Если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.
Путевой лист должен содержать в составе своих реквизитов информацию о пути следования автомобиля, однако маршрут следования, как в унифицированной форме, может не описываться.
Это позволяет организациям обосновывать в бухгалтерском и налоговом учете расходы на ГСМ.
Применение других унифицированных форм обязательно.
Если же унифицированная форма для оформления операции не утверждена, организация обязана самостоятельно разрабатывать ее в том виде, в котором она необходима для отражения данной операции.
Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом или не оформлены вовсе, перед организацией возникает проблема доказательства факта совершения хозяйственной операции вообще и расходов, в частности. В случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.д. Однако получение таких доказательств, как правило, вызывает затруднения, и их может оказаться недостаточно.
Законодатель определяет, что требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и электронных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовить за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (п. 7 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», письмо Минфина России от 19.05.2006 № 02-14-13/1297).
В соответствии со ст. 252 НК РФ расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Трактовка этого правила налоговыми органами проста: если операция (сделка) не принесла прибыли (не принесла прибыли на момент проверки или вообще оказалась убыточной), расходы по такой операции в налоговом учете не признаются (по крайней мере, до даты получения дохода), так как они экономически не обоснованы, не целесообразны.
В случае возникновения налогового спора по данному вопросу налогоплательщик может ссылаться на два определения Конституционного Суда Российской Федерации, принятых летом 2007 года (от 04.06.2007 № 320-О-П «Об отказе в принятии к рассмотрению запроса группы депутатов Государственной Думы о проверке конституционности абзацев второго и третьего пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации» и 366-О-П «Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы негосударственного некоммерческого образовательного учреждения “Институт управления” на нарушение конституционных прав и свобод положениями пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации»), согласно которым налоговое законодательство не использует понятие «экономическая целесообразность» и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, а потому обоснованность расходов, уменьшающих для целей налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. Суд также не призван проверять экономическую целесообразность решений, принимаемых субъектами предпринимательской деятельности, которые в сфере бизнеса обладают самостоятельностью и широкой дискрецией, поскольку в силу рискового характера такой деятельности существуют объективные пределы в возможностях судов выявлять наличие в ней деловых просчетов.
Такой подход к решению данного вопроса подтвержден Пленумом ВАС РФ в п. 4 постановления от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», согласно которому суду следует исходить из презумпции добросовестности налогоплательщиков и иных участников правоотношений в сфере экономики. В связи с этим предполагается, что действия налогоплательщика, имеющие своим результатом получение налоговой выгоды (включая признание расходов в налогом учете), экономически оправданны, а сведения, содержащиеся в налоговой декларации и бухгалтерской отчетности, – достоверны. Возможность достижения того же экономического результата с меньшей налоговой выгодой, полученной налогоплательщиком путем совершения других предусмотренных или не запрещенных законом операций, не служит основанием для признания налоговой выгоды необоснованной.