При определении степени или грифа информации на бумажных носителях, которая должка считаться конфиденциальной, необходимо исходить из принципа целесообразности. Смысл его в том, что при чрезмерном засекречивании информации могут возникнуть потери из-за появления у реального или потенциального клиента чувства недоверия к фирме. С другой стороны, слишком открытая информация дает возможность преступникам использовать ее в корыстных целях во вред фирме. Более высоким грифом секретности должны обладать документы, представляющие интерес скорее для ваших конкурентов и преступников, чем для клиентов.
Гриф «Коммерческая тайна» целесообразно присваивать только тем документам, продажа которых или утечка информации из которых может привести к очень крупным материальным потерям в деятельности фирмы.
Гриф «Конфиденциально» выставляется на документах, содержание которых не должно стать известным лицам, не входящим в аппарат управления фирмы. Чаще всего такой гриф получают документы сугубо внутреннего пользования и содержащие информацию, которая может быть использована конкурентом или преступником для нанесения серьезного ущерба фирме. Этот ущерб может выражаться в срыве подписания выгодного договора или контракта, переманивании ваших клиентов путем предложения им более выгодных условий договора, похищении интеллектуальной собственности фирмы, переманивании ведущих специалистов за счет предоставления им лучших условий труда, его оплаты, шантажа и различных способов давления.
Гриф «Для служебного пользования» применяется для всех документов, содержащих служебную информацию.
Конфиденциальные документы должны выдаваться только лицам, имеющим право на работу с ними. Степень допуска каждого конкретного работника определяется производственной необходимостью и степенью доверия к нему со стороны руководства. Даже если в контракте при приеме на работу имеется специальный пункт о сохранении коммерческой тайны и конфиденциальной информации, целесообразно подписать отдельное обязательство, предусматривающее определенные санкции за его невыполнение. Такое обязательство станет дополнительным дисциплинирующим моментом, который может удержать сотрудника от откровенности на рабочие темы в бытовых беседах и от соблазна торговать коммерческими секретами фирмы.
Конфиденциальные документы должны храниться в сейфах отдельно от другой документации. Особое внимание следует обращать на черновики конфиденциальных документов, а также на отработанную копировальную бумагу, красящую ленту пишущих машинок и матричных принтеров. Они должны своевременно уничтожаться непосредственными исполнителями конфиденциальных документов. Присвоение грифа секретности и снятие или понижение грифа секретности должно производиться сотрудником, отвечающим за учет конфиденциальных документов после согласования с руководством фирмы. Весь документооборот должен находиться под контролем руководства фирмы и службы безопасности. Контроль может быть текущим, а также в виде плановых и неплановых проверок. Плановые проверки рекомендуется проводить не реже одного раза в месяц. Неплановые проверки проводятся по настоянию начальника службы безопасности при возникновении подозрений об утечке информации или в случаях утери конфиденциальных документов.
Политическим деятелям ничего не надо знать, кроме того, что скрыть уже невозможно.
Голова — единственный надежный сейф для информации. Однако изобретение специальных химических препаратов сделало уязвимым и этот сейф.
В настоящее время многие средства хранения секретной информации оборудуются специальными устройствами для уничтожения этих документов при попытках несанкционированного ознакомления с ними или прямого хищения. Для того чтобы сработало такое устройство, достаточно один раз неправильно набрать код или шифр, предохраняющий доступ в хранилище. Такая ошибка может привести к потере всей информации.
Существует простой и одновременно хитрый способ спрятать любую вещь — совсем ее не прятать. Бросить на пол в углу, так сяк завернутую в тряпку, в сени, среди тряпья, а то и совсем положить на видном месте.
Существует эффективный способ защиты во время допросов: говорить только о себе.
Дозорных не посвящают в решения командования, хотя бы по той простой причине, что они могут попасть в руки врага.
Информаторы, когда они выходят из игры, начинают говорить. Это всегда нужно предусматривать и по возможности исключать.