Для поддержки системы показателей в работающем состоянии вам необходимы:
1. Наличие системы для учета всех показателей сотрудников. Она должна быть простая, понятная, и доступная для сотрудников в части их показателей.
2. Актуальный и корректный сбор данных для расчета фактических значений показателей.
3. Ответственные за систему показателей сотрудники: отвечающие за сбор и корректность данных, заполнение системы учета показателей, за проведение встреч с сотрудниками по итогам достижения целей.
4. Документы, регламентирующие процедуры сбора, обработки данных, расчета показателей, актуализации их значений в системе учета, и другие смежные процедуры.
5. Система встреч с сотрудниками с развивающей обратной связью
6. Система стимулирования и вознаграждения сотрудников, выстроенная на основании показателей. Это опционально, вознаграждение в вашей компании может и не быть основано на показателях, но тогда важно, чтобы другие решения принимались на основании их фактических значений, иначе ваша система показателей станет пустой формальностью.
Стандартизация и регламентирование процесса
Что можно и нужно регламентировать при внедрении системы показателей «Малого бизнеса»?
1. Общий документ, регламентирующий порядок, сроки и ответственных за все процедуры. Это может быть «Положение о системе управления по показателям/KPI/системе целевого управления», в котором должно быть описано:
1.1. Основные понятия системы
1.2. Порядок постановки целей, в том числе должны быть определены учетные периоды компании (месяц/квартал/год)
1.3. Каким образом и с помощью каких инструментов собираются данные для расчета фактических значений показателей
1.4. Каким образом происходит администрирование системы учета показателей: ответственный, сроки, порядок действий
1.5. В чем ответственность сотрудников в планировании и учете показателей (например, по некоторым показателям сотрудники сами могут вести сбор данных и в конце периода согласовывать с руководителем, также сроки процедур и порядок действий)
1.6. В чем ответственность руководителей подразделений (согласование показателей, встречи с сотрудниками, постановка плановых значений и т. д., со сроками и порядком действий)
1.7. На кого возлагается ответственность за контроль исполнения данного документа
2. Отдельные инструкции с порядком подведения итогов предыдущего периода и постановкой целей на следующий период. Такие короткие памятки можно размещать в доступ для всех сотрудников — на корпоративный портал, информационную доску, либо другие места, откуда ваши сотрудники получают официальную информацию компании.
3. Список внутренних клиентов будет полезен, если вы внедряете оценки внутреннего клиента. Это список для каждой должности или отдела, кто является их внутренним клиентом и кто, соответственно, может оценивать взаимодействие с ними.
4. Положение о системе вознаграждения. Если вы выстраиваете расчет заработной платы сотрудников на основании исполнения показателей, то важно, чтобы эта процедура была понятной и прозрачной для сотрудников. Если сотрудник не понимает, каким образом взаимосвязаны результаты его работы и его доход, то показатели (как числовое выражение результата) становятся демотивирующим фактором.
5. Презентация с основными положениями системы управления по показателям. Она вам пригодится и когда вы будете внедрять систему — для демонстрации работающему персоналу, и для новых сотрудников — для погружения их в контекст работы компании.
Пример описания процедуры постановки целей
Порядок выставления целей
1. Цели Компании выставляются в следующем порядке:
1.1. Структура KPI и целевые показатели Компании фиксируются в планах на 1 год вперед с поквартальной корректировкой и утверждаются на сессии стратегического планирования.
1.2. Структура KPI и целевые показатели Компании утверждаются до 20 декабря года, предшествующего тому, на который осуществляется планирование.
1.3. Ключевых целей Компании должно быть от 3 до 8.
1.4. Оценка эффективности деятельности Компании в целом производится ежеквартально. Промежуточная оценка эффективности деятельности Компании производится ежемесячно. Результатом комплексной оценки эффективности деятельности Компании является интегрированный показатель — «% выполнения плана по приведенной прибыли Компании» (%К).