Библиотеки документов — это один вид хранилищ в SharePoint 2010, а другой основной вид хранилищ называется списками. Списки хранят данные по строкам и столбцам, примерно так же, как в таблицах Excel. Большинство организаций тут же перемещают свои данные из таблиц Excel в списки SharePoint сразу после его развертывания. Рассмотрим пример электронной таблицы с данными о продажах.
Обычно все продавцы заполняют ее вечером перед производственными совещаниями, и менеджеру приходится лихорадочно сводить всю информацию в “единый источник истины”. Но если данные перенесены в списки SharePoint, менеджер может отказаться от электронных таблиц, а каждый пользователь просто добавляет или изменяет строки данных в списке, причем все пользователи могут иметь доступ к этому списку одновременно. Более того, список отслеживает версии данных в каждой строке (в Excel такого нет), проставляет метки времени для каждого изменения и идентифицирует авторов изменений, что открывает широкие возможности для аудита. Списки SharePoint позволяют экспортировать данные в Excel или Access, редактировать данные в удобном табличном отображении и создавать различные представления для просмотра подмножеств всех данных.
Вот примерный список шаблонов, доступных для создания списков и библиотек:
• Библиотека документов
• Библиотека изображений
• Библиотека отчетов
• Объявления
• Доска обсуждения
• Календарь
• Задачи проекта
• Опрос
• Блог
Этим темам посвящено несколько глав, где имеются пошаговые примеры, помогающие начинающим и опытным пользователям SharePoint воплотить идеи в действия за небольшой промежуток времени. Глава 19 начинается с обзора базовых понятий, чтобы пользователи, менеджеры, проектировщики и архитекторы уяснили диапазон возможностей этих хранилищ. В главе 20 рассматриваются инструменты, в которых необходимо разобраться подготовленным пользователям и администраторам сайтов SharePoint, чтобы наиболее полно удовлетворять запросы пользователей. Глава 22 посвящена крайне важной теме метаданных и их применению в экосистеме SharePoint для улучшения управления данными и помощи специалистам, работающим с информацией.
Имея удобные хранилища данных — списки и библиотеки — SharePoint 2010 обеспечивает мощную среду сайтов и семейств сайтов для управления этими хранилищами и предоставляет дополнительные средства контроля. Эти сайты и семейства сайтов позволяют IT-специалистам создать среду, которая обеспечивает рабочие пространства для отделов, групп, бригад, проектов, подразделений, офисов и любого другого вида производственных объединений. Эти сайты можно снабдить соответствующими логотипами и цветными схемами, а к аврх-страницам добавить веб-модули, выполняющие множество задач — от простого вывода форматированного текста, графики и диаграмм до биржевых котировок, информации о погоде или данных, извлеченных непосредственно из корпоративных баз данных.
Семейства сайтов — это наборы сайтов, с которыми можно оперировать как с единым целым. Имеется широкий спектр шаблонов, которые позволяют быстро и легко создать функционально настроенные семейства сайтов, например, такие:
• Бригадный сайт
• Рабочее пространство документов
• Блог
• Рабочее пространство для совещаний
• Центр документов
• Центр записей
• Центр бизнес-аналитики
• Портал публикаций
• Википедия предприятия
Для сайтов, созданных внутри семейств сайтов, доступны и многие другие шаблоны, например:
• Сетевая база данных основных фондов
• Базовое рабочее пространство для совещаний
• Блог
• Сетевая база данных контактов
• Центр документов
• Центр поиска по всему предприятию
• Википедия предприятия
• Центр быстрого поиска
• Сайт групповой работы
• Сетевая база данных вопросов и проблем