Фасилитатор: Катя, ты закончила? Пожалуйста, не забывай печатать «К», когда ты полностью высказалась. К
Катя: К
Вася: Место, которое знаю я, не является легкодоступным. К
Вова: Р
Фасилитатор: Марина, затем Вова. К
Пример:Виртуальные собрания на практике
Международная служба женского мира (IWPS) — это организация, в которой участвуют волонтёры со всего мира. Собрания и принятие решений происходят посредством Интернета и телефона. Таким образом, Интернет и телефон становятся «офисом», где происходят и реализуются процессы обдумывания, обсуждения и решения.
Большинство решений принимается посредством Интернета; начинается ветка обсуждения под новой темой в рассылке, происходит опрос мыслей и реакций людей. Человек, который начинает новую тему, фасилитирует обсуждение, пока решение не будет принято.
Когда появляются стратегические или просто важные вопросы, организуется собрание. Собрания проводятся посредством коллективных инструментов в реальном времени ввиду их удобства. Два человека выдвигают свои кандидатуры для фасилитации и ведения протокола. Кто не может присоединиться к собранию, заранее пишет в электронном письме своё мнение по этому вопросу.
Если собрание длится слишком долго, вопрос передаётся соответствующей рабочей группе, которая продолжает обсуждение по почте до тех пор, пока не будет сформулировано предложение.
Поскольку волонтёры находятся на разных континентах, тяжело найти подходящее всем время. Использование инструментов для работы не в реальном времени позволяет каждому получать информацию и отвечать в удобное для них время. В случае крайней необходимости или отсутствия регулярного доступа к Интернету, фасилитатор звонит, чтобы получить ответы, и отправляет их остальным участникам группы по электронной почте.
Все принятые решения сохраняются в вики, которая служит системой управления контентом, где также хранятся все соглашения и руководства по процессу принятия решений и фасилитации, инструменты фасилитации и коммуникации.
Процесс достижения консенсуса на виртуальных собраниях
Шаг 1. Объявите вопрос к обсуждению
(как минимум за день до собрания, но чем раньше, тем лучше).
Поделитесь необходимой информацией, расскажите о правилах группы, ранее принятых решениях и т. д. Определите вопросы для повестки, например, используя вики.
Шаг 2. Проработайте вопрос и рассмотрите идеи
(используйте любое средство связи, которое нравится вашей группе на этой стадии).
Соберите начальные мысли и реакции. Каковы основные спорные моменты и опасения?
Соберите идеи решения этой проблемы — запишите их.
Проведите широкую дискуссию и обсудите идеи:
перечислите все за и против;
начните думать о разрешении главных опасений;
отбросьте какие-то идеи, составьте список оставшихся.
Шаг 3. Идеи: соберите и резюмируйте.
Опубликуйте высказанные идеи, подытожьте их и синтезируйте по мере необходимости, например, по почте, на вики.
Шаг 4. Обсудите плюсы и минусы каждой идеи.
Шаг 5. Фасилитатор подводит итоги, предлагает вносить предложения (при необходимости синтезирует и объединяет предложения).
Определите предложение, которое объединяет лучшие моменты предложенных идей. Ищите решения, которые разрешат основные опасения и замечания, высказанные ранее.
Шаг 6. Предложения публикуются, предлагаются и обсуждаются поправки.
Удостоверьтесь, что все замечания были услышаны и у всех есть возможность внести свой вклад, — постарайтесь получить отзывы от всех участников.
Определите поправки, которые сделают предложение ещё более приемлемым для группы.
Шаг 7. Проверьте согласие.
Достигли ли вы согласия? Проверьте следующее:
Блокирование: Я в корне не согласен с сущностью предложения, и это не может быть исправлено. Нам нужно внести новое предложение.
Воздержание: Я не могу поддержать это предложение, потому что… но я не хочу сдерживать группу, поэтому я не буду принимать участие в принятии решения.
Заявление возражений: У меня есть некоторые возражения, но я соглашусь с принятым решением.
Согласие: Я поддерживаю предложение и хочу помочь его осуществить.
Консенсус: Нет блоков, не слишком много воздержавшихся или возражающих? Активное согласие?