И, наконец, последний совет, касающийся целей проекта изменений. Помните о том, что многие сотрудники, особенно те, кто давно работает в компании, настолько привыкают к целям, которые стояли перед ними в течение длительного времени, что начинают воспринимать их как нечто само собой разумеющееся, нечто константное. Часто они даже не отдают себе отчета в том, что выполняют некую работу определенным образом именно потому, что в какой-то момент была сформулирована соответствующая цель.
Поэтому в ситуации внедрения перемен важно не только формулировать новые цели, но и отменять старые. Если вы не скажете об этом достаточно четко, сотрудники могут не понять, что прежних целей уже не существует. Причем далеко не все осмелятся спросить об этом. Отмените старые цели и убедитесь в том, что сотрудники вас поняли.
Второй шаг – создание дорожной карты достижения образа желаемого результата. Это процесс достижения поставленной цели, разделенный на задачи поменьше и организованный в последовательном порядке либо вами, либо вашими подчиненными, либо всей вашей управленческой командой. Путь-план определяет направление движения, что повышает конкретность и существенно снижает неопределенность, потому что на каждом отдельном этапе контролировать сотрудников гораздо проще. Каждый пункт плана можно сравнить с портом на пути к острову образа желаемого результата. В порту корабль пополняет свои запасы, здесь же оценивается состояние команды и корабля как организации в целом и принимаются меры по улучшению и развитию.
Залогом успешных перемен является подробный и продуманный план проекта изменений. Вне всяких сомнений, ваша компетентность как руководителя позволяет вам составить его с учетом имеющихся ресурсов и сформированной цели. Поэтому в данном разделе я не буду учить вас составлять планы, а дам несколько советов по планированию перемен. Эти советы помогут вам обратить внимание на те аспекты плана, которые становятся наиболее важными в ситуации внедрения изменений, и избежать часто допускаемых ошибок, ведущих к провалу проекта.
На каждом этапе внедрения изменений в ваше распоряжение будет поступать все большее количество разнообразной информации. Для своих сотрудников вы будете выступать в роли эксперта, поэтому постарайтесь узнать как можно больше о том, как будет происходить процесс внедрения изменений. Не бойтесь задавать неудобные вопросы руководству, потому что потом их будут задавать вам. Отсутствие информации по волнующим темам может снизить уровень конкретности как у вас, так и у ваших сотрудников, что, в свою очередь, способно стать почвой для роста сопротивления.
В процессе внедрения изменений вам может помочь разделение плана перемен на три части.
● Первая – технический план, в котором вы учтете все технические моменты, связанные с ресурсами.
● Вторая – коммуникационный план, в котором будут мероприятия, связанные с людьми. Например, запуск информирующих сообщений для сотрудников или встреча проектной команды с руководителем другого подразделения.
● И, наконец, третья часть – план поддержки изменений, в который войдут мероприятия, связанные с системой мониторинга и контроля, системой стимулов и санкций, организацией работы проектной команды и системными изменениями в компании.
И каждая из этих частей в свою очередь делится на четыре этапа:
1. подготовка и диагностика;
2. запуск;
3. внедрение;
4. итоги и оценка.
Что же происходит на каждом из этих этапов?
На этапе подготовки и диагностики осуществляется ознакомление с имеющейся информацией по проекту (о чем мы говорили выше), диагностика текущего состояния компании, формирование целей и контуров проекта с проектной командой.
На этапе запуска проекта очень важно доработать, конкретизировать и протестировать образ желаемого результата, поведение сотрудников и показатели, необходимые для контроля за прогрессом проекта перемен.
На этапе внедрения проекта осуществляется запуск работы систем стимулов и санкций, мониторинга и контроля, а также проектные сессии с руководителями компании и т. д.
На последнем этапе подводятся итоги проекта изменений, которые необходимо донести до каждого сотрудника.