Информация, которая попадает под понятие рационализаторского предложения, изобретения и т. п., на стадии разработки должна быть отнесена к коммерческой тайне. Принятие решения не подавать заявку на изобретение на патентоспособное техническое решение возможно только по договоренности с автором, т. к., по общему правилу, если работодатель в течение трех месяцев с даты уведомления его автором о создании изобретения не подаст заявку на него, автор вправе сам подать заявку и получить патент на свое имя.
Особое внимание надо уделять охране договоров, заключаемых фирмой. В определенных случаях охране подлежит не только текст договора, но и сам факт его заключения. Их следует хранить в одном месте у одного ответственного лица и выдавать только под расписку с письменного разрешения руководителя фирмы. На лиц, ответственных за хранение договоров и работу с ними, возлагается персональная ответственность за утерю договоров или утечку информации из них. При подписании договора рекомендуется, чтобы представители сторон ставили подписи не только в конце договора, но и на каждом листе во избежание замены одного текста другим.
Коммерсанту, начинающему создавать систему безопасности на своей фирме, можно порекомендовать следующее:
— необходимо отказаться от мысли, что это будет малозатратное, дешевое мероприятие;
— надо смириться с мыслью о том, что руководитель службы безопасности будет посвящен во все тонкости и тайны бизнеса;
— придется согласиться с тем, что в сфере производства и его обеспечения будут введены особые защитные механизмы работы с информацией;
— систему безопасности фирмы должны создавать профессионалы, а сотрудничество с ними может быть плодотворным, только если оно долгосрочное.
План по защите коммерческой тайны может предусматривать:
— предотвращение кражи секретной информации фирмы;
— придание коммерческим секретам фирмы максимально значащего внешнего вида;
— создание условий для предотвращения утечки секретной информации через персонал фирмы.
Для анализа коммерческой информации фирмы и создания программ ее защиты необходимо:
— определить, какая коммерческая информация фирмы является ее секретом;
— установить места ее накопления;
— выявить потенциальные каналы ее утечки;
— получить консультацию по перекрытию этих каналов у специалистов;
— проанализировать соотношение затрат и доходов по использованию различных технологий, обеспечивающих защиту секретной информации;
— назначить сотрудников фирмы, ответственных за каждый участок системы обеспечения безопасности;
— подготовить график проверки состояния дел на участках.
Система обеспечения безопасности фирмы включает в себя работу по следующим направлениям:
— контроль сооружения и оборудования фирмы (обеспечение безопасности производственных и конторских помещений, охрана фото- и иного копировального оборудования, контроль помещений фирмы);
— работа с персоналом фирмы (беседы при приеме на работу, инструктаж вновь принятых с правилами и процедурами охраны информации на фирме, обучение служащих вопросам сохранения коммерческой информации фирмы, стимулирование соблюдения коммерческий тайны, работа с сотрудниками, подозреваемыми в хищении информации фирмы, беседы с увольняемыми);
— организация работы с конфиденциальными документами (установление порядка делопроизводства, контроль за секретными документами, контроль за публикациями, рассекречивание и уничтожение конфиденциальных документов, охрана чужих секретов);
— работа с конфиденциальной информацией, накопленной в ПК фирмы;
— учет и проверка наличия конфиденциальной информации на различного рода носителях;
— защита коммерческой тайны фирмы в процессе заключения контрактов. Важно четко определить круг лиц, имеющих отношение к этой работе.
Правила работы с документами, содержащими секретную и конфиденциальную информацию, предусматривают: