Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.
Как было указано выше, если утверждена унифицированная форма первичного документа, именно ее необходимо применять. В настоящее время действуют унифицированные формы:
– по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7, введенные в действие с 1 января 2003 года;
– по учету нематериальных активов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, введенные в действие с 1 ноября 1997 года;
– по учету материалов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, введенные в действие с 1 ноября 1997 года;
– по учету работ в капитальном строительстве, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, введенные в действие с 1 ноября 1997 года;
– по учету сельскохозяйственной продукции и сырья, утвержденные постановлением Госкомстата России от 29.09.1997 № 68, введенные в действие с 1 октября 1997 года;
– по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, введенные в действие с 1 января 1999 года;
– по учету результатов инвентаризации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, введенные в действие с 1 января 1999 года;
– по учету работы строительных машин и механизмов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, введенные в действие с 1 декабря 1997 года;
– по учету работ в автомобильном транспорте, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, введенные в действие с 1 декабря 1997 года;
– по учету операций в общественном питании, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, введенные в действие с 1 января 1999 года;
– по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, утвержденные постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 № 66, введенные в действие с 1 января 2000 года;
– по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, введенные в действие с 1 января 1999 года;
– по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, введенные в действие с 1 января 2004 года.
Большинство видов расходов подтверждается именно документами, составленными на бланках унифицированных форм.
Но организация может при желании отказаться от применения двух унифицированных форм документов – формы № Т-10 (Командировочное удостоверение) и формы путевого листа (если организация не является автотранспортной).
В соответствии с письмом Минфина России от 24.10.2006 № 03-03-04/2/226 приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется ее продолжительность. Таким образом, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение.
Исходя из вышеизложенного организация может установить в локальном нормативном акте перечень документов, служащих основанием для направления работника в служебную командировку.
В частности, это может быть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и (или) командировочное удостоверение, выданные работнику, так как параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является необязательным.
Что касается путевого листа, то постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 утверждены унифицированные формы путевых листов. Однако в письмах Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117, от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214, от 15.11.2005 № 03-03-04/1/363, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 разъяснено, что организация может игнорировать эту форму и разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».