Текст можно разбивать на несколько абзацев до тех пор, пока не будет нажата клавиша TAB, переводящая курсор в исходную позицию следующего поля, – продолжается ввод текста в одно и то же поле.
Форматируются текстовые поля точно так же, как и обычный текст (если, конечно, форма не заблокирована).
Текстовое поле обладает такими настраиваемыми параметрами, как:
1) тип поля. Этот параметр устанавливает тип данных, которые вводятся в поле. Текстовое поле позволяет использовать следующие типы данных:
а) обычный текст. Обычный текст, используемый в документе;
б) число. Установка этого типа позволяет вводить только числовые символы. Если же пользователь продолжает упорно вводить какие-то другие символы, то значение поля становится равным нулю;
в) дату. Установка этого типа позволяет вводить только дату или время, причем обязательно в правильном формате, т. е. в том, который задан в установках операционной системы (панель управления, «Язык и региональные стандарты»);
2) два дополнительных типа, существующих для облегчения труда пользователя. Это «Текущая дата» и «Текущее время». Текущая дата автоматически проставляет текущую дату при открытии документа, а текущее время делает то же самое с текущим временем;
3) тип данных «Вычисления», производящий вычисления в соответствии с уравнением, помещенным в поле «Текст по умолчанию».
«Текст по умолчанию» – это то, что отображается в текстовом поле в качестве начального значения. Вместо него пользователь может ввести любое другое значение, кроме тех случаев, когда в текстовом поле установлен тип «Текущая дата» или «Текущее время». Если же выбран тип «Вычисление», то это поле изменяет свое обозначение на «Выражение», и в начале его появляется знак «=» – отсюда начинается уравнение;
4) параметр «Максимальная длина», устанавливающий предельное значение количества символов, которые можно вводить в текстовое поле. По умолчанию это значение равно 32 767. Кроме того, можно установить в текстовом поле значение «Без ограничений»;
5) формат текста. Этот параметр определяет формат поля, он зависит от параметра «Тип текста». Если выбран «Обычный текст», то параметр «Формат» может задавать различные регистры (прописные буквы или строчные). Если же выбран тип «Число» или «Вычисление», то формат ограничен числовыми форматами. Для типов «Время» или «Даты» формат ограничен форматами представления даты и времени.
Еще один элемент настройки полей формы, на который обязательно следует обратить здесь внимание, – это «Справка».
Поля формы Word снабжены даже не одним, а двумя типами справки. Первый из них – это справка, текст которой отображается в строке состояния; а второй – это текст, который появляется после нажатия кнопки F1.
Для ввода текста справки нужно нажать кнопку «Текст справки» в окне «Параметры поля». В открывшемся после этого окне «Текст справки для формы» есть две закладки: «Текст справки в строке состояния» и «Клавиша F1». На этих закладках есть три опции: «Нет» (нет никакого текста); «Элемент автотекста» (отображается элемент автотекста из раскрывающегося списка, например, «Берегите себя» или «Большое спасибо») и «Текст справки». Когда включена последняя опция, то выводится текст, помещенный в расположенное ниже окно. В окне текста справки для строки состояния помещается до 83 символов, а в окне текста F1 – до 255.
Справки могут совмещаться (например, для строки состояния – краткое указание, а для F1 – подробное).
Формы Word могут использоваться для автоматического выполнения вычислений при вводе данных. Для этого в текстовом поле формы существует тип «Вычисление». Настройка вычислений производится следующим образом: для того чтобы форма автоматически вычисляла сумму введенных чисел, следует сначала ввести текстовое поле для первого слагаемого и задать в нем тип «Число», выставив флажок на опции «Вычислять при входе»; затем проделать ту же операцию для второго и последующих слагаемых. Когда, наконец, все слагаемые заданы, нужно ввести поле для суммы (поле-сумматор), в котором тип текста задается как «Вычисление» и указывается такая, например, формула для трех слагаемых:
«= Слагаемое 1 + Слагаемое 2 + Слагаемое 3».
Здесь «Слагаемое #» – это имя закладки, которой автоматически помечается вводимое поле. Имя закладки можно установить в области «Параметры поля». Первое поле этой области так и называется – «Закладка». Оно и содержит имя закладки. Нужное имя («Слагаемое #») вводится в это поле пользователем.
Вместо длинной формулы «A + B + C» можно использовать функцию.
Все поля Word имеют коды, что позволяет делать вставку полей в уже существующие поля. Коды – это специальные зарезервированные (т. е. заложенные в программу разработчиками) фразы (команды), которые приказывают Word безусловно выполнять те или иные определенные действия.
Часть кодов является функциями, с помощью которых пользователь может производить в Word математические вычисления – не так много и не так легко, как в Excel, но все же.
Одна из таких функций – функция суммирования SUM (), которая выполняет сложение чисел в обозначенных закладками полях. В формулу, использующую эту функцию, вставляются имена закладок, обозначающих содержащие нужные числа поля.
Например, приведенная выше формула суммы с использованием функции SUM будет выглядеть так:
«= SUM (Слагаемое 1; Слагаемое 2; Слагаемое 3)».
И, наконец, о том, как сделать свою форму доступной для печати.
Здесь все в общем-то так же, как и с обычными документами Word, за исключением нескольких проблем.
Прежде всего печатная форма предъявляет повышенные требования к макету документа (окну «Параметры страницы» меню «Файл», вкладкам «Поля», «Размер бумаги», «Источник бумаги», последнее поле в правочной системе Word и Windows XP нередко называется «Макет»).
Макет должен быть жестким, т. е. не изменяться в зависимости от вводимого текста. Размер шрифта лучше всего – 12 или 10, так как это высота букв пишущей машинки. Следует избегать использования символа подчеркивания, так как здесь возникают проблемы с разделительными линиями.
Вообще, все линии и прочие фигуры лучше всего делать с помощью панели «Рисование». Для того чтобы элемент формы располагался точно в нужном месте и никуда не «уезжал», следует поместить его в рамку. Для обозначения флажков на форме можно использовать настройки списка Word, в которых легко подобрать соответствующий символ.
Кроме «стандартных» форм, т. е. форм бланков и форм с вычислениями, еще очень популярны так называемые вопросно-ответные формы.
Вопросно-ответная форма – это интерактивная анкета, в которой вопросы выводятся в специальном окне, в котором также есть область для ввода ответа. Окно первого вопроса выводится сразу после создания документа, затем выводятся окна всех остальных вопросов. После того как пользователь ввел в окна всех вопросов текст всех ответов (или отказался от ввода текста, нажав кнопку «Отмена»), программа отображает документ в законченном виде, т. е. показывает все вопросы и все ответы, помещая тексты ответов на отведенные для этого при создании формы места.
Вопросно-ответная форма создается с помощью кодов полей.
Сначала следует создать шаблон, в котором будет выделено место под элементы вопросно-ответной формы, т. е. выделено место для вопросов (помещен текст вопросов) и выделено место для ответов (обозначено такой, например, фразой: «Ответ на вопрос №...»). Таким образом, обычный шаблон выступает в качестве заготовки для вопросно-ответной формы.
После того как шаблон готов и место под вопросы и ответы в нем выделено, начинается собственно вставка полей. Для этого используется команда «Поле» из меню «Вставка». После обращения к этой команде открывается окно «Поле», в котором есть раскрывающийся список «Категории». В этом списке надо выбрать позицию «Слияние». Затем в другом списке – списке «Поля» – надо выбрать поле «Fill In». Затем в строку «Приглашение» области «Свойства поля» надо ввести текст вопроса. Вопрос готов. Теперь если создать документ на основе этого шаблона (шаблона вопросно-ответной формы), то Word выведет окно с текстом вопроса, который был введен в строке «Приглашение». Под этим текстом будет расположена область для ввода текста ответа. Если заполняющий форму пользователь не захочет отвечать на вопрос, то он может пропустить его, нажав клавишу «Отмена». Разработчик формы может вставить в форму ответ по умолчанию. Текст ответа по умолчанию выводится в окне вопроса в области, отведенной для ввода текста ответа. Если заполняющий форму пользователь согласен с этим вариантом ответа, то он может принять его, нажав кнопку «ОК», если нет, то оно может ввести вместо него свой вариант ответа или отказаться отвечать, нажав кнопку «Отмена».