Гостиницы в Саровской пустыни уже задолго до торжеств перестали справляться с прибывающими ежедневно тысячами паломников. Для богомольцев стали отводить помещения на конном дворе и в других монастырских службах, но и этого не хватало. Специально к торжествам в Саровской пустыни было построено девять временных деревянных гостиниц. Пришлось потесниться также самой монашеской братии. Монастырская больница была временно вынесена за пределы монастыря, ее помещения переоборудовали для приема гостей, освободили некоторые кельи. Купеческая гостиница была отведена для монахинь Дивеевского монастыря.
Естественно, что на место в гостиницах, даже временных, могли рассчитывать лишь богомольцы «из достаточного класса» и официальные лица. Для простых богомольцев решено было строить временные бараки. Барак представлял собой деревянное дощатое сооружение 30 метров в длину и семь в ширину, внутри него были установлены трехъярусные нары. Расчетная вместимость такого барака составляла 250 человек, но если потесниться, то влезали и все пятьсот. Такие бараки были установлены на пути основных потоков пеших богомольцев. Несколько бараков было построено возле Саровской пустыни, но основная их масса была возведена на расстоянии примерно шести верст от стен монастыря в специальном богомольческом городке. (Место это до сих пор сохранило название Городки.) Бараки делились на мужские и женские. При каждой группе бараков устраивались часовни, лавки, чайные, медпункты. Интересно, что подрядчиков для строительства бараков, чайных и иных построек монастырь согласился допустить к работе бесплатно, но с условием, что лес и кирпич они будут закупать только в монастыре.
Таким образом, бараки, построенные вблизи Саровской пустыни, могли вместить 25–50 тысяч человек. В действительности же паломников пришло гораздо больше, и основная масса их ночевала в лесу и вблизи монастыря под открытым небом, благо погода в июле 1903 года в дни торжеств оказалась устойчиво ясной.
Для обеспечения порядка и безопасности участников торжеств в Сарове были собраны значительные силы полиции и регулярной армии. Количество полицейских в Сарове и ближайшей окрестности составляло около полутора тысяч человек, и была учреждена особая саровская полиция. В монастыре разместились 11-й гренадерский Фанагорийский великого князя Дмитрия Павловича полк и 1-й Донской казачий генералиссимуса князя Италийского графа Суворова-Рымникского полк. Военные прибыли заранее. Интересно, что командование казаков жаловалось на непомерно высокие цены в Сарове на овес и продовольствие. На случай поимки преступников в Саров были командированы судьи, созданы специальные «арестные» дома не только в Сарове, но и в пунктах на маршрутах следования паломников. Для организации высылки арестованных были подготовлены этапные пункты.
Особенно надежно обеспечивалась безопасность проезда и пребывания в Сарове императорской семьи. Вооруженная охрана была расставлена по всей длине железнодорожного пути от Петергофа до Арзамаса, на что потребовалось около 15 тысяч солдат. Дорога от Арзамаса до Сарова находилась под охраной казаков Собственного его величества конвоя. Для обеспечения безопасности царя и свиты была составлена следующая инструкция.
Меры, подлежащие принятию в селениях по пути высочайшего следования от г. Арзамаса в Саровскую пустынь и Дивеевский монастырь и обратно чрез с. Глухово в Арзамас
1. Все строения, жилые и холодные помещения, находящиеся на самом пути и на расстоянии десяти саженей в обе стороны от дороги, за двое суток до проезда тщательно осматриваются комиссией, состоящей из полицейского и жандармского (где таковой есть) офицера, местного сельского старосты и при участии двух понятых. Председателем комиссии является старший в чине офицер. Все строения, в которых нет особой надобности для хозяев, опечатываются комиссией за четыре часа до высочайшего проезда; печати осматриваются ею, чтобы убедиться в целости их.
Примечание. Если впоследствии хозяевам встретилась бы особая надобность войти в опечатанное строение, то это может быть сделано в присутствии той же комиссии, и после строение вновь опечатывается.
В упомянутых выше строениях после осмотра никто из посторонних лиц, к семье хозяина не принадлежащих, оставаться не может впредь до того времени, пока охрана не будет снята.