Решение SharePoint — бригадный сайт SharePoint с совместно используемой библиотекой документов, ведением версий документов и обсуждением этих документов.
Вместо многочисленных версий многих документов с различными именами, можно использовать бригадный сайт для ведения проекта с совместно используемой библиотекой документов. Каждый клиентский документ сохраняется в библиотеке, а с помощью версий и комментариев к версиям бригада всегда знает, кто внес изменении, ка£ие это изменения, почему они сделаны и который из документов отослан клиенту. Использование обсуждений документов, т.е. по сути онлайновой дискуссии, вместо электронной переписки позволяет хранить все комментарии в одном месте, где находится и сам документ, легко доступный без всяких писем.
Некий пользователь может переслать письмо с вложением членам группы, затем пересмотреть вложение, снова разослать его в группу и т.д. Это приводит к интенсивному почтовому трафику, излишней занятой памяти, а получатели все равно могут не видеть текущую версию документа, если вложение изменилось после посылки последнего письма.
Решение SharePoint — Рабочие пространства или библиотеки документов и оповещения.
Рабочие пространства документов и библиотеки для хранения документов, находящиеся в централизованной библиотеке документов и доступные всем членам бригады. Оповещения, настроенные членами бригады, уведомляют их о выполненных изменениях документов. Члены бригады знают, где находится самая последняя версия документа и автоматически уведомляются обо всех изменениях.
В среде с традиционной файловой системой пользователи создают документы. Где следует сохранять эти документы: в папках, соответствующих темам этих документов, в папках, предназначенных для определенных типов документов, или в папках, соответствующих клиентам, для которых эти документы созданы? Такие решения необходимо принимать постоянно, учитывая последствия сохранения документа в одном месте или нескольких копий в различных местах.
Решение SharePoint — Использование тем и глобальных метаданных документов с помощью службы поиска управляемых метаданных.
При работе в SharePoint использование метаданных и тем документов позволяет создателю документа не заботиться о месте хранения этого документа. Метаданные или конкрет-
rn Планирование и развертывание SharePoint Server 2010
68 --
- часть I
ные фрагменты информации, которые можно хранить с документом, можно использовать для хранения данных о теме, клиенте или типе документа. Метаданные можно внедрить для всех документов в ферме с помощью службы управляемых метаданных из SharePoint 2010.
Поскольку по этим полям можно выполнять поиск, документ можно легко найти независимо от папки, в которой он хранится.
В организации может использоваться приложение наподобие SAP или Microsoft Dynamics. Некоторым сотрудникам организации необходим доступ к информации, хранимой в этих приложениях, но устанавливать и сопровождать такие приложения, да еще и обучать пользователей может оказаться накладно.
Решение SharePoint — веб-модули ASP.NET, единый вход.
Веб-модули ASPNET могут быть разработаны с учетом доступа и отображения информации из других приложений и источников данных. Для гладкой интеграции с приложением можно задействовать также принцип единого входа. При этом пользователь получает легкий и удобный метод доступа к информации, а IT-отдел может централизованно выполнять сопровождение кода и не беспокоиться о развертывании производственных приложений на рабочих компьютерах и специальном обучении работе с ними. SharePoint 2010 также поддерживает веб-модули, что позволяет просматривать контент из различных сторонних программ и веб-модулей других поставщиков.
Организациям часто приходится сотрудничать с другими организациями. Например, маркетинговая компания может выполнять исследование и разрабатывать дополнительное обеспечение для организации или клиента, с которым организация работает над конкретным проектом. Пользователи из обеих организаций постоянно обмениваются почтовыми сообщениями с документами и другой информацией. Обычно такие электронные письма рассылают^ ся всей людям, задействованным в проекте, чтобы не пропустить никого. Это может привести к излишнему почтовому трафику и письмам к пользователям, которым они не нужны.