Однако в ситуации внедрения изменений именно эти действия, изначально эмоционально непривлекательные для большинства людей, являются залогом успеха. В план обязательно должны быть включены мероприятия по многоступенчатому контролю. Иными словами, следует выстроить так называемую пирамиду контроля, основанием которой будут «совместители» – те сотрудники, кто помимо участия в проекте перемен занимается текущей деятельностью, причем именно она является приоритетной. А рангом выше, контролируя самих «совместителей», должен находиться человек, который в идеале выполняет только одну задачу – отвечает за успех проекта изменений.
Если посмотреть на организацию «с высоты птичьего полета», можно заметить, что подавляющее большинство действий, связанных с внедрением перемен, воспринимаются как менее эмоционально привлекательные, чем текущая деятельность. Это одна из причин, по которым процесс изменений требует особого внимания и иного баланса вложений в разные виды действий, которые обеспечивают его эффективность. Требуется, например, значительное усиление контролирующей системы по сравнению с контролем за привычной деятельностью. Более подробно о системе мониторинга и контроля читайте дальше, в главе 8.
Поэтому важно заложить в проект изменений не только требуемые ресурсы для внедрения перемен, но и временное снижение эффективности основной деятельности предприятия, риски для текущих бизнес-процессов и результатов. Высшим пилотажем будет предусмотреть оперативные действия, если вдруг снижение показателей будет больше, чем предполагалось. Такой подход снизит риски для основной деятельности в период перемен и позволит оперативнее реагировать, снижая или предотвращая последствия рисков.
На данном этапе крайне важно обеспечить вовлечение персонала в создание образа перемен и плана их внедрения. Их вовлечение серьезно повлияет на готовность следовать этим новым изменениям, а также позволит на ранних этапах узнать о рисках и сложностях, которые могут возникнуть при реализации проекта. Важно обеспечить площадку для этих обсуждений, на которой будет место для разных мнений, в том числе для высказываний о рисках и опасениях, связанных с внедрением изменений.
Фасилитируемая стратегическая сессия для топ-команды и команды проекта трансформации может стать подходящей площадкой для такого рода обсуждений, так как обеспечивает возможность услышать голос каждого участника и повышает эффективность совместной разработки и согласования целевого образа результата. Такие стратегические сессии снижают уровень сопротивления и увеличивают вероятность успеха внедрения изменений за счет разностороннего взгляда на проект, учета всех рисков и пожеланий на старте проекта. Групповое управляемое обсуждение позволит повысить уровень вовлеченности в изменения и снизить сопротивление, потому что даст возможность на старте запросить поддержку и ресурс от руководства или коллег, а также внести свою лепту в формирование плана реализации инициативы. Кроме того, сессия дает возможность сразу вовлечь людей в дальнейшую, более глубокую проработку, так как позволяет заявить о своей инициативе.
Подробнее о вовлечении персонала в изменения вы сможете прочитать в главе 7.
Чек-лист: Как сформировать образ результата
Глава 5
Прототипирование изменений
Что вы найдете в этой главе?
● Что такое прототипы изменений и почему это работает
● Как можно организовать сессии прототипирования изменений
● Как повысить эффективность сессии прототипирования изменений
Образ результата, о котором я говорил в прошлой главе, уже весьма существенно повышает вероятность успешного внедрения изменений, особенно если сделан качественно и детально. Но есть еще один метод, который, к сожалению, используется не так часто, – прототипирование изменений.
Что же такое прототипирование? Это что-то среднее между созданием плана внедрения изменений и пилотным внедрением изменений на ограниченных участках или на ограниченную группу пользователей. Если говорить проще, то прототипирование – это такой процесс, в котором привлекаются ключевые участники процесса, подверженного изменениям, и одновременно моделируется работа нового процесса.
Прототипирование изменений является одним из самых эффективных методов снижения рисков неудачи и серьезных потерь при внедрении изменений. Несмотря на то, что создание прототипов требует определенных ресурсов и дополнительного времени, такой дополнительный шаг может ускорить изменения за счет снижения сопротивления и снижения вероятности отклонений от первоначального плана. Кроме того, использование прототипов позволяет найти потенциал для экономии времени или денег, а также предусмотреть дополнительные вложения именно в те направления, где выделенных ресурсов не хватает. Таким образом, расходование ресурсов на полномасштабную трансформацию становится более эффективным и целевым.