Организация
Организовать – значит создать определенную структуру. Чтобы организация могла достичь своей цели, необходимо преобразовать в структуру множество элементов, в том числе работу, т. е. конкретные задачи организации (строительство домов, сборку радиоприемников, страхование жизни и т. д.). Промышленная революция началась именно с осознания того, что организация работы определенным образом позволяет группе работников добиться гораздо больших результатов, чем результаты, которых они достигнут без нее.
Поскольку любую работу в организации выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять конкретные задачи в организации, в том числе управленческие. Менеджер помогает людям выполнять порученные задания, предоставляя им соответствующие полномочия или права использовать ресурсы организации. Работники при этом берут на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей, т. е. формально дают согласие на то, что они будут подотчетны своему менеджеру. Как вы узнаете, делегирование полномочий – это мощный инструмент, с помощью которого менеджеры добиваются выполнения работы другими людьми. Концепцию систематической организации работы и персонала можно расширить вплоть до создания организационной структуры в целом (этот вопрос мы обсудим далее).
Мотивация
Менеджер должен помнить, что самые лучшие план и структура организации бессмысленны, если кто-то в организации не выполняет фактическую работу. Задача функции мотивации именно в том, чтобы все члены организации выполняли свои обязанности в соответствии с имеющимся планом.
Менеджеры всегда, сознательно либо несознательно, старались мотивировать подчиненных. В давние времена это делалось, в основном, кнутом и угрозами, в редких – случаях путем ценных вознаграждений. С конца XVIII и почти до середины XX века считалось, что люди обязательно будут работать лучше, если будут иметь возможность больше заработать. К мотивации относились, как к простой задаче, сводящейся к предложению соответствующего денежного вознаграждения за прилагаемые усилия.
Исследования бихевиористов продемонстрировали несостоятельность такого чисто экономического подхода. Менеджеры узнали, что мотивация, т. е. создание внутреннего стимула к действиям, является результатом сложной совокупности постоянно меняющихся потребностей. Сегодня мы знаем, что для эффективной мотивации работников менеджер должен определить их истинные потребности и обеспечить их возможностью удовлетворять эти потребности благодаря хорошей работе.
Контроль
Почти все, что делает менеджер, связано с будущим. Он планирует достичь цели в конкретный момент дня, недели, месяца, года или в более отдаленном будущем. За этот период многое может пойти не так, как надо. Работники могут отказаться выполнять свои обязанности в соответствии с планом; могут появиться новые законы, запрещающие выбранный менеджментом подход; на рынок может выйти новый сильный конкурент или просто кто-то из сотрудников, выполняя свои обязанности, совершит серьезную ошибку.
Все это становится причиной отклонения организации от ранее запланированного курса. И если менеджеры не могут выявить и откорректировать такое отклонение прежде, чем организации будет нанесен серьезный ущерб, то достижение ею целей и, возможно, само ее выживание будет поставлено под угрозу.
Контроль – это процесс обеспечения фактического достижения организацией намеченных целей. Именно поэтому на рис. 2.2 вы видите стрелку, идущую от функции контроля к функции планирования. Различают три аспекта управленческого контроля. Первый – установление стандартов, т. е. точное определение целей, которые должны быть достигнуты за конкретный период времени. Эта деятельность базируется на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект – это оценка результатов, фактически достигнутых за указанный период, и сравнение этих показателей с ожидаемыми. Если обе эти фазы пройдены правильно, то менеджер знает не только о наличии проблемы, но и об ее источнике. Это необходимо для успешного прохождения третьей фазы, которая заключается в принятии мер, необходимых для исправления серьезных отклонений от первоначального плана.