В Смоленске на протяжении почти всего периода оккупации (июль 1941 — сентябрь 1943) бургомистром являлся бывший адвокат В Г. Менынагин. (Арестованный после войны советскими органами государственной безопасности, он был осужден на 25 лет тюремного заключения. Наказание отбывал во Владимире. Во второй половине 50-х годов находился в одной камере с известным чекистом, генералом Павлом Судоплатовым. После освобождения проживал в доме престарелых в Кировске, Мурманской области. Скончался в 1984 году. Оставил после себя воспоминания, опубликованные на Западе, где в основном написал о своей «борьбе за правду» во время работы защитником в суде в предвоенном Смоленске).
Утром 16 июля 1941 года немцы ворвались в Смоленск. 17 и 18 июля они взяли под контроль население города. Под конвоем жандармов мужчин собрали в здании бывшего универмага и проверили документы. Оккупантов интересовало, не являются ли задержанные коммунистами, евреями и где они работали до начала войны.
Несмотря на то, что город все еще подвергался обстрелу со стороны частей отступающей Красной Армии, его заполонили крестьяне из близлежащих деревень. Они стали грабить оставленные квартиры горожан, грузили имущество на подводы и вывозили его. Немцы никоим образом не мешали грабителям, более того, они со смехом фотографировали происходящее. Мародеры хозяйничали не только в частных домах, но и во многих государственных учреждениях. Оттуда выносились столы, стулья. Из театра тащили костюмы и декорации. Именно в таких условиях создавалась смоленская городская управа30.
20 июля представители смоленской интеллигенции были собраны в комендатуре, где немецкий комендант заявил им следующее: «Вы должны вместе со всеми оставшимися интеллигентными людьми работать по организации жизни оставшегося в Смоленске населения». Бургомистром (или начальником города) согласился стать В. Г. Менынагин. Ему назначили двух помощников — профессора Б. В. Базилевского и приехавшего вместе с немцами Г. Я. Гандзюка31.
В ведении Базилевского находились отдел просвещения (во главе его стоял профессор В. Е. Ефимов), отдел искусства (во главе — художник В. М. Мушкетов), отдел городского врача (во главе — доцент К. Е. Ефимов), городского ветеринара (во главе — врач К. И. Семенов) и жилищный отдел (руководитель — профессор В. А. Меланьев).
Последний отдел на то время являлся самым важным для жителей Смоленска, так как в город постепенно возвращалось население из окрестных деревень и из разбомбленных в пути эвакуационных эшелонов. Все это население нуждалось в жилье. Ситуация осложнялась тем, что германское командование запрещало выдавать ордера на комнаты евреям, а также семьям коммунистов и советских работников. По требованию оккупантов сотрудники жилищного отдела в первую очередь «очищали» от русских граждан дома, в которых должны были разместиться немцы или немецкие учреждения.
Задачи смоленского отдела просвещения сводились к сбору сведений по запросам германского командования. Немецкие службы интересовало наличие в городе школ и вузов, регистрация находящихся в Смоленске работников образования и детей школьного возраста. С лета 1942 года в отделе началась работа по составлению учебных планов и программ для средних школ32.
Отдел просвещения занимался и укомплектованием преподавателями открывающихся школ. Все учителя через бургомистра подлежали утверждению в немецкой комендатуре33.
После начала функционирования школ в сентябре 1942 года немецкий отдел пропаганды в Смоленске создал новую штатную единицу «ответственный за русское просвещение». Им стал доктор Цигаст. Поскольку он не владел русским языком, никакого реального руководства школьным делом с его стороны, естественно, не осуществлялось. Единственно, на что обращала пристальное внимание немецкая сторона, — это оформление школ (наличие портретов Гитлера и нацистской символики в классах и уровень преподавания немецкого языка)34.
Задачи отдела искусств состояли в сохранении музейных фондов, не эвакуированных перед оставлением Смоленска Красной Армией: картины, вышивки, скульптура и посуда — все это требовало сохранения от порчи и расхищения как со стороны русских граждан, так и со стороны немецких солдат. Предполагалось, что все ценности должны быть соответствующим образом оценены немецкими специалистами, которые и определят их дальнейшую судьбу. Руководство и контроль за отделом искусств осуществлял отдел пропаганды в лице доктора Кайзера. В 1942 году все наиболее ценные экспонаты были вывезены на территорию Германии35.