Несмотря на выгоды, обеспечиваемые применением пузырьковых диаграмм, некоторые пользователи отмечают их серьезные несовершенства [5, 6]. Эти диаграммы выступают в качестве средства информационного представления портфеля проектов, а не в качестве модели принятия решений. Как следствие, они не содержат механизма, помогающего принимать решения. В частности, модели балльной оценки могут служить моделью принятия решений при ранжировании проектов, в то время как пузырьковые диаграммы не позволяют балансировать портфель. Они скорее создают стартовую точку, отталкиваясь от которой руководители будут предпринимать необходимые действия. Пузырьковые диаграммы не показывают правильный баланс. Менеджер сам должен определить такой баланс и сравнить его с балансом, фактически имеющим место, а также решить, когда изменять баланс, прекращать те или иные проекты или добавлять новые. Однако, в то время как одни пользователи рассматривают указанные несовершенства как изъяны, присущие самой идее данного инструмента, другие заявляют, что свою задачу – отображение информации о балансе портфеля – этот инструмент выполняет хорошо.
Преимущества и недостатки. Пузырьковые диаграммы характеризуются рядом серьезных преимуществ:
• простота. Их дружественность по отношению к пользователю и легкость применения столь высоки, что люди, работающие с ними впервые, нуждаются в минимальной предварительной подготовке или вовсе не нуждаются в ней;
• точка зрения, основанная на фактических данных. Пузырьковые диаграммы обеспечивают непредвзятое представление информации, не окрашенное чьим-либо мнением.
Возникновение проблем при использовании пузырьковых диаграмм возможно, если есть:
• информационная перегрузка. Поскольку существует огромное количество пузырьковых диаграмм, многие диаграммы могут использоваться одновременно, тем самым увеличивая, а не уменьшая сложность балансирования;
• неадекватные данные. Если данные, использованные для построения диаграммы, выбраны неверно, результирующая диаграмма может оказаться ошибочной.
Рис. 3.6. Пузырьковая диаграмма в координатах «риск/отдача»[8]
Вариации. Пузырьковых диаграмм (карт портфеля или матриц портфеля) существует множество [7, 9]. На рис. 3.6 представлена диаграмма в координатах «риск/отдача», которая очень популярна в НИОКР-проектах. Изучение этой диаграммы показывает, что:
• слишком много усилий и средств затрачивается на тривиальные проекты типа «бутерброд». Это должны быть простые небольшие проекты, характеризующиеся высокой вероятностью успеха и малой прибылью;
• присутствует достаточное количество проектов типа «жемчужина». Это потенциально судьбоносные проекты, имеющие высокую вероятность успеха и способные принести большую прибыль;
• имеются два проекта типа «устрица» – это нормально, если рассматривать их как долгосрочные (проекты общего, фонового плана), способные принести высокие прибыли, но характеризующиеся низкой вероятностью успеха;
• квадрант проектов типа «белый слон» содержит только один проект – и это хорошо. Такие проекты имеют низкую прибыль и низкую вероятность успеха.
Еще один популярный вид пузырьковой диаграммы – диаграмма в координатах «дата завершения / фаза жизненного цикла» (рис. 3.7). Она показывает следующее:
• все небольшие проекты будут завершены незадолго до конца первого года работы, все большие – незадолго до конца второго года. Это очень плохой баланс, требующий принятия мер по разнесению сроков завершения проектов. Желательно также выполнить балансирование проектов различного размера;
• наблюдается надежный баланс как для малых, так и для больших проектов по фазам жизненного цикла.
Рис. 3.7. Пузырьковая диаграмма в координатах «дата завершения / фаза жизненного цикла»
Адаптация пузырьковых диаграмм. Мы описали лишь несколько общих типов пузырьковых диаграмм. Рекомендуем изучить общие модели, а затем адаптировать их к конкретной проектной ситуации. Ниже мы перечислим некоторые способы такой адаптации.
Резюме
В настоящем разделе были рассмотрены пузырьковые диаграммы – средства представления информации, которые наглядно показывают ключевые параметры проекта, необходимые для успешного балансирования портфеля проектов. Такие диаграммы могут быть полезны при проведении итоговых обзоров фаз проекта, когда принимается решение о продолжении проекта или его прекращении. Как и в случае с традиционными диаграммами, пузырьковые диаграммы не способны предложить какие-либо меры по балансированию несбалансированного портфеля, однако могут указать на важность распределения проектов по желаемым квадрантам. Наиболее эффективный способ использования диаграмм – их адаптация под конкретные ситуации. Во врезке «Проверка пузырьковых диаграмм» приводится контрольный список, который поможет вам при их построении.
ПРОВЕРКА ПУЗЫРЬКОВЫХ ДИАГРАММ
Убедитесь, что вы подготавливаете пузырьковые диаграммы надлежащим образом. Они должны отражать:
• выбранные параметры размерности проекта;
• шкалу измерения этих аспектов или параметров;
• проекты в виде пузырьков, расположенные в различных квадрантах и сбалансированные в соответствии с указаниями руководства.
Заключительные замечания
В настоящей главе мы рассмотрели два различных семейства инструментов картографирования проектов – традиционные и пузырьковые диаграммы. Каждый из этих инструментов характеризуется многообразием форм. Когда нужно отобразить два-три параметра, традиционные диаграммы могут использоваться параллельно с пузырьковыми, например круговая диаграмма, подобная изображенной на рис. 3.2, и пузырьковая, как на рис. 3.5. В данном случае малая информационная насыщенность круговой диаграммы хорошо отражает общую картину распределения ресурсов по типам проектов. Эти данные превосходно дополняются более высокой информационной насыщенностью пузырьковой диаграммы, детализирующей вклад отдельных проектов в общий баланс, выраженный в координатах «важность / легкость реализации».
Если требуется более высокая информационная насыщенность, пузырьковые и традиционные диаграммы перестают быть совместимыми и начинают конфликтовать. Например, информация, представленная в гистограмме (см. рис. 3.3), легко может быть отображена пузырьковой диаграммой. В этом случае пузырьковая диаграмма привлечет внимание к отдельным проектам, показывая их как пузырьки различных размеров. С другой стороны, гистограмма превосходит пузырьковую диаграмму по части отображения сводных значений ресурсов, выделенных в течение квартала. В целом традиционные диаграммы более просты и лучше известны менеджерам, а значит, при необходимости балансировать портфель они будут предпочтительнее. В таблице приводится итоговое сравнение, которое поможет вам в выборе инструмента в конкретной проектной ситуации.
Литература
1. Harrison, J. S. and C. St. John 1998 “Strategic Management of Organizations and Stakeholders” 2d ed. Cincinnati: South – Western College Publishing.
2. Brenner, M. S. 1994 “Practical R&D Project Prioritization” Research Technology management 37(5): 38 – 42.
3. Buss, M. D. J. 1983 “How to Rank Computer Project” Harvard Business Review 1(71): 145.
4. Cooper, R. G., S. J. Edgett, and E. J. Kleinshmidt 1998 “Best Practices for Managing R&D Portfolios: Lessons from the leaders – Part II” Research Technology Management 41(4): 20 – 33.
5. Cooper, R. G., S. J. Edgett, and E. J. Kleinshmidt 1997 “Portfolio Management in New Product Development: Lessons from the leaders – Part I” Research Technology Management 41(4): 20 – 33.
6. Cooper, R. G., S. J. Edgett, and E. J. Kleinshmidt 1997 “Portfolio Management in New Product Development: Lessons from the leaders – Part II” Research Technology Management 40(6): 43 – 52.
8
Marheson, D., Matheson, J. E. and Menke, M. M., “Making Excellent R&D Decisions”, Reserch_Technology Management, November_December 1994. Copyright © Industrial Research Institute. Перепечатано с разрешения Industrial Re search Institute.