого нужно решиться на эксперимент и попытаться все записать!
Чтобы начать, не нужны специальные тетрадки или аппаратура, достаточно белого листа. Еще удобнее использовать для записей развороты в конце этой главы. Нужно получить хоть какое-то представление о том, на что тратится день, но сделать это так, чтобы сам хронометраж не занял слишком много времени. Достаточно описывать происходящее в самой краткой форме, без подробностей. В данном случае не ставится задача точно запомнить, что именно было сделано. Поэтому не нужно писать: «Отправил письмо в такую-то контору», достаточно короткой заметки «Почта — 10 минут». В идеале должен получиться список из ключевых слов, по которому можно приблизительно вспомнить, на что ушло время: «прогулка», «уборка», «ужин». Важно знать, что это было, и заметить, когда оно началось и закончилось.
Во время работы нужно постараться немного подробнее описать свои занятия. Запись «работа — 14 часов» не считается. Если на работу над отдельным проектом потрачен большой отрезок времени, надо написать название проекта. Отрабатывание кучи мелочей можно обозначить как «звонки и письма». Однако три часа, убитые на рассматривание товаров в электронном магазине, получасовая беседа по телефону или поход за кофе, растянувшийся на двадцать минут, — не работа.
Если какие-то дела не удалось запомнить или не получилось засечь, сколько времени ушло на какое-то занятие, нужно записать что есть. Можно описать дело, но вместо потраченного времени поставить знак вопроса. Бывает, человек знает, чем был занят, просто забыл отметить, сколько на это ушло времени. Иногда в записях, наоборот, появляется время, например, с 14 до 16 — и знак вопроса на месте описания дела. Время ушло, а на что — непонятно (или не получается вспомнить). И такое тоже бывает.