Четвертый ключ к более высокой продуктивности и эффективности — делать то, что вы умеете делать лучше всего. Когда вы занимаетесь тем делом, в котором лучше всего разбираетесь, работа не только доставляет вам больше удовольствия, но и выполняется быстрее. Вы совершаете меньше ошибок и вносите более ценный вклад.
Один из лучших приемов управления временем — стать лучшим специалистом в важнейших вопросах, которые вам приходится решать. Это ключевой фактор успеха. И вот по какой причине. Поскольку самые большие награды и признание вам обеспечивает ваша способность выполнять — и выполнять хорошо — самые главные задачи, чем лучшим специалистом вы становитесь в этих делах, тем большие награды ждут вас. Будучи мастером своего дела, вы добьетесь больших успехов.
Группируя аналогичные задачи в одну связку, вы получаете пятый ключ к высокой продуктивности. Делайте все звонки в одно время. Заполняйте все отчеты в один промежуток времени. Пишите свои письма и предложения одно за другим.
Один из лучших способов экономии времени заключен в следующем принципе: «Чем чаще вам приходится выполнять одно и то же дело, тем легче и быстрее вы выполняете его с каждым разом".
Если в первый раз вы с каким-то делом справляетесь за 10 минут, то во второй раз оно отнимает у вас уже 9 минут, в третий раз — 8 минут, в четвертый раз вы успеваете сделать его за 7 минут и т. д. Если выполнять группу аналогичных заданий сразу, вы можете потратить на это в пять раз меньше времени, чем если будете выполнять эти задания отдельно друг от друга. Это дает огромную экономию времени на протяжении рабочего дня.
Многие люди не знают о такой возможности. Они выбирают себе занятия случайным образом. Делают немножко того, немножко этого, мечутся из стороны в сторону. Таким людям не видать успеха.
Шестой ключ к высокой производительности — коллективный труд. Умение хорошо работать в команде — очень важный фактор успеха. Когда вы научитесь эффективно сотрудничать с другими людьми, когда каждый будет выполнять ту часть работы, которая лучше всего ему подходит, вы будете поражены, каких высот сможете достичь.
Во время второй мировой войны правительство США поставило задачу построить серию судов „Либерти" для перевозки грузов через Атлантику, причем строить их нужно было быстрее, чем немецкие подводные лодки успевали их топить. С этой целью в процесс производства был внедрен ряд новаций, которые используются во всем мире и по сей день. Сначала время постройки одного судна было сокращено с двух лет до 42 дней. Затем объединенными усилиями всех опытных корабелов удалось построить судно, готовое к спуску на воду, всего за четыре дня.
Одной из причин, почему удалось построить такую огромную серию кораблей в предельно короткие сроки, была группировка работ, о которой шла речь выше, и разделение труда. Это позволило коллективу чрезвычайно эффективно выполнять все задания. Вы тоже должны искать возможности применять этот принцип в своей сфере деятельности.
Седьмой ключ к повышению производительности труда — перестроить и упростить выполняемую работу.
Процедура здесь очень простая. Сначала составьте список шагов, необходимых для выполнения определенного задания. Затем изучите каждый этап и решите, так ли уж он необходим. Далее выявите те задачи, которые можно решить проще и быстрее. Определите этапы, которые можно сгруппировать с другими и передать для выполнения одному человеку. Наконец, определите те части работы, от которых следует отказаться совсем. Постоянно стремитесь к тому, чтобы сокращать время, требуемое для завершения работы в целом.
Есть очень действенная техника повышения продуктивности, которую называют „сжатие времени за счет расширения круга обязанностей". Для этого один человек должен взять на себя сразу несколько этапов работы. Это способствует существенному упрощению работы и позволяет выполнить ее намного быстрее.
Например, изучая процедуру обработки страховых полисов, исследователи обнаружили, что со времени подачи заявления о наступлении страхового случая до момента его принятия или отклонения проходит в среднем шесть недель. За эти шесть недель заявление проходит через руки примерно 24 человек, хотя время, затрачиваемое непосредственно на рассмотрение обоснованности претензий составляет в сумме 17 минут. В связи с этим было предложено изменить порядок рассмотрения заявлений, чтобы уменьшить число людей, изучающих вопрос, с 24 до двух.