Расстановка приоритетов выполняется в несколько этапов и позволяет вам сделать больше, чем это удается окружающим. Прежде всего, у вас должно войти в привычку составлять список дел и задач, стоящих перед вами, прежде чем вы начнете их выполнять. Сама работа по составлению этого списка повысит вашу производительность не менее чем на 25 процентов.
Такими списками пользуются все лучшие профессионалы. Как вы не идете в супермаркет без списка покупок, так вы не должны начинать рабочий день без письменного перечня предстоящих дел.
Списки бывают нескольких видов. Первый из них — общий — составляет основу вашей программы управления временем. Это список всего того, что, как вы думаете, вам придется сделать в обозримом будущем. Когда на горизонте появляются новые задачи, добавляйте их в свой список, чтобы не забыть о них. Этот список может содержать сотни пунктов, причем выполнение некоторых из них может относиться к достаточно отдаленному будущему.
Второй список — месячный — включает основные задачи, которые вы должны выполнить в течение ближайшего месяца. Он обобщает все ваши служебные обязанности, проекты и может включать также кое-что из вашего списка долгосрочных целей.
Третий список, который вам нужен, — недельный. Это уточненный и более подробный вариант месячного списка, содержащий те пункты, которые вы хотите выполнить в течение недели.
Последний список, являющийся ключом к максимальной производительности труда, — суточный. Это полная программа предстоящего дня, с утра до вечера. В точности следуя этому распорядку, вы гарантируете, что сделаете все самые важные дела в установленные сроки.
Каждый новый день, каждую неделю, каждый месяц начинайте с составления списков. Переносите на бумагу все, что приходит в голову. Думайте на бумаге. Все самые продуктивные люди думают с ручкой в руках.
Каждый рабочий день планируйте заранее. Составляйте план так, словно этот день — самый важный в вашей жизни, и каждая минута чрезвычайно дорога вам. Не повторяйте ошибки тех, кто предпочитает начинать день с дел, которые кажутся приятными или самыми легкими. Думайте, прежде чем действовать. А потом действуйте с максимальной эффективностью.
Продуктивность деятельности предприятия оценивается по отдаче от вложенного капитала. Личную эффективность можно оценивать примерно так же: по отдаче от вложенного времени. Те награды, которые вы получаете в жизни, отражают отдачу от минут и часов, которые вы вкладываете в свой успех. И вашей целью должно быть получение максимальной отдачи от всего, что вы делаете.
Составляйте список на будущий день, предпочтительно накануне вечером. Это позволит вашему подсознанию проделать некоторую работу ночью, пока вы спите. Расставьте приоритеты. Определите порядок, в каком вы будете работать над вашими задачами в соответствии с их значимостью и приближенностью к вашим целям.
Управление временем — это процесс определения последовательности событий в вашей жизни. Оно опирается на вашу способность решить, что вы будете делать в первую очередь, что во вторую, а чего не собираетесь делать вовсе. Выбирая или меняя последовательность событий, вы контролируете весь ход вашей жизни.
Может быть, самой популярной техникой расстановки приоритетов является „правило 20/80". В соответствии с этим правилом, 80 процентов суммарной ценности любого списка дел содержится в 20 процентах пунктов этого списка. Бывает, что 90 процентов ценности содержится в 10 процентах пунктов. Это значит, что одна из десяти задач по важности равна девяти остальным. Ваша продуктивность во многом определяется умением выбрать задачи, относящиеся к этим 20 процентам.
Никогда не поддавайтесь искушению расправиться сначала с мелкими вопросами. Выбрав те 20 процентов задач, которые принесут вам наиболее ценные результаты, начинайте с самой главной из них. Если вы поддадитесь идее избавиться вначале от мелочей, эти мелочи будут постоянно накапливаться. Начав день с малозначительных вопросов, в конце дня вы обнаружите, что все еще работаете над малозначительными вопросами, а большие и важные дела ждут своей очереди.