4. Аренда жилья
4.1. Аренда квартир для проживания командированных работников
Организации, которые часто направляют своих сотрудников в командировки, несут значительные расходы на оплату услуг гостиниц. Для оптимизации таких затрат организация может приобрести или арендовать для проживания квартиры в городах, куда она командирует работников на постоянной основе. До заключения договора аренды квартиры организация должна рассчитать, действительно ли в данном случае уменьшатся расходы на проживание командированных сотрудников, и только после этого принимать конкретное решение.
Юридическое лицо, получившее жилое помещение от собственника в пользование на основании договора аренды, вправе использовать его только для проживания граждан (п. 2 ст. 671 ГК РФ). Если хотя бы одной из сторон договора аренды является юридическое лицо, договор независимо от срока его действия должен быть заключен в письменной форме. Договор аренды квартиры на срок не менее года подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации (ст. 609 и 651 ГК РФ).
Для подтверждения существования арендных правоотношений достаточно договора аренды и акта приема-передачи арендуемой квартиры, то есть нет необходимости ежемесячно составлять акты сдачи-приемки услуг по аренде. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742.
Действующее законодательство не содержит требования об оформлении организационно-распорядительных документов при принятии решения об аренде квартиры для командированных сотрудников. Но такие документы будут нелишними и позволят в случае необходимости доказать производственный характер расходов.
Пример.
Работники организации, расположенной в Калуге, часто бывают в командировках в Москве. Согласно справке бухгалтерии расходы организации на проживание сотрудников в московской гостинице за последние 6 месяцев в среднем составляли 30 000 руб. в месяц. Организация имеет возможность арендовать в Москве квартиру за 17 500 руб. в месяц.
Финансовый отдел организации разработал план снижения расходов, в котором, в частности, содержится предложение снимать квартиру в Москве для проживания командированных сотрудников. Руководитель организации принял решение арендовать с 1 июля 2008 года квартиру для вышеуказанных целей, которое было оформлено приказом.
Налоговый учет арендных платежей и коммунальных расходов. В подпункте 12 п. 1 ст. 264 НК РФ предусмотрена возможность включения в состав расходов на командировки такого вида затрат, как расходы на наем жилого помещения.
Затраты по аренде квартиры могут быть включены в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, только на основании документов, косвенно подтверждающих факт проживания в ней командированных работников. Это приказ о командировке, командировочное удостоверение, проездные документы до места командировки, отчет о выполненной работе в соответствии с договором и т.д.
Расходы по аренде квартиры принимаются к налоговому учету в той доле, в которой данное помещение использовалось для проживания командированных работников. Согласно письму Минфина России от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58 оплата жилья за время, когда квартира пустовала, экономически неоправданна и не может быть признана расходом для целей налогообложения прибыли.
В соответствии с письмом Минфина России от 07.12.2005 № 03-03-04/1/416 если в договоре аренды предусмотрено возмещение данных расходов, арендатор вправе их учесть в целях налогообложения прибыли, но только при условии наличия счетов арендодателя, которые составлены на основании аналогичных документов, выставленных снабжающими организациями. Расходы на коммунальные платежи принимаются к налоговому учету также пропорционально времени проживания в арендованной квартире.
Обложение налогом на доходы физических лиц. Если организация-арендатор заключила договор с арендодателем – физическим лицом, она признается налоговым агентом и обязана исчислять, удерживать и перечислять в бюджет налог на доходы физических лиц с сумм арендной платы (ст. 226 НК РФ), так как доходы физических лиц, полученные от сдачи в аренду имущества, являются объектом обложения этим налогом (подпункт 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Согласно п. 1 ст. 224 НК РФ такие доходы облагаются по налоговой ставке 13 %. К этим доходам могут применяться налоговые вычеты, предусмотренные в ст. 218—221 НК РФ. Налоговый агент может применить при исчислении налога с доходов от предоставления имущества в аренду стандартные налоговые вычеты, основанием для которых является письменное заявление арендодателя-налогоплательщика и документы, подтверждающие его право на этот вычет (п. 3 ст. 218 НК РФ). Если организация арендует имущество у работника, работодатель может предоставить ему имущественный налоговый вычет, предусмотренный подпунктом 2 п. 1 ст. 220 НК РФ. Налоговый вычет применяется ко всем доходам, облагаемым по налоговой ставке 13 %, при условии соблюдения всех необходимых условий для его предоставления. Иные виды налоговых вычетов (социальный или имущественный, установленный подпунктом 1 п. 1 ст. 220 НК РФ) могут быть получены арендодателем-налогоплательщиком только при подаче налоговой декларации в налоговый орган по окончании налогового периода (п. 2 ст. 219 и п. 2 ст. 220 НК РФ).