Отделение, с которого начинается весь поток производства продукта, - №7 «Административное15». Здесь находятся владелец и его офис, или Совет директоров - т.е., те, кто определяют общие цели и направление развития компании, а также все высшие руководители компании. Можно сказать, что именно здесь создаются идеи о том, как будет действовать компания, составляются все основные планы, методы производства продукта, маркетинговая стратегия. Успех всей организации предопределяется успешностью идей, которые зарождаются здесь. Управляющее отделение не выполняет собственноручно работу, но задает ход деятельности всей остальной оргсхемы. Так как это отделение стоит по сути над всеми остальными, то его ЦКП - это успех самой компании, с одной стороны, и в тоже время можно сказать, что его ЦКП - это продукт всей компании.
Следующая функция - это отделение №1 «Построения16», конечно, имеется в виду построение организации. Организация состоит из людей, которые взаимодействуют друг с другом с целью предоставления определенного ЦКП. Поэтому построение заключается в том, чтобы эффективно распределять функции между сотрудниками и добавлять новых людей в организацию. Для того, чтобы это действительно было «построением организации», следует нанять продуктивных людей, которые быстро бы прошли первичное обучение, обеспечить их всем необходимым для производства и затем следить, чтобы система взаимодействия сотрудников и подразделений эффективно работала. Когда в организации данная функция слабая, рост копании становится невозможным. Вот несколько основных признаков того, что эта функция в организации слабая:
жалобы руководителей на нехватку продуктивных людей;
перегрузка некоторых сотрудников, которая сдерживает развитие;
увеличение хаоса с ростом количества сотрудников.
Это отделение называют «отделение Построения» по той причине, что именно здесь определяют, как будет организационно развиваться компания, говоря проще - в какие подразделения и в какой последовательности будут нанимать персонал и ставить на посты. Согласитесь, если мы рассматриваем организацию как единый процесс, довольно странно нанимать персонал, руководствуясь заявками руководителей подразделений. Ведь в каждый момент времени в организации может существовать только одно самое узкое место в потоке производства, и если служба персонала ориентируется лишь на требования руководителей подразделений, ошибки неизбежны. Идеальное положение дел - отделение Построения имеет точное представление, как должна быть организована работа в компании, какие функции и какие продукты должны быть, внимательно наблюдает за тем, как идет поток производства. Когда обнаружены слабые функции, которые не позволяют усиливать поток производства, с этим справляется именно это отделение тем, что повышает производительность труда сотрудников, либо тем, что нанимает недостающих. Как видите, это нечто большее, чем принято требовать от специалистов по персоналу, эта функция включает не только найм и постановку на пост, а также наблюдение, анализ и улучшение процессов компании и повышение производительности труда.
После «идеи» и «построения», следующая функция - отделение №2 «Распространения17». Это отделение отвечает за то, чтобы организация была обеспечена доходом, достаточным для ее успешной деятельности и развития. В нем находятся функции по продвижению продуктов клиентам, создание материалов и инструментов, способствующих осуществлению продаж, сами продажи и поддержание базы клиентов.
Например, в автосервисе данное отделение рекламирует услуги с помощью журналов, листовок и вывесок, привлекая клиентов. Здесь клиента встречают, записывают на услуги, ему продвигают и продают дополнительные услуги. Какой бы ЦКП не производила компания, такая функция обязательно присутствует в потоке производства. Даже если это магазин самообслуживания DuanRead, в котором вообще нет продавцов, то так называемые «продажи без продавца» все равно осуществляет отделение Распространения, только производит эту функцию в основном с помощью продвижения и мерчендайзинга18.
Собранный доход необходимо рационально использовать, за это отвечает отделение №3 «Финансовое19», которое управляет всеми активами компании (активы - это то, что можно использовать для получения прибыли: деньги, запасы материалов, товары на складе, оборудование и имущество компании). Здесь происходит сбор и учет всех денежных поступлений, планирование и осуществление всех расходов, контроль за использованием материалов, товаров и имущества, а также находятся все виды отчетности, связанные с деньгами и материальными ценностями. Это не означает, что руководитель Финансового отделения единолично принимает решения о том, как распределить полученный компанией доход. Совет, в который входят руководители отделений, еженедельно составляет предложение по распределению средств, которое также должно быть одобрено высшим руководством компании прежде, чем эти счета будут оплачены. Но за то, чтобы подготовить все данные для работы этого совета и обеспечить его правильную работу составлению предложения по распределению средств, отвечает Финансовое отделение. (Финансовое отделение в свою очередь отвечает за то, чтобы подготовить все данные для работы этого совета и обеспечить его правильную работу составлению предложения по распределению средств) Эти функции гораздо шире, чем функции бухгалтерского или налогового учета. В малом бизнесе большая часть этих функций «ложится на плечи руководителей», а Главный бухгалтер берет на себя только некоторую часть работы отделения - бухгалтерский учет и отчетность. Можно сказать, что главная задача отделения №3 заключается в том, чтобы взять под контроль всю «энергию», которую компания получает извне в виде дохода, и затем разумно распределить и направить эту энергию, с целью осуществления и расширения производства и обмена ЦКП.