Обязанность обеспечить условия для сохранения тайны нотариальных действий. Такая обязанность лежит на нотариусе как в момент совершения нотариального действия – удостоверения сделки, выдачи свидетельства о праве на наследство, так и после его осуществления.
Требования к тексту нотариальных документов. Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц – без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
Порядок подписи нотариально удостоверяемой сделки, заявления и иных документов. В соответствии со ст. 44 Основ законодательства РФ о нотариате содержание нотариально удостоверяемой сделки, а также заявления и иных документов должно быть зачитано вслух участникам. Документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписываются в присутствии нотариуса.
Если гражданин вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам не может лично расписаться, по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление или иной документ может подписать другой гражданин с указанием причин, в силу которых документ не мог быть подписан собственноручно гражданином, обратившимся за совершением нотариального действия.
Совершение удостоверительных надписей и выдача свидетельств. В зависимости от вида нотариального документа на них совершаются удостоверительные надписи либо выдаются свидетельства. Удостоверительные надписи совершаются при удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах. В подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, принятия на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства.
Уплата государственной пошлины либо нотариального тарифа. В соответствии со ст. 22 Основ законодательства РФ о нотариате нотариальное действие считается уплаченным с момента уплаты государственной пошлины либо тарифа в размерах, указных в законе. При наличии льгот по уплате пошлины они также предоставляются в момент совершения нотариального действия, о чем указывается в тексте нотариального документа. Нотариус вправе принять пошлину либо тариф только в наличных рублях либо путем перечисления на расчетный счет нотариуса. Сомнительна имеющаяся иногда практика принятия пошлины векселями, товарами и т.д.
Фиксация нотариального производства. По общему правилу все совершенные действия нотариуса и участников нотариального производства при совершении конкретного нотариального действия фиксируются, во-первых, в тексте самой сделки либо иного документа, во-вторых, в реестре нотариальных действий, в-третьих, в иных документах, остающихся в делах нотариуса (заявлениях участников нотариального производства и иных лиц, чьи права затрагивались совершением данного нотариального действия).
На наш взгляд, правомерной является практика составления протоколов нотариальных действий, фиксирующих те обстоятельства, которые невозможно отразить в тексте самого нотариального документа, например вопросы, задаваемые нотариусом участникам нотариального производства с целью проверки понимания ими значения совершаемых ими действий и их правовых последствий.
Регистрация нотариальных действий. В соответствии со ст. 50 Основ законодательства РФ о нотариате все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре. Нотариус обязан выдавать выписки из реестра по письменному заявлению:
– организаций и лиц, от имени и по поручению которых совершались нотариальные действия;
– органов следствия, суда и прокуратуры по возбужденным гражданским и уголовным делам;
– налоговых органов в случаях, установленных в Основах законодательства РФ о нотариате и НК;
– нотариальной палаты при проведении проверок профессиональной деятельности.
Формы реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах устанавливаются Министерством юстиции РФ.
Отказ в совершении нотариального действия. В целом ряде случаев нотариусы в связи отсутствием законных предпосылок не вправе совершать нотариальные действия, в связи с чем нотариальное производство завершается отказом в совершении нотариального действия. По изученной и известной нам нотариальной практике примерно от трети до половины обращений к нотариусам заканчиваются отказом в совершении нотариального действия в связи с отсутствием необходимых правовых условий. Связано это как с усложнившимся законодательством, высокой квалификацией нотариусов, так и с достаточно криминальным характером современного гражданского оборота, стремлением обойти закон и совершить неправомерное действие, прикрывшись авторитетом нотариального акта.
В соответствии со ст. 48 Основ законодательства РФ о нотариате нотариус отказывает в совершении нотариального действия, если:
– совершение такого действия противоречит закону;
– действие подлежит совершению другим нотариусом;
– с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий;
– сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении;
– сделка не соответствует требованиям закона;
– документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства.