Вести к результату
А не просто указывать на подход или вид деятельности. Это обеспечит возможность измерить результаты для всех заинтересованных сторон.
Быть реалистичными
Постановка задач, которые, по общему признанию, невозможно выполнить, не является эффективной.
Быть осуществимыми
То есть ресурсов должно быть достаточо для их выполнения.
Следует помнить, что усилия ослабевают, когда цели и задачи либо слишком легко выполнить, либо, напротив, труднодостижимы.
Сопровождаться контрольными ориентирами/вехами
Для того, чтобы постоянно быть в курсе, сколько времени осталось до их реализации.
Быть непродлеваемыми
Нередко случается, что, когда необходимо определить задачу, многие склоняются к тому, чтобы взять прошлогоднюю задачу и слегка ее пересмотреть, наподобие бюджетных процедур.
Если задача имеет четкую цель, то проблема, которую она призвана решить, должна быть урегулирована к концу намеченного периода. Следовательно, нет никакой пользы в возобновлении старых задач.
Качественные задачи
Избыточная количественная оценка задач отодвигает на задний план все то, что с таким трудом поддается исчислению, как, например, нововведения и качество.
Тем не менее значение «качественный» не должно игнорироваться в той обстановке, в которой мы сейчас существуем.
Поэтому необходимо разработать соответствующие показатели по отношению к результатам, которые могут быть:
– частично выражены цифрами;
– частично выражены ситуациями, событиями, действиями, которые можно констатировать и отследить.
Три категории задач
После того, как определены качественные критерии правильных формулировок, нам остается уточнить три крупные категории задач.
Бизнес-задачи
Они соотносятся с постоянной деятельностью рассматриваемой единицы и в целом поддаются количественному измерению.
Различают множество типов подобных задач.
Задачи производства
Они выражаются в количестве произведенной продукции или в объеме реализации.
Они характеризуют основную деятельность организации.
Задачи эффективности
Они зачастую характеризуют результаты, которые необходимо получить с точки зрения качества.
Примеры: сократить продолжительность ожидания клиентов; сократить время ожидания ответа на получаемые запросы; сократить время, необходимое для урегулирования проблемы; уменьшить количество претензий с 5 % до 2 % в течение года.
Задачи затрат
Они характеризуют, например, удельные затраты на ту или иную продукцию, стоимость предоставления услуг.
Задачи развития организации
Они относятся к методам, к организации деятельности, к развитию технологий.
Примеры:
– установить четыре новых компьютера;
– добиться, чтобы заинтересованные лица через шесть месяцев могли работать с программным обеспечением для обработки текстов, и т. д.;
– взять на вооружение новый порядок рассмотрения заявлений заказчиков;
– запустить проект X с рабочей группой.
Суть в том, чтобы с наибольшей выгодой использовать средства компании.
Задачи развития персонала
Эти задачи могут затрагивать, например, следующие темы:
– повышение возможностей по управлению;
– развитие способности делегировать задачи;
– улучшение качества переговоров с другими службами;
– повышение квалификации по такому-то вопросу, и т. д.
Хотя, как мы только что увидели, важно быть точным в том, что касается содержания фиксированных задач. Руководитель должен будет также уделить внимание и глубинным «процессам», лежащим в определении всякой задачи, то есть тому, «как» прийти к результату.
Ключевые этапы переговоров
Всякая задача может располагаться на всей пространственной шкале, двигаясь от более или менее сильной зависимости до полной самостоятельности сотрудника.
самостоятельность зависимость
В процессе определения задач вы должны учитывать компетенции, опыт и мотивацию вашего подчиненного.
Предшествующий этап
Вы информируете вашего сотрудника о приоритетах службы, затем вы определяете для него конкретную задачу: ситуация, ограничения и т. д.