6.16. Довідки про результати розгляду усних чи письмових звернень, взятих на контроль за дорученнями Одеського міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого правами виконкому, підписуються керівниками виконавчих органів, підприємств, установ і організацій, яким давались відповідні доручення, або заступниками керівників у разі відсутності останніх.
6.17.Контроль завершується тільки після прийняття рішення й вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль. У довідках зазначається форма ознайомлення автора звернення з результатами розгляду. Довідки про наслідки розгляду звернень громадян на доручення Одеського міського голови підписують перші керівники виконавчих органів, підприємств, установ, або заступники в разі їх відсутності (відпустка, відрядження).
6.18.Розглянуті звернення разом з усіма матеріалами про їх розгляд мають бути повернені до відділу з роботи із зверненнями громадян. Документи надсилаються до справи згідно з резолюціями міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому.
Одеське міське управління земельних ресурсів у встановлені терміни надає відповідь заявнику та інформує відділ з роботи із зверненнями громадян. Після прийняття відповідного рішення міськради, копія якого надсилається до вищезазначеного відділу, з контролю знімається звернення та всі доповідні записки, що надавалися управлінням у процесі підготовки цього рішення.
6.19. Відповіді стосовно результатів розгляду звернень громадян, які перебувають на контролі в Адміністрації Президента України, Кабінеті Міністрів України, Секретаріаті Верховної Ради України, інших центральних органах державної влади, Одеської обласної державної адміністрації, готуються, візуються виконавцями, заступниками міського голови, підписуються міським головою або 1-м заступником міського голови, якщо йому міський голова на період своєї відсутності, доручив розпорядженням право підпису.
6.20.Відповідно до ст. 8 Закону України "Про звернення громадян" анонімні письмові звернення розгляду не підлягають.
6.21.Відділ з роботи зі зверненнями громадян регулярно аналізує характер письмових і усних звернень громадян, контролює дотримання термінів розгляду звернень, щотижня готує й подає на розгляд керуючому справами виконкому аналітичні матеріали з цього приводу. Електронні копії аналітичних матеріалів зберігаються в електронному архіві.
7. Прикінцеві положення
Цей Регламент набуває чинності з моменту затвердження його рішенням виконкому.
7.1.Внесення змін та доповнень до цього Регламенту здійснюється тільки за рішенням виконкому.
Керуючий справами
г. Одесса, 2005 г.