Приоритетность той или иной задачи определяется потенциальными последствиями ее выполнения. Дело, имеющее значительные последствия для вашей жизни или работы, должно считаться важным. Соответственно, дело, почти никак не сказывающееся на вашей жизни, следует отнести к маловажным.
Высокий уровень приоритета имеют задачи, важные для вашей компании или для потребителей, поскольку их выполнение или невыполнение может повлечь очень серьезные последствия. По той же причине высочайший уровень приоритета имеют вопросы вашего личного развития. Когда вы укрепляете свой профессиональный уровень и качество характера, это может иметь исключительно важные долгосрочные последствия.
С другой стороны, такие пункты вашего распорядка дня, как „выпить кофе с коллегами" или „пообедать" не имеют вообще никаких последствий. Вы можете пить кофе и ходить обедать 40 лет—это никак не отразится ни на вашей производительности труда, ни на ваших доходах, разве только уменьшит и то, и другое.
Прежде чем начинать какое-либо дело, всегда думайте о потенциальных последствиях. Что произойдет, если вы сделаете или не сделаете то-то и то-то? Здесь исключительно полезным может оказаться метод "АБВГД"
На своем суточном списке дел напротив каждого пункта напишите одну из букв А, Б, В, Г или Д.
Буквой А помечаются задачи, которые вы обязаны выполнить. Их невыполнение может повлечь очень серьезные для вашей жизни и карьеры последствия. Они имеют наивысший приоритет. Пометьте буквой А все пункты из вашего списка, которые вы обязаны сделать, причем сделать хорошо и побыстрее.
Если таких задач несколько, пометьте их двойными индексами (А-1, А-2, А-3 и т. д.). Затем приступайте к задаче А-1 и работайте над ней, пока она не будет закончена.
Задачи с пометкой Б — это то, что следует сделать. Их выполнение или невыполнение влечет умеренные последствия. Кому-то вы можете доставить неприятности или хлопоты, не выполнив их, но они не столь важны, как задачи категории А. Придерживайтесь правила — никогда не браться за задачи категории Б, пока в вашем списке есть невыполненные дела, помеченные буквой А.
Категория В обозначает пункты списка, которые было бы неплохо выполнить, вроде обеденного перерыва. Это могут быть дела приятные, но не влекущие никаких последствий — ни позитивных, ни негативных. Поболтать с коллегами, почитать газету, позвонить домой по личным вопросам — все это приятные моменты, не влекущие за собой никаких долговременных последствий.
Буквой Г помечаются дела, которые вы должны перепоручить кому-то другому. Старайтесь делегировать подчиненным как можно большее число маловажных дел: напечатать письмо, позвонить по телефону, найти в архиве нужную бумагу и т.п., чтобы у вас оставалось больше времени на решение действительно серьезных вопросов. Делегирование — один из самых лучших инструментов экономии времени, и оно не ограничивается только служебными вопросами. Когда вы по дороге домой заезжаете поужинать в ресторан, вы делегируете работу по приготовлению еды, тем самым, экономя свое время.
Буква Д в формуле „АБВГД" обозначает пункты, от которых вам следует отказаться. Перестаньте заниматься делами, которые, возможно, были важны, но теперь потеряли всю свою ценность. Отказавшись от выполнения каких-то задач, вы сэкономите массу времени.
Выбирая самые нужные дела, вы одновременно выбираете и самые ненужные — те, которыми следует заниматься все меньше или не заниматься вообще.
Дело в том, что ваш график переполнен. Если вы похожи на большинство деловых людей, ваш день расписан более чем на 100 процентов. Это означает, что если вы хотите начать делать что-то новое, то должны отказаться от чего-то старого. Если вы заранее определите, какие дела вы можете полностью или частично перестать делать, вы очистите свой рабочий график от хлама, оставляя место для более ценной работы.
Каким хламом засорен ваш день? Что из того, чем вы занимаетесь, значительно уступает по важности другим делам? Это могут быть дела, которыми вы продолжаете заниматься скорее по привычке. Они, возможно, давно уже потеряли всякий смысл. Умение отойти от ненужных дел чрезвычайно благотворно скажется на ваших успехах в личной и профессиональной жизни. От чего вам следует избавиться?
Эти пять вопросов, которые вам следует постоянно задавать себе, помогут вам удерживать внимание на главных вещах и добиваться наилучших результатов. Строя свою работу вокруг ответов на эти вопросы, вы максимально реализуете свои таланты и достигаете наивысшей производительности труда. Вы должны задавать себе эти вопросы, отвечать на них и затем ежедневно действовать на основе этих ответов.