Все функции в организации можно условно разделить на «технические» и «административные». Технические - те, что связанны непосредственно с производством ЦКП, которым мы обмениваемся с клиентами. В торговле это - работа с поставщиками, закупка и логистика, комплектация заказов и доставка клиентам. В производстве это - планирование и обеспечение всем необходимым производственных процессов и, конечно, сами работы на производстве. В юридической компании - это консультирование клиентов, составление документов, представление интересов клиентов в судах и на переговорах.
Чтобы разобраться, какие функции вашей компании являются техническими, нужно выбрать те, которые непосредственно связаны с производством ЦКП. В следующих главах это будет рассмотрено более подробно. Административные функции - это то, что обеспечивает технические функции хорошим управлением, юридической защитой, персоналом, финансами, а также продвижение и множество других вещей. Можно сказать, что это все функции, которые не являются техническими. На первом этапе развития бизнеса руководители, в основном, сосредоточены на технических функциях, но с ростом компании обнаруживают, что именно административные становятся «узким местом».
Что интересно, технические функции, как правило, легче поддаются организации и управлению и создают меньше всего проблем руководителю. В ресторане повар не придет к директору с просьбой закончить за него приготовление какого-то блюда, а официант не будет добиваться, чтобы директор помог ему объяснить клиенту особенности блюд. В торговой компании кладовщик не принесет руководителю неукомплектованный заказ с просьбой закончить работу. Но когда дело касается административных функций, перекладывание работы на руководителя - обычное дело. Специалист по найму будет требовать от руководителя принятия окончательного решения о найме кандидата, ответственный за финансы - решения о приоритетах в оплате счетов. Во многом это связано с тем, что технические специалисты лучше понимают свой ЦКП и лучше владеют технологией его производства. Опыт говорит, что самые узкие места, которые мешают развиваться малому бизнесу - это административные функции. Поэтому большая часть данной книги посвящена именно административным функциям.
В любой развивающейся компании, которая пока не достигла размера, позволяющего на каждую важную функцию назначить отдельного человека, сотрудникам еще долго придется совмещать разные функции. Чтобы такое совмещение не приводило к проблемам, важно обеспечить точное понимание каждой из возложенных на сотрудника функций, их распределения между людьми, и конечно придется в процессе роста перераспределять эти функции. Это - еще одна сложность для небольшой организации, так как выполняемые сотрудниками обязанности, в первую очередь административные, неизбежно будут изменяться с ростом компании. А для того чтобы их вообще можно было своевременно и разумно перераспределять, необходимо изначально иметь точное представление обо всех необходимых функциях. В конце этой книги есть примеры организующих схем нескольких небольших компаний, которые, на первый взгляд могут показаться слишком громоздкими или избыточными для них. Но в этих схемах нет ни одной лишней функции, каждая из них важна для успешной деятельности компании.
Когда руководитель или сотрудник небольшой компании впервые видит такую схему, у него возникает вопрос: «Где же взять столько людей и как обеспечить их заработной платой»? Нужно иметь в виду, что это организующая схема, т.е., в первую очередь, это функции, которые просто распределяются среди имеющихся сотрудников. Осознанное распределение обязанностей позволяет руководителю видеть, где требуется расширение, и конечно, оно не может произойти мгновенно, это всегда последовательность шагов. Невозможно просто начертить организующую схему для нового бизнеса и сразу заполнить ее людьми - различные функции имеют разную трудоемкость, которая зависит и от вида бизнеса, и этапа его развития. И конечно соотношение между количеством технических и административных сотрудников в разных видах бизнеса будет значительно отличаться.