А теперь сравните две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант отличается от первого.
Dear Mr Fergusson,
With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.
I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.
For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached please find a list of said dealers.
Hoping you understand.
Yours truly…
Ошибка этого варианта в том, что употребляются слова "said" (здесь: "упомянутые") и "same" ("его же"), которых вообще нужно избегать, а вместо "deem" лучше писать "believe". Причастные обороты looking forward to your early reply, hoping to hear from you soon,. thanking you for your interest НЕЛЬЗЯ использовать в концовке письма. Пишите законченные предложения:
Dear Mr Fergusson,
We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.
As a manufacturer we sincerely appreciate your interest in Nashito. products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.
Sincerely yours…
Согласитесь, второй вариант и понятнее, и в то же время вежливее. Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу. Никогда не обвиняйте своего клиента, используя выражения типа: "your error/your failure". Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет выглядеть слишком уж агрессивно. Вот более дипломатичный подход:
Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения, и тогда даже бандиту с большой дороги будет приятно вести с вами дела. (Шутка.)
Любое светское письмо станет теплее, если вы напишете обычное "please" или "thank you". Вместо We have received your order лучше написать
Вторая версия нашего письма более удачна еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость - это, по большому счету, оружие, и надо уметь им пользоваться.
Ваше письмо должно быть в первую очередь ориентировано на клиента. К примеру, Please accept our apologies for delay является просто вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvienced by the delay дает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.
Конечно, это не значит, что следует избегать местоимений "I" и "we", но уж если вы их употребляете, то учтите следующее:
пишите "1" - когда говорите от себя лично, a "we" - когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения "our company" - все это звучит несколько напыщенно, как если бы отправитель вместо "я" постоянно называл себя полным именем…