1. Перед тем как приступить к основному тексту, бегло просмотрите содержание, вступление и заключение (если оно существует).
2. Затем пролистайте документ, стараясь понять его структуру и основную идею. Особое внимание уделите заключениям разделов и глав. Они служат хорошим подспорьем в определении сути документа. Если вам это не удастся, прочитайте первый и последний параграфы каждого раздела или главы. В них, как правило, представлены основные идеи, читаемого вами документа.
3. Теперь, когда вы собираетесь приступить к чтению документа по-настоящему, вам просто следует заполнить пропуски, а не читать документ с чистой страницы. Теперь вы знаете, на каких частях документа вам надо сосредоточиться, а какие можно мельком просмотреть или вообще пропустить.
Варьируйте ваш темп
Само собой разумеется, что тексты различаются по уровню их сложности, но многие люди при чтении сохраняют постоянную скорость, независимо от того, что они читают. Даже в одном и том же документе встречаются разделы, которые являются более трудными для восприятия, чем другие. Если того требует текст, не колеблясь, замедляйте темп чтения, и наоборот, увеличивайте его, когда читаете легкие для понимания отрезки.
Сосредоточьтесь на том, что важно
В некоторых местах документа вы можете встретиться с отклонениями от основной темы, например, — это могут быть уже известные вам моменты; совершенно ненужная вам информация и откровенная «вода». Наилучшим подходом к любой задаче по чтению является вопрос: «Что мне из этого документа действительно необходимо?». Он постоянно должен вертеться у вас в мозгу. Вы сможете читать быстрее и понимать больше, если сосредоточите свое внимание на тех элементах, которые вам действительно необходимы для того задания, которое вам предстоит осуществить. Не переоценивайте значения печатного слова. Автор не обязательно знает больше вас по тому предмету, которому он посвятил свой труд.
Добейтесь создания благоприятной атмосферы
На эффективность чтения будут влиять как ваше окружение, так и ваши ощущения. Добейтесь, чтобы освещение было соответствующим образом отрегулировано, а факторы, отвлекающие ваше внимание, сведены к минимуму. Особенно утомительны длинные промежутки времени чтения с экрана компьютера, поэтому постарайтесь отрегулировать контраст и яркость таким образом, чтобы вам было удобно читать, при этом делайте более длительные перерывы по сравнению с теми, которые вы обычно делаете при чтении печатного текста. Отдавайте предпочтение большим мониторам, а также пользуйтесь полноэкранным режимом, чтобы получить на экране больше текста за один раз. Например, в Microsoft Word при выборе полноэкранного режима из меню вид, вы получите на одну треть больше информации. При работе с документами большого объема это особенно полезно.
Отработайте методы беглого просмотра
Когда вам необходимо найти в документе определенную информацию, вы можете воспользоваться техникой беглого просмотра. Сосредоточьте ваше внимание исключительно на информации, которую вы хотите обнаружить, и, следя глазами за указательным пальцем, ведите им сверху вниз к центру каждой страницы. Этот способ значительно быстрее способа с использованием регулятора темпа, и, если вы действительно сосредоточены на информации, которую хотите найти, она сама бросится вам в глаза по достижении соответствующего места в документе. Со временем скорость вашего чтения значительно повысится. Однако имейте в виду, что беглый просмотр ни в коем случае не является полноценной заменой предметным указателям, если таковые существуют.
Будьте разборчивы в отношении того что читаете
Никогда не пытайтесь читать все, что оказывается на вашем столе. Это прямой путь к сумасшествию. Вы должны безжалостно отсеивать все ненужное и читать только то, что способствует повышению вашей роли в работе. Кроме того, следует помнить, что человек, откладывающий чтение документов на неопределенное время в расчете на то, что в будущем оно у него появится, осужден на постоянные разочарования.
Правильно пользуйтесь своей памятью
Значение того материала, который вы читаете, обесценивается очень быстро, если вы не можете его запомнить. Боязнь забыть что-либо приводит к возникновению целого рада негативных привычек. Мы задерживаемся на чтении документов, не имеющих большого значения, читаем медленно и возвращаемся назад к уже прочитанному. Для того чтобы эффективно обрабатывать информацию, мы должны доверять своей памяти. Чем больше мы ею пользуемся, тем надежнее она становится. Если вы не предпринимаете никаких шагов по укреплению вашей памяти, то по истечении 24 часов после прочтения какой-либо информации вы будете забывать до 80 % прочитанного. Вашему вниманию представляется несколько способов, которые помогут вам натренировать память: • Уровень запоминания может варьироваться. Для некоторых видов информации достаточным будет просто иметь понятие об их существовании и месте нахождения. Что касается других видов, то вам будет необходимо иметь представление об их основной теме и главных идеях. Когда вам придется иметь дело с наивысшими видами информации, возможно, вам необходимо будет запомнить документ в деталях или даже дословно. Помогайте своей памяти: избирательно подходите к работе с поступающей информацией; заранее старайтесь определить требуемый уровень запоминания.
· Постарайтесь понять общий стереотип того, что вы читаете. Запоминание осуществляется намного легче, если вы сможете понять основную структуру и идеи документа, которые затем подтверждаются деталями.
· Используйте информацию в соответствии с ее содержанием. Постарайтесь подытожить ее своими собственными словами, делайте заметки на полях по мере чтения, ознакомьте с информацией других лиц, если это необходимо, или предпримите действия по этой информации.
· Осознание — процесс запоминания с помощью внешних ассоциаций, представляется гораздо более легким, чем чистый процесс зубрежки. Процесс сознательной опоры на ассоциации поможет вам обратиться к деталям, хранящимся в вашей памяти. Опытным путем было доказано, что чем эксцентричней были ассоциации, тем больше пользы они приносили процессу воспоминания. Даже глупые мнемонические схемы, смешные ассоциации — все они идут на пользу процессу воспоминания.
· Не игнорируйте предварительный беглый просмотр информации, чтобы она отложилась в вашей долговременной памяти. Проводя предварительный обзор информации почти сразу же после ее получения (10-15 минут) и повторяя этот процесс днем позже, вы тем самым добиваетесь огромного преимущества перед теми, кто этого не делает. Для долгосрочного запоминания эксперты рекомендуют осуществлять дальнейшие беглые просмотры одного и того же материала через неделю, и даже месяц.
Заключение
Для эффективной работы с бумажными документами следует:
· выделять важную информацию из второстепенной;
· придерживаться систематического подхода по отношению ко всем входящим бумажным документам;
· обрабатывать входящие бумажные документы,
· тратя на них как можно меньше времени;