Организовать больше стендов/листовок (30 мин).
Следующее собрание (5 мин).
Другие дела (10 мин).
Подведение итогов и оценка (10 мин).
Конец 21:30.
Как хорошо начать собрание?
Приветствуйте каждого прибывшего и узнавайте, кто они. Некоторые группы назначают встречающего или «привратника». В этом случае каждый будет дружелюбно встречен, узнает, где расположены туалеты, напитки, еда и аварийные выходы, и будет введён в курс дела и обсуждения в случае опоздания.
Представьтесь и объясните роль фасилитатора (-ов).
Организуйте упражнения для знакомства. Что это будет, на самом деле зависит от группы. Это могут быть формальные упражнения на сближение или непринуждённая беседа на пару минут — что бы вы ни делали, убедитесь, что никто не исключён, особенно из числа новеньких. Если люди не знают друг друга или присутствуют новые члены группы, пусть каждый представится — это действительно важно для принятия новых людей. Попросите людей сказать о себе больше, чем просто назвать своё имя. Вы можете попросить каждого сказать пару предложений о том, почему они здесь, или поделиться интересными способностями, которые у них есть (например, «Я могу сочинять стихи на монгольском»). Или спросите об их любимом цвете, еде и т. д. Если присутствует слишком много людей, это можно сделать в небольших группах.
Убедитесь, что люди знают, как проходит собрание: объясните временные рамки, предмет, цели собрания, процесс принятия решений, ответственность фасилитатора и цели группы.
Согласуйте с группой, какое поведение допустимо или недопустимо на собрании (например, говорит один человек за раз, никаких сексистских или расистских высказываний, никакого доминирующего или угрожающего поведения). Эти правила могут касаться нескольких собраний или быть уникальными для конкретной встречи. Это групповое соглашение будет полезно вывесить на всеобщее обозрение, чтобы напоминать людям, о чём они договорились.
Объясните предложенную повестку, затем выслушайте комментарии и внесите необходимые изменения. Не тратьте половину собрания, обсуждая, какие вопросы должны обсуждаться и в какой последовательности, — при необходимости, будьте настойчивы. Выделите время для каждого пункта и установите реалистичное время окончания собрания. Придерживайтесь его. Используя метод принятия решения путём консенсуса, сделайте допущение для дополнительного времени, чтобы более детально обсудить проблему при необходимости.
Убедитесь, что распределены роли писаря, хронометриста и наблюдающего за настроением.
Во время собрания
Удостоверьтесь, что каждому видна повестка — отобразите её на большом листе бумаги. Бумага для флипчартов или рулон обоев идеально для этого подходят. Можете вычёркивать пункты по мере рассмотрения для визуального напоминания о том, что собрание идёт своим чередом.
Распространённый способ начать собрание — это восстановить недавние события или итоги последнего собрания.
Пройдитесь по повестке дня пункт за пунктом. Следите, чтобы группа была сосредоточена на одном пункте, пока решение не будет достигнуто, даже если это решение — отложить вопрос на другое время.
Включайте в повестку короткие вопросы, весёлые элементы, объявления и перерывы, чтобы обеспечить отдых и облегчение после более изматывающих вопросов.
Удостоверьтесь, что решения включают ответы на вопросы: «что?», «как?», «кто?», «когда?» и «где?». Убедитесь, что любое мероприятие к исполнению содержит пометки о том, кто его будет делать, и крайний срок. Воодушевляйте всех добровольно вызываться на выполнение заданий и роли. Участие одних и тех же людей во всех видах деятельности может привести к напряжению и неформальной иерархии в группе. Хорошо, если более опытные члены группы предлагают поделиться умениями и опытом.
Если новые пункты возникают во время обсуждения, удостоверьтесь, что они записаны для дальнейшего рассмотрения. Вы можете использовать для этого доску предложений.
Приглашайте к обсуждению и развивайте дискуссию. Объясняйте предложения, которые выносятся на обсуждение. Постоянно объявляйте, на какой стадии находится собрание, до тех пор, пока не будет достигнуто соглашение.
Введите такие инструменты, как мозговой штурм, обсуждение в малых группах, делегирование вопросов рабочим группам, высказывание по кругу, чтобы сделать собрание более эффективным и объединяющим. Некоторые упражнения могут быть неподходящими для всех — учитывайте, какую роль в разных видах деятельности играет слух, зрение и подвижность.