Текущие проекты и виды деятельности
К этой категории относятся папки, к которым вы можете обращаться по нескольку раз на дню, поэтому их следует хранить или в картотечных ящиках вашего стола, или в картотеке на колесиках, которая должна располагаться в непосредственной близости от вашего рабочего стола. К этой же категории относятся папки с документами по индивидуальным проектам или заданиям, находящимся в процессе выполнения. Возможно, целесообразно будет промаркировать эти папки следующим образом: для ответа, для прочтения, для подготовки к совещаниям. Это поможет вам побороть склонность к захламлению вашей папки входящих документов и избежать возникновения кип бумажных документов на вашем рабочем столе. Если вы выберете такой подход, вам следует быть осторожными, чтобы эти папки не превратились в места скопления мусора. Особенно это относится к папкам, помеченным «для прочтения». Недостаток папок общего назначения заключается в их структуре, из-за чего можно пропустить важную информацию о сроках выполнения той или иной задачи. Например, предварительное чтение для подготовки к совещанию или письмо, на которое нужно ответить к определенной дате. Для преодоления этой проблемы пользуйтесь папками с многочисленными отделениями, выполненными в виде гармошки, с системой напоминаний (см. гл. 4).
Основные справочные файлы
Ваша главная система регистрации и хранения документов предназначена для материалов, за справкой к которым вы время от времени обращаетесь. Документы по текущим проектам и видам деятельности должны отправляться туда только в том случае, если их действительно стоит там хранить. Простая отсылка в главную картотеку всех документов по текущему проекту после его завершения является ошибкой. Ведь папка, относящаяся к этому проекту, за время его выполнения могла обрасти другими вспомогательными рабочими материалами, которые уже не имеют какого-либо значения. Если вы хотите, чтобы ваша система работала четко и надежно, безжалостно избавляйтесь от мусора.
Организация вашей системы регистрации и хранения документов
Сначала определитесь относительно количества разделов, по которым вы хотите сгруппировать свои папки. Естественно, это будет зависеть от характера вашей работы, но, как правило, следующие категории присутствуют во всех системах такого рода: персонал, клиентура, проекты или администрирование. Будет целесообразно, если вы воспользуетесь цветовой кодировкой папок внутри каждого раздела с тем, чтобы облегчить себе поиск в картотеке. Особенно это удобно, если вы пользуетесь алфавитной системой регистрации и хранения документов. Алфавитный порядок обычно является самым удобным при организации хранения отдельных файлов в рамках категории или раздела.
При выборе названий отдельных папок используйте как можно более подробное описание, но при этом учитывайте вопрос управления картотекой. Следует избегать как разделения быстро заполняемых документами папок на несколько новых, так и того, чтобы у вас в системе хранились папки всего с несколькими документами. Ни то, ни другое не благоприятствует быстрому поиску нужных деловых бумаг, что, собственно, и является основной причиной организации вашей системы их регистрации и хранения. Если папки, содержащиеся в одной из папок раздела, будут слишком объемными от распирающих их документов, то пропадает весь смысл организации вашей системы, потому что это то же самое, что хранить документы в виде кип на своем столе. Не пытайтесь определиться относительно последующей ценности всех документов, проходящих через ваши руки, иначе вы окажетесь в таком положении, что некоторые папки вашей системы останутся пустыми. Однако помните, что ваша система будет с течением времени расширяться, поэтому оставьте свободное пространство между папками и разделами. Названия папок должны быть краткими и простыми, и постарайтесь избегать туманных описаний. Папки категории «разное» по своей сути являются черными дырами. Для хранения материалов выбирайте соответствующее им оборудование. Для больших по объему отчетов и периодических изданий лучше пользуйтесь папками с ячейками или прочными скоросшивателями, а не навесными папками из мягкого материала. Подумайте, стоит ли хранить журналы и другие периодические издания целиком. Если вы будете вырезать из них нужные вам материалы, то их хранение займет гораздо меньше места и их будет легче отыскать.
Регистрация и хранение документов
Если вы уже совершили все операции по обработке документов, изложенные в главе 4, значит те документы, хранение которых не имеет смысла, в вашей системе отсутствуют. Ниже я хочу привести несколько дополнительных указаний по дальнейшему совершенствованию вашей системы регистрации и хранения документов:
· В верхней части каждого документа, предназначенного для хранения, проставьте наименование папки, в которую вы хотите его отправить. Эта операция поможет вам избежать повторного чтения документа и определения целевой папки, когда вы действительно займетесь его отправкой на хранение.
· Если вы испытываете затруднение относительно того, куда отправить документ, постарайтесь определить ту тему, какой он соответствует, с тем чтобы в будущем у вас не возникло проблем с его поиском.
· Всегда держите под рукой список ваших папок, это поможет вам определиться, куда отправить тот или иной документ, и удержит вас от создания новых папок, тематика которых будет перекликаться с тематикой уже имеющихся.
· Не следует регистрировать и принимать на хранение распечатки документов, уже имеющихся на хранении в компьютере. Организуйте удобную структуру директорий для ваших компьютерных файлов с надежной системой резервного копирования. Такие документы легче искать и проще вносить в них изменения. Кроме того, это занимает гораздо меньше свободного пространства.
· Не следует регистрировать и принимать на хранение материалы, доступ к которым вы можете свободно получить из других источников, таких как: исполнитель документа, центральный архив или справочные ресурсы Интернета.
· Выработайте в себе устойчивую привычку относительно регистрации и хранения документов. Регулярное выполнение мероприятий по регистрации и хранению документов приведет к выигрышу во времени, так что вам никогда не придется иметь дело с огромным объемом документации, подлежащей регистрации и обработке. По возможности старайтесь осуществлять регистрацию и обработку документов ежедневно.
· Если вас так и подмывает отправить в мусорную корзину документ, который вы даже не удосужились пробежать глазами, спросите себя, а стоит ли это делать.
· Если в вашем офисе существует проблема, связанная с бесследным исчезновением некоторых папок, вам следует завести простую, но эффективную систему контроля их выдачи. Рядом с вашей картотекой повесьте конверт с готовыми формата А4 бланками выдачи документов. В бланке должны быть следующие три графы: имя, должность, дата. Любое лицо, обращающееся к вам за той или иной папкой, должно заполнить этот бланк и поместить его на освободившееся от папки место.
Если вашу систему регистрации и хранения документов ведет кто-либо другой, вы испытываете непреодолимое желание свалить целиком и полностью всю эту скучную работу на него. Однако помните, что информация, содержащаяся в картотеке, принадлежит вам, поэтому стоит хотя бы ознакомиться со структурой этой системы, с тем чтобы, когда вы маркируете документ, знать, что отправите его в конкретную папку, а не в какую-то черную дыру. Данный процесс мысленного распределения документов поможет вам в случае необходимости их найти.