Углубляя концепции совместной работы и управления документами, SharePoint 2010 обеспечивает высочайший уровень интеграции с продуктами Office 2010, в то же время не оставляя без поддержки и пользователей Office 2007 и до некоторой степени приложений Office 2003. Наиболее сильна интеграции с Word, Excel, Outlook, Access, PowerPoint, Visio и инструментами, в основном и предназначенными для работы с SharePoint 2010 — SharePoint Designer 2010 и SharePoint Workspace 2010. На этой интеграции базируются возможности обеспечения совместной работы SharePoint 2010. Интеграция с продуктами Office описана в главах 25 и 26.
Примером улучшения совместной работы, которой так не хватало многим организациям, является сокращение зависимости от электронной почты как основного средства сотрудничества. SharePoint предлагает идеальное решение: вместо того чтобы пересылать весь документ, можно просто послать по почте URL-адрес, который является ссылкой на документ SharePoint в библиотеке документов. После этого пользователи могут просмотреть документ в библиотеке документов, программно изъять его из библиотеки, внести изменения и снова сдать в библиотеку. SharePoint может создавать новые версии документов, предоставляя доступ к их предыдущим версиям. Конечным результатом является одно название документа и один URL-адрес документа — в отличие от “старого доброго способа”, когда пользователи пытались найти документ в файловом хранилище или в общедоступной папке, а затем недоумевали, почему документ “ЕКЛМН предложения vl .Одокупр-docx” более новый, чем “ЕКЛМН предложения v2.0ynpflOK.docx”.
Полезно представлять себе, как хранятся данные в SharePoint 2010. Главными хранилищами являются библиотеки и списки. Одним из преимуществ библиотеки документов SharePoint являются инструменты, предоставленные администратору библиотеки для управления “что кому можно” в библиотеке — в смысле добавления, удаления, редактирования или просто чтения документов. Кроме того, имеются средства ведения версий, которые позволяют отслеживать крупные и мелкие редакции файлов, оповещения для информирования пользователей об изменениях, средства управления сдачами и изъятиями документов, шаблоны документов, доступные из библиотеки, и мощные инструменты для создания метаданных, которые добавляются в документы, хранящиеся в библиотеках.
Библиотеки применяются для многих целей, одной из которых является сокращение зависимости от файловых хранилищ, которые могут предложить лишь небольшое подмножество возможностей библиотек SharePoint. Библиотеки SharePoint обычно управляются подготовленными пользователями и IT-персоналом, поэтому можно предоставить больше средств контроля тем людям, которым они нужны каждый день. Кроме того, любой текстовый файл, файл Office или файл с индексной организацией, выгруженный в библиотеку SharePoint, индексируется, что позволяет выполнять поиск, все так же поддерживая защиту информации. В библиотеках имеются и многие другие возможности, такие как усовершенствованные средства навигации, рабочие потоки, возможность проставлять оценки документам и добавлять дескрипторы и примечания — все это существенно улучшает возможности совместной работы в библиотеках.
Оповещения в библиотеках и списках SharePoint генерируют информативные почтовые сообщения пользователям при возникновении изменений определенных типов, а это означает, что пользователям нет необходимости ежедневно просматривать свои списки и библиотеки, чтобы увидеть, что в них изменилось, т.к. SharePoint достаточно “сообразителен”, чтобы проинформировать их. Рабочие потоки можно запускать вручную или автоматически, при возникновении определенных условий: например, когда какой-то пользователь указывает, что необходимо опубликовать главную версию документа, менеджеру направляется электронное сообщение с напоминанием о npotMorpe и утверждении этого документа.