Свод знаний по управлению проектами (PMBOK® Guide)
Институт управления проектами (PMI) определил минимальный свод знаний, которыми должен обладать эффективный руководитель проектов. Как уже было отмечено, РМBOK® Guide выделил пять групп процессов наряду с десятью областями знаний, речь о которых пойдет далее. Если хотите увидеть весь этот материал, можете обратиться к сайту Института управления проектами www.pmi.org/.
Процесс – это способ совершения того или иного действия. PMBOK® Guide идентифицирует пять групп процессов, которые применяются в управлении проектами. Хотя некоторые из них на определенных фазах проекта иногда доминируют, все они могут быть задействованы в любое время. Однако если говорить в общем, они используются в той последовательности, в которой развивается проект. То есть сначала осуществляются процессы инициации проекта, затем процессы планирования, исполнения и т. д. Если проект сбивается с намеченного пути, в действие вступает его перепланирование; если же оказывается под серьезной угрозой, может возникнуть необходимость вернуть его на этап инициации для повторного запуска.
Инициация
После того как принято решение о реализации проекта, он должен быть инициирован, то есть запущен. С этим связан ряд действий. Одно из них – создание спонсором проекта устава, в котором сформулировано, что следует сделать для удовлетворения требований заказчиков проекта. Это достаточно формальный процесс, который в организациях часто опускается. Устав проекта используется для того, чтобы получить его авторизацию; определить руководство, систему ответственности и отчетности внутри команды проекта; установить границы его содержания. Если такой документ отсутствует, то члены команды могут неверно истолковывать то, что от них требуется, а это грозит накладками.
Планирование
Одной из главных причин неудач проектов является их плохое планирование. Это я еще деликатно выражаюсь. В большинстве случаев проблемы возникают из-за полного отсутствия планирования проектов! Команда просто пытается «поймать ветер в паруса» и сделать работу без всяких планов. Как я уже подчеркивал, многие ориентированы исключительно на решение задач и считают планирование пустой тратой времени, поэтому и несутся вперед сломя голову. Когда речь пойдет о контроле за продвижением проекта, мы увидим: неудача планирования означает, что такого контроля по ходу реализации проекта вообще не будет. Мы просто обманываем себя.
Исполнение
В процессах исполнения проекта существуют два аспекта. Первый – это выполнение работы, которая должна быть сделана для создания предусмотренного проектом продукта. Эта сторона исполнения проекта называется технической. Обратите внимание, что слово «продукт» понимается в очень широком смысле. Продуктом может быть конкретный материальный кусок металла или здание. А может быть и программное обеспечение, и услуга. Это может быть и результат: например, если техническое обслуживание автомобиля состоит в замене масла или перестановке резины. В таких проектах нет осязаемых материальных составляющих, но может быть результат, которого надо достичь, и, если работу не осуществить правильно, машина сломается.
Второй аспект – это собственно управление выполнением проектом. Оно включает в себя выдачу заданий, так называемую авторизацию работ. Вы должны подойти к сотруднику и сказать ему: «Делай эту задачу и сдай мне результат через неделю». Или провести совещание и совместно с участниками команды договориться, кто что сделает в ближайшую неделю. Управление предполагает контроль исполнения поставленных задач и качества, а также реагирование на изменение, если что-то пошло не так.
Исполнение также имеет отношение к плану проекта. Поразительно, но нередко команды затрачивают огромные усилия на выработку плана, а потом бросают его сразу же, как только сталкиваются с первой трудностью. После этого они уже не в состоянии контролировать свою работу, потому что без плана нет контроля. Решением может быть либо коррекция для возвращения на курс, обозначенный первоначальным планом, либо пересмотр плана, чтобы определить нынешнюю точку проекта и начать движение уже от нее.