• у загальному відділі — розпорядчі документи й документи загального листування;
• у відділ з роботи із зверненнями громадян — доручення стосовно звернень громадян.
Дані про них накопичуються в комп'ютерних базах даних.
Комп'ютерна мережа функціонує за окремим регламентом, складеним відділом інформаційних систем управління господарського забезпечення (далі — відділ інформаційних систем).
Щомісяця завідуючий відділу інформаційних систем готує аналітичну записку про стан комп'ютерної мережі й перспективи її розвитку, стан телекомунікаційних мереж, комп'ютерного й периферійного устаткування та надає її керуючому справами виконкому.
Електронні архіви, програмне забезпечення й бази даних документообігу супроводжуються відділом інформаційних систем з урахуванням вимог чинного законодавства.
5.1.3.Відповідальність за стан роботи з документами у виконкомі покладається на керуючого справами виконкому.
5.1.4.Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається окремим документом.
5.1.5.Усі документи виконкому та інших виконавчих органів виконуються українською мовою, за винятком документів з питань міжнародних та міжнаціональних відносин, що можуть виконуватися на мові кореспондента.
5.1.6.Система здійснення контрольної роботи у виконавчих органах включає:
відділ контролю управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю (далі — відділ контролю);
контрольні служби (відділи) виконавчих органів.
5.1.7. З дієтою проведення систематичної контрольної роботи в кожному виконавчому органі повинна функціонувати контрольна служба.
5.1.8.Контрольна служба виконавчого органу може складатися з однієї або кількох посадових осіб, на яких, за наказом керівника виконавчого органу чи у відповідності до їх посадових інструкцій, покладено виконання контрольних функцій. 5.1.9.Працівники контрольної служби виконавчого органу можуть здійснювати виключно функції контролю за виконанням документів та доручень керівництва виконкому або поєднувати їх з виконанням інших обов'язків у відповідності до своїх посадових інструкцій.
5.1.10. Контролю у виконавчих органах підлягають:
1) документи центральних органів державної влади;
2) розпорядчі документи органів та посадових осіб місцевого самоврядування міста Одеси, які підлягають контролю з боку міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому;
3) доручення міського голови, його заступників та керуючого справами виконкому;
4) розпорядчі документи Одеської обласної ради та Одеської обласної державної адміністрації, які стосуються виконання виконкомом делегованих повноважень; 5)документи загального листування, в яких встановлене завдання, або про необхідність виконання яких зазначено в резолюції; 6)доручення щодо звернень громадян; 7)плани роботи виконкому.
5.1.11. У виконавчих органах контроль здійснюють:
— за виконанням документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації та документів загального листування — загальний відділ, відділ контролю й контрольна служба виконавчого органу;
— за виконанням доручень, які дані міським головою — організаційний відділ та контрольна служба виконавчого органу;
- за виконанням доручень заступників міського голови — консультанти заступників міського голови;
— за виконанням рішень міської ради — відділ з організації роботи ради та контрольна служба виконавчого органу;
— за виконанням розпорядчих документів виконкому і міського голови — міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконкому (у відповідності до останнього пункту документа), відділ контролю і контрольна служба виконавчого органу;
— за виконанням доручень щодо звернень громадян — відділ з роботи із зверненнями громадян і контрольна служба виконавчого органу;
— за виконанням плану роботи виконкому — організаційний відділ та контрольна служба виконавчого органу.
5.1.12.Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані протягом 30-ти, а документи з позначкою "терміново" — 7-ми календарних днів, якщо інше не визначено в самому документі або в резолюції.
5.1.13.Сплив встановлених резолюціями або законодавством строків виконання документів ведеться з дати їх надходження та реєстрації в секторі загального листування (канцелярії) або секторі розпорядчих документів загального відділу, або у відділі по роботі із зверненнями "громадян.