Многочисленные докладные записки и проекты решений поступали на стол к Сталину и из других наркоматов и министерств. По имеющимся свидетельствам, Сталин каждый день просматривал или прочитывал от 100 до 200 различных документов. К концу жизни работоспособность Сталина, естественно, понизилась, и у него в Кремле и на даче стали накапливаться большие комплекты нерассмотренных документов и даже нераспечатанных пакетов. Соответственно уменьшился и поток направлявшихся ему бумаг. Министерства, по-видимому, получили директиву резко сократить число проблем, требующих для своего решения резолюции Сталина.
Сталин серьезно заботился о том, чтобы его деятельность была отражена в книгах по истории СССР, истории Отечественной войны и в истории ВКП(б). Еще при жизни Сталина историки пользовались архивами, конечно, по специальным разрешениям. Поэтому Сталин сам отправил в партийный и военный архивы немалое число различных документов, прошедших через его руки. Особо секретные документы с его резолюцией отправлялись в архив Политбюро или в так называемую «Особую папку».
«Особая папка» была сверхсекретным архивом, документы которого хранились в запечатанных пакетах, и разрешение на знакомство с ними нужно было получать у Генерального секретаря ЦК ВКП(б). После смерти Сталина с документами «Особой папки» могли знакомиться лишь лидеры КПСС, от Хрущева до Горбачева. Однако документы «Особой папки» были настолько «горячими» для КПСС даже в 1980-е годы, что их рассекречивание началось лишь после распада СССР и запрещения самой КПСС. В «Особой папке» хранились, в частности, оригиналы тех документов, существование которых десятилетиями вообще отрицалось, например, дополнительные протоколы к советско-германскому договору 1939 года (пакту Молотова — Риббентропа) о разделе Польши и «сферах влияния», материалы о ликвидациях пленных польских офицеров, полицейских, ксендзов и некоторых чиновников, осуществленных НКВД осенью 1940 года, решение ГКО о выселении мусульманских народностей из Северного Кавказа и Крыма в 1943–1944 годах и другие. В «Особой папке» хранились оригиналы с подписями Сталина, Берии, Молотова, Ворошилова и других лидеров. Отправляя те или иные документы в «Особую папку», Сталин знал, что без его личного разрешения ни один член ЦКВКП(б), включая членов Политбюро, не может распечатать какой-либо находившийся здесь пакет. Коллекция документов «Особой папки» была преобразована в 1990 году в Архив Президента СССР и перенесена из здания ЦК КПСС в Кремль. Этот фонд хранился в бывшей кремлевской квартире Сталина. Впоследствии, после путча ГКЧП, «Особую папку» Горбачев передал в секретный архив Генерального штаба. После отставки Горбачева все эти документы, отражавшие уже не только эпоху Сталина, но и всю тайную историю КПСС, вернулись в Кремль и вошли во вновь созданный Архив Президента Российской Федерации (АПРФ).
Дмитрий Волкогонов при написании своей первой книги о Сталине «Триумф и трагедия», опубликованной в 1989 году, пользовался в основном Центральным партийным архивом, объединившимся с архивом Института Маркса — Ленина (ЦПА ИМЛ), Центральным архивом Министерства обороны (ЦАМО), Центральным государственным архивом Советской Армии (ЦГАСА) и некоторыми другими. При подготовке новой биографии Сталина, опубликованной в 1996 году, когда уже произошла реорганизация всех архивов, основным архивным источником для Волкогонова стал Российский центр хранения исторических документов новейшей истории (РЦХИДНИ), который объединил ЦПА ИМЛ со многими другими партийными архивами. В РЦХИДНИ документы с резолюцией Сталина или подписанные Сталиным оказались, если судить по новой книге Волкогонова, в двух фондах, 17 и 558, но это были все те же самые документы, которые уже были изучены Волкогоновым раньше. Все новые материалы о Сталине, которые Волкогонов смог обнаружить к 1996 году, хранились теперь в АПРФ, разрешение на работу в котором можно было получить только у руководителя Администрации Президента РФ. Авторы настоящей книги несколько раз пытались получить такое разрешение в 1994–1995 годах, когда руководителем Администрации Президента РФ был Сергей Филатов. Но каждый раз приходил отказ.