В течение пятидневного срока со дня получения данного поручения налоговый орган по месту учета контрагента проверяемого налогоплательщика направляет последнему требование о представлении документов (информации) вместе с копией поручения об истребовании документов.
Партнер проверяемого лица должен исполнить данное требование своего налогового органа в течение пяти рабочих дней со дня его получения или в этот же срок поставить налоговиков в известность о том, что он не располагает истребуемыми документами (информацией).
Если контрагент не в состоянии выполнить требование налоговиков о представлении документов в течение пяти дней, то он может обратиться в налоговый орган с просьбой об отсрочке, на основании чего налоговый орган вправе продлить сроки представления документов (информации).
Истребуемые документы представляются контрагентом проверяемого лица в таком же виде, как и самим проверяемым налогоплательщиком:
— в виде заверенных копий;
— копии заверяются подписью руководителя фирмы (заместителя) или иного уполномоченного лица организации и скрепляются печатью;
— налоговый орган не вправе требовать представления копий, заверенных нотариусом;
— при необходимости налоговый орган имеет право ознакомиться с подлинниками документов.
Если партнер проверяемого налогоплательщика отказывается представлять запрашиваемые документы или не представляет их в указанные сроки, то такие действия рассматриваются как налоговое правонарушение и влекут за собой ответственность, установленную ст. 129.1 НК РФ.
Обращаем ваше внимание на то, что обязанность налоговых органов по возврату налогоплательщику представленных копий документов законодательно не закреплена, на это указал Минфин России в своем Письме от 12 июля 2007 г. N 03-02-07/1-327.
1.10. Выемка документов
Право налоговых органов на выемку документов у налогоплательщика закреплено в пп. 3 п. 1 ст. 31 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ). Кроме того, такую возможность фискалам предоставляет и п. 8 ст. 94 НК РФ, если для проведения мероприятий налогового контроля им недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговиков есть все основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены.
Вместе с тем если процесс выемки документов был нарушен, то у налогоплательщика всегда есть шанс оспорить действия налоговых органов в судебном порядке. О том, что нужно знать налогоплательщику о процедуре выемки документов, мы и поговорим в настоящем разделе.
Как известно, организации обязаны выполнять требование о сохранности своей документации в течение определенных сроков. Так, ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" требует от организаций сохранять свои бухгалтерские документы в течение сроков, определяемых в соответствии с правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Причем ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель компании.
Общий срок хранения документации, установленный НК РФ, чуть меньше — он в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ составляет 4 года. Обращаем ваше внимание на то, что помимо общих сроков хранения документов налоговое законодательство предусматривает еще и специальные сроки. Так, например, документы, связанные с убытками организации, переносимыми на будущее, фирмы должны хранить в течение десятилетнего срока, на что указывает п. 4 ст. 283 НК РФ. Помимо этого, специальные сроки хранения установлены и в отношении книги покупок и книги продаж, которые согласно п. п. 15 и 17 Постановления Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914 "Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость" налогоплательщик НДС обязан хранить в течение пяти лет.
Причем, как указали арбитры в Постановлении ФАС Уральского округа от 12 марта 2008 г. по делу N Ф09-588/08-С3, срок хранения документов начинает исчисляться с года, следующего после того, в котором документы использовались для составления бухгалтерской отчетности компании.