Скорее всего жизненных целей у вас несколько. Если не хотите впустую тратить время (а это непременно произойдет, если вы будете разрываться между достижением сразу нескольких целей), необходимо расставить приоритеты. После того как вы определите основные цели, но прежде, чем приступите к планированию, проведите «инвентаризацию» своего времени. Вспомните, на что вы тратите свое рабочее время.
Не стоит полагаться на память – записывайте! Ведь наше восприятие времени весьма субъективно: двадцатиминутное совещание может показаться вечностью, в то время как получасовой телефонный разговор с другом пролетит как несколько минут.
Некоторые люди постоянно ведут учет своего времени, расписывая свой день буквально по минутам, и строго следуют намеченному плану.
Иногда такой подход становится источником напряжения и несет больше вреда, чем пользы, – во всем нужна мера!
Составьте таблицу из двух граф: «Вид деятельности» и «Затраченное время». Заносите в нее дела, которыми вы занимались в течение дня, и затраченное на них время с точностью до 10 минут. Делайте это в течение одной недели и постоянно анализируйте записи.
Подумайте, какие вопросы можно решать только самостоятельно, а какие передать подчиненным.
Теперь начинайте планировать.
Вы можете просто составить список задач по степени важности на данный момент и вычеркивать по мере выполнения.
Вносите в список только те дела, которые действительно требуют вашего внимания.
Помните правило: 80 % успеха приносит реализация 20 % дел, т. е. максимальный процент успеха вам принесет выполнение 2 дел из 10.
Не поддавайтесь соблазну выполнить сначала дела, требующие минимальных усилий, чтобы скорее вычеркнуть их из списка.
Выбирайте наиболее продуктивное время дня для выполнения наиболее важных и сложных задач.
Менее важные дела выполняйте по мере поступления сигнала о необходимости их выполнения.
Особенность правильной организации времени состоит в том, чтобы сначала спланировать год, а потом – день. Отметьте в еженедельнике все заранее известные значимые моменты года: встречи с партнерами, регулярные совещания, годовое собрание акционеров, отраслевые выставки и конференции, личные даты.
Теперь планируйте следующую неделю. Составьте список еженедельно повторяющихся дел. Оставьте один день в неделю свободным от деловых встреч, тогда у вас будет возможность посвятить его решению внезапно возникающих срочных вопросов. Подсчитайте, сколько времени осталось в вашем распоряжении.
Возможно, что вы запланировали больше дел, чем в состоянии выполнить. В этом случае необходимо подумать о дополнительных ресурсах.
Разделите все дела на четыре категории: важные и срочные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; несрочные и неважные. Естественно, дела будут «кочевать» из одной графы в другую. Например, завтрашнее совещание на прошлой неделе относилось к графе «важное, но не срочное», а в данный момент стало «важным и срочным». Подумайте, какие дела необходимо выполнить лично, какие можно передать, а какие можно вообще отложить.
Если вам предстоит дело, по какой-либо причине неприятное для вас, например объявление об увольнении сотрудника или сообщение о задержке крупной поставки, мысленно «прокрутите» ситуацию до конца и примиритесь с результатом. Определите для себя наиболее продуктивные часы дня и сопоставьте их с вашим расписанием. Отведите время для отдыха.
Время от времени меняйте вид деятельности – работа пойдет быстрее, но не делайте этого слишком часто, иначе добьетесь обратного эффекта – слишком частое переключение тормозит работу.
При выборе дела, которым необходимо заняться в первую очередь, спросите себя: «Как в данный момент я могу потратить время с наибольшей пользой?» Это поможет расставить приоритеты.
Передача полномочий не является автоматической реакцией на перегруженность руководителя работой.
Суть делегирования – это распределение обязанностей, полномочий и ресурсов с целью достичь наивысшего результата.
Необходимым условием делегирования полномочий является доверие к людям, которые на вас работают.
Рассмотрим обязательные этапы эффективной передачи полномочий.
1. Принятие решения о передаче конкретных полномочий.
Обычно передаются полномочия по выполнению тех задач, которые:
– другие лица могут выполнить более профессионально, с меньшими затратами средств или времени;
– легко вписываются в контекст основной деятельности лица, которому вы делегируете полномочия;
– откровенно рутинные;
– способствуют профессиональному росту подчиненных.
Однако есть задания, которые никогда нельзя перепоручать – потеряете в два раза больше времени, исправляя ошибки. К ним относятся:
– планирование основного проекта;
– подбор команды исполнителей этого проекта;
– контроль за работой команды;
– стимулирование членов команды;
– оценка членов команды;
– вознаграждение членов команды.
Кроме того, нельзя делегировать обязанности, которые официальный менеджер должен выполнять согласно закону или следуя политике компании.
2. Выбор подходящего исполнителя.
Прежде всего подумайте о сотрудниках, которым необходим опыт практической деятельности. Не стоит злоупотреблять безотказностью особенно загруженных работой сотрудников.
3. Подготовка исполнителя.
Главная задача менеджера в данном случае состоит в том, чтобы научить исполнителя правильно использовать делегированные полномочия.
Стоит сделать это заранее, чтобы впоследствии вас не отвлекали многочисленными уточняющими вопросами.
4. Контроль за осуществлением делегированных полномочий.
Вы должны точно помнить, кому и какие полномочия вы передали, а также контролировать выполнение поставленных задач и соблюдение установленных временных рамок.
Грамотное делегирование полномочий высвобождает огромные временные ресурсы, поэтому менеджеру совершенно необходимо овладеть этим организационным инструментом.
Осознание того факта, что неумолимое время все-таки можно обуздать с помощью самоорганизации, помогает человеку удержаться на плаву, лавируя в таких порой неспокойных водах «реки времени».
Глава 2. Биологические часы
Особенность восприятия времени зависит от многих факторов. Прежде всего необходимо отметить, что субъективный аспект ощущения времени напрямую связан с особенностями организма человека.
Биологические часы по-разному «сигнализируют» о течении времени. Вспомним, например, ощущение времени в детском возрасте.
Время течет медленно, дни за днями, недели за неделями, и так хочется, чтобы скорее наступил Новый год. С большим нетерпением дети ждут своего дня рождения.
Ведь они стремятся скорее повзрослеть, пойти в школу, войти во взрослый мир, где тебе никто не будет говорить, что ты еще маленький, что этого нельзя, того нельзя и вообще пора идти спать.
Ребенок подрастает, наступает важный момент – долгожданное Первое сентября. И малыш считает, что он стал большим, его называют этим гордым словом – школьник. Кажется, что время начинает идти немножечко быстрее.
Однако все равно тот заветный момент, когда малыш станет выпускником, кажется таким далеким, что до наступления его пройдет еще много-много времени.
Наконец, проходят десять лет учебы в школе. В этот момент впервые можно услышать, что про годы говорят, будто бы они «пролетели». Течение времени становится стремительным, и чем дальше, тем быстрее. Однако вспомним ощущение времени в течение школьных лет. О том, что годы летят, мы говорим лишь в старших классах, в более раннем возрасте кажется, что время течет замедленно. Это говорит о том, что время «убыстряется» постепенно, по мере взросления человека.