Таким образом, у каждого сотрудника компании должны появиться показатели, за выполнение которых он отвечает, причем эти показатели должны быть связаны с целями компании.
5. Система учета
Заполните вашу систему учета показателей и установите регламент ее актуализации. Необходимо определить сотрудника, который будет отвечать за актуальность данных в системе, сроки актуализации. Как я уже писал выше, важно, чтобы каждый сотрудник имел доступ к актуальным значениям своих показателей, понимал, как они рассчитываются и каким образом он может на них влиять.
6. Период «пристрелки», или калибровки, должен занимать не менее 3-х месяцев, если вы считаете показатели в рамках месяца, и не менее полугода, если вы считаете показатели в рамках квартала. Здесь важно, чтобы прошло более одного учетного периода компании. В рамках «пристрелочного» периода важно:
6.1. Не вводить систему вознаграждения, основанную на достижении показателей.
6.2. Постоянно собирать обратную связь от сотрудников по всем темам внедрения: выполнения показателей, удобства пользования системами учета, корректности расчетов и т. д.
6.3. На постоянной основе проводить встречи с сотрудниками, пересогласовывать цели и показатели и отслеживать результат от внедренных изменений.
6.4. Не затягивать период калибровки надолго — достаточное количество учетных периодов — до 3-х.
7. После того, как все показатели откалиброваны, они должны отвечать следующим критериям:
7.1 Из названия показателя понятно, что это за метрика и как она считается
7.2. Исполнитель может влиять на достижение своих показателей
7.3. Есть прозрачная методика расчета
7.4. Все данные для расчета собираются корректно
7.5. Исполнитель принял свои показатели и готов их выполнять
Если все ваши показатели отвечают этим критериям, можно считать, что внедрение состоялось.
Чтобы система показателей работала и дальше, и KPI не стали формальной «галочкой» для ваших сотрудников, важно принимать решения на основании фактического исполнения показателей. Если решения в вашей компании принимаются на основании показателей, значит система показателей работает.
Каковы критерии работающей системы показателей?
1. Один из основных признаков — у вас работает система стимулирования и вознаграждения сотрудников, выстроенная на основании показателей. При этом сотрудник понимает, как он может повлиять на свой доход в большую или меньшую стороны, большинство сотрудников признают эту систему справедливой, а компания оптимизирует и максимизирует свои показатели.
2. Цифры показателей ваши сотрудники видят не только на презентациях годового отчета. По итогам учетного периода проводятся регулярные встречи с непосредственным руководителем. На встрече разбирается выполнение показателей, и руководитель дает развивающую обратную связь — в чем сотрудник справился, а в чем можно улучшить результат, и что для этого можно сделать. Итогом каждой встречи должна служить обновленная договоренность сотрудника и руководителя о результатах на следующий учетный период.
3. Руководители компании всегда знают цифры своих ключевых показателей и руководствуются ими в принятии решений — на ежедневных планерках с сотрудниками, при индивидуальной постановке задач, при планировании работы подразделения, и так далее.
Важно понимать, что внедрить систему показателей компании — это еще не все. Необходимо ее поддерживать, проверять актуальность показателей и их плановых значений, проверять, насколько корректно присвоена ответственность за показатели сотрудникам и, наконец, проверять связку между целями компании, основным ее курсом и показателями, которые вы контролируете.