СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ ПИСЬМА
Первое - это "шапка", т.е. то, что уже отпечатано в верхней части бланка - данные вашей фирмы (если вы, конечно, пишете от ее лица;
а если от себя лично, то можете обойтись без "шапки").
MAGATON/S Department Store
12745 Bulset Strip
Los Angeles, California 941474
Второе - это- дата (например, December 21, 1996), которая ставится несколькими строчками ниже "шапки" (ее, впрочем, ставят иногда сверху).
Третье - это внутренний адрес. Хотя адрес вашего партнера уже есть на конверте, тем не менее он обязательно указывается и в письме. Точнее, перед письмом после даты:
Cetrum Collection Agency
4376 Hollywood Boulevard.
Los Angeles, California 947651
Четвертое - это приветствие. "Dear Sir" - если вы не знаете, кто будет читать ваше письмо там, куда вы его посылаете; обращение "Gentlemen/Gentlemen and Ladies" приемлемо лишь в тех случаях, когда ваше.письмо носит уж совсем дипломатически-официальный характер, а в нашем случае это не годится.
Пятое - это сам текст.
Шестое - это подпись. Сюда входят: пара теплых слов Sincerely Yours, Truly Yours, Faithfully Yours, Best Regards, ваши имя и фамилия плюс должность: Sergey Ivanov, the Executive Director. В подписи, как это ни парадоксально, главное - ваша роспись. Да-да! Если мы доверяем только разным гербовым печатям, то на Западе самое важное - подписаться под всем тем, что было написано выше. Ваш автограф и ваши краткие данные, телефон или некий адрес у них ценятся повыше всех наших печатей, за которыми часто не видно самого человека.
И, наконец, седьмое - это инициалы того, кто это письмо отправлял и писал: MG/vr. Прописные буквы - это ваши инициалы, а вторые две буквочки, строчные,- это инициалы, к примеру, вашей секретарши, которая набирала текст. Вместо "дэш", что идет после ваших инициалов, можно ставить и двоеточие: MG:vr, это большого значения не имеет. Седьмой пункт кому-то покажется не особо существенным, но для щепетильного американского бизнесмена тем не менее он является важным. Это дань уважения - напомнить, кто работал над составлением документа.
Я обещал рассказать, когда можно и нужно писать письма от руки. Видите, не забыл. В принципе от руки можно писать всегда, если у вас черный стержень. При этом вы должны писать разборчиво, печатными буквами. Последнее особенно важно, когда вы пишете от себя лично. Тогда ваше письмо получается более интимным, более доверительным, что ли. Вы демонстрируете этим, что повод, по которому вы пишете, вас волнует. Это особенно важно учитывать, если вы - студент из малообеспеченной семьи или, к примеру, чернобылец и у вас есть шанс поехать на стажировку, принять участие в благотворительной акции или просто отдохнуть в молодежном лагере. Тогда ваш "Reference" даже желательно писать от руки примерно в таком духе:
Dear Sir,
I would be very very grateful to your company if I only could use such a wonderful chance to have study practice in the USA where I might have improved my English and met new friends…
Такое послание выглядит более сердечным и заинтересованным, чем, к примеру, напечатанное на лазерном принтере и рисующее в воображении, скорее, преуспевающего молодого референта, чем нуждающегося в помощи бедного студента. Но не забывайте, что все каноны и форма построения делового письма '- «шапка», дата, приветствие, сам текст и подпись - сохраняются. Также учтите, что в английском языке уже давно не употребляется так, как в русском, пропись с различными выкрутасами, завиточками и наклоном в правую сторону. На Западе все больше пишут прямо, печатно, без наклона, а если и с наклоном, то в левую сторону. Пропись с правым наклоном тем не менее существует. Ее используют в каких-либо особых, торжественных случаях: при поздравлениях с юбилеем, свадьбой или с наградой английской королевы…