Что касается личной организованности, то здесь важно мыслить перспективно и не замыкаться только на своей роли в деятельности организации. Возможно, вам захочется поставить перед собой задачи в плане вашего персонального и карьерного роста или вашей жизни вне работы. Например, вы можете решить, что одна яз основных целей вашего стремления к большей самоорганизации заключается в том, чтобы избавиться от привычки брать работу на дом на выходные, потому что таким образом вы сможете высвободить больше времени для общения с семьей, занятий спортом, каким-либо новым хобби или для вылазок на природу.
Постановка целей
Хотите ли вы участвовать в постановке общих целей, соответствующих вашей роли в общем деле, — не важно. В любом случае вам придется ставить себе цели, способствующие осуществлению вами более детального планирования и организации. Вам придется разбивать общие цели на более мелкие и определять цели для осуществления вашего проекта. Возможно, кто-то еще будет работать на вас, так что вам следует подумать о том, чтобы сначала сформулировать, а затем и согласовать с подчиненными эти цели. К сожалению, постановка задач часто сопровождается использованием определенного количества жаргонных слов и выражений, а также профессиональных секретов, что может отпугнуть непосвященных. Но особо не беспокойтесь, здесь вам вряд ли придется столкнуться с непреодолимыми препятствиями. Цель — это просто инструмент, основное назначение которого заключается в придании нечетко оформившейся проблеме совершенно ясной формулировки, что позволит вам с толком ею заняться. Как и любой инструмент, она требует определенных навыков и умений. Она должна иметь для вас и для всех, кого это касается, определенный смысл и быть четкой и ясной, но нельзя переусердствовать в погоне за избыточной четкостью. Цель, страдающая некоторой неопределенностью, лучше, чем вообще отсутствие цели. Особенно это касается тех случаев, когда вы их устанавливаете для себя, а не для других. Вы знаете, что именно вы подразумевали, но другие, возможно, не знают. Воздерживайтесь также от постановки избыточного количества целей. Чем их больше стоит перед вами, тем труднее вам будет сосредоточить внимание на том, что должно быть сделано. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, нацеленными на результат и связанными по времени.
Конкретные цели
Чем более расплывчато выражена та или иная цель, тем труднее сконцентрироваться на выполнении задач и осуществлении действий, требуемых для ее воплощения в жизнь.
Измеримые цели
Если у ваших целей не будет каких-либо измеримых параметров, будет невозможно определить, сможете ли вы их достичь. Например, я поставил своей целью добиться сокращения числа жалоб покупателей; при отсутствии оценочного показателя количества покупателей такая постановка цели будет практически бесполезна. Будет ли сокращение числа жалующихся покупателей на избранную единицу измерения их количества достаточным для достижения поставленной цели — уже другой вопрос. Однако не стоит чрезмерно увлекаться количественными показателями ради них самих. Цифры же, «снятые с потолка» («высосанные из пальца»), могут оказать вам медвежью услугу.
Достижимые цели
Любая поставленная вами задача должна быть достижимой. Какова причина этого? Вы используете цель как стимул для решения каких-то задач и, таким образом, получаете положительное подкрепление (толчок) для дальнейшего продвижения вперед за счет достижения успеха. Вы не должны ставить такие цели, которые бы приводили к увеличению стрессов в вашей жизни и неудачам в производственной деятельности. Таким образом, вам следует ставить перед собой сложные цели, предполагающие усилие, но при этом иметь в виду, что они должны быть достижимыми.
Цели, направленные на результат
Цели должны характеризоваться исходя из полученных результатов, а не проделанной работы. Если я в своем стремлении к самоорганизации поставлю цель с утра приходить на работу на час раньше, то это будет просто еще один вид работы. Я могу проводить этот час, попивая кофе и болтая, и все же я достигну поставленной таким образом цели.
Цели, связанные по времени
Для каждой цели должен назначаться конкретный срок ее достижения. Данное требование тесно связано с предыдущим требованием: цели должны быть достижимыми. Любая цель должна быть выполнимой в определенном временном измерении.
Практикум
Можете ли вы определить от пяти до семи ключевых целей, которые в настоящее время относятся к исполнению ваших профессиональных обязанностей? Постарайтесь записать их с учетом вышеупомянутых принципов.
Наличие ясных целей является отправной точкой для более качественной организации работы. Сформулировав цели, вы должны вычленить задачи, которые приведут вас к достижению этих целей, а затем вы можете приступить к включению этих задач в ваш план. Мы рассмотрим этот процесс в главе 2 совместно с проблемами управления. Но сначала давайте обсудим еще три аспекта основного направления вашего движения.
Охват всей картины в целом и по отдельным деталям
Сосредоточение внимания на долгосрочных целях может вас обескуражить. То же самое происходит, когда взбираешься на высокую гору. Карабкаясь вверх, вы все время видите над собой вершину горы, но ваше продвижение вперед к вершине кажется вам чрезвычайно медленным. Очень важно иметь на своем пути какие-то значимые ориентиры (маленькие достижения). В качестве этих ориентиров вы должны расставить вдоль своего пути вехи, другими словами, вы должны разбить каждую основную цель на несколько более мелких с тем, чтобы иметь возможность по достижению каждой мелкой цели оценить свой успех и не потерять желания двигаться вперед.
Соблюдение баланса между различными элементами вашей работы
Ваша работа состоит из огромного многообразия элементов, каждый из которых требует времени и внимания. Это усложняет самоорганизацию, делает возможным растеряться и отвлечься на один какой-то элемент работы в ущерб другим. Ваше внимание может начать отклоняться в сторону какого-либо одного конкретного проекта в большей степени, чем вы первоначально планировали, или какой-либо особо интересный момент может отвлечь ваше внимание от других приоритетов. Все это изменяет целостную картину. Вы должны равномерно распределить ваши ограниченные ресурсы с тем, чтобы обеспечить прогресс в выполнении всех стоящих перед вами задач.
Роджер Уиллис (Roger Willis) является начальником отдела кадров организации с 500 служащими. Его обязанности включают в себя весь диапазон функций по работе с персоналом, а именно: оперативное кадровое планирование, назначения, введение в должность и профессиональная подготовка, благосостояние служащих, кадровая политика и делопроизводство, и т.д. Он затрачивает много усилий, чтобы продемонстрировать, что отдел кадров является самым доступным и внимательным к нуждам служащих отделом, понимая при этом, что многие другие отделы организации таковыми не являются. В результате создается положение, при котором ему приходится большую часть своего времени проводить в индивидуальных консультациях со служащими и служить посредником при разрешении конфликтов. Ему нравится эта часть работы, он действительно с ней хорошо справляется, но результатом такой работы явилось то, что все большее и большее число служащих со всеми своими проблемами обращается непосредственно к нему, а линейные руководители самоустраняются от решения проблем индивидуального характера и во всем ссылаются на него. Другие аспекты его основной роли — проведение ясной и понятной кадровой политики, организация адекватной профессиональной подготовки, постепенно теряют свое приоритетное значение потому, что ему постоянно приходится реагировать на вновь и вновь возникающие индивидуальные проблемы.