Рабочий график встреч и поездок президента В. В. Путина ведет Д. А. Медведев.
Когда существовал институт помощников, каждый из них представлял президенту предложения по своему направлению, например, концепцию развития международных отношений, предложения по порядку принятия и подготовке указов, пожелания деятелей науки и культуры, просьбы политиков о встрече с президентом. Затем, исходя из того, какие проблемы президент считал первоочередными в области экономики, политики и культуры, ответственный за график выстраивал окончательный, уточненный план работы на следующий месяц. Сегодня предложения готовят руководители ведущих управлений и заместители главы администрации.
График президента обязательно учитывает предложения МИДа относительно международных визитов и приема иностранных гостей. В МИД приходят приглашения от лидеров зарубежных стран: некоторые ждут своего часа год, а то и больше. Исходя из очередности МИД представляет список стран, которые президент должен посетить.
Кроме того, МИД информирует о датах регулярных международных встреч, заседаний «восьмерки», стран Азиатско-Тихоокеанского региона, встречах глав государств — членов ООН. Мидовский график согласуется с внутренним графиком поездок и встреч по стране, который учитывает порядок работы глав регионов.
При составлении графика учитываются даты заседаний президентских советов, Госсовета, советов по культуре, внешней политике, безопасности и т. п. В графике фиксируются все праздничные даты и торжественные мероприятия.
У ответственного за график все эти встречи и визиты сводятся воедино, и в результате появляются графики по всем направлениям внутренней и международной деятельности президента. Президент знакомится с ними, что-то помечает, поправляет, потом подписывает. После этого в администрации окончательно уточняют даты, с тем чтобы загрузка президента была более-менее равномерной.
28 декабря на стол президента ложится график его международных встреч на будущий год с точным указанием места и времени проведения всех мероприятий. Этот график выстраивается по той же схеме.
Все основные документы, которые готовят различные подразделения и управления администрации для президента, в том числе периодически составляемые аналитические записки, проходят через главу администрации. Каждый понедельник глава администрации проводит совещание со своими заместителями. На этом совещании разрабатываются общие стратегия и тактика в решении насущных проблем, которые заместители главы администрации доводят до сведения начальников управлений. Те, в свою очередь, информируют своих сотрудников о поставленных перед ними задачах. Начальники управлений ведут всю рутинную работу и отвечают за деятельность своих сотрудников, которые должны вовремя отчитываться перед ними о выполненном задании.
К примеру, из региона пошел поток писем с жалобами или оттуда приехала бригада, изучавшая положение дел на месте, и привезла материалы, свидетельствующие о серьезных социальных, хозяйственных или экономических проблемах. Территориальщики на основании этих материалов готовят аналитическую записку, которую передают главе администрации, а в понедельник, на очередном совещании, принимается решение: по этим вопросам доложить президенту.
В ходе обсуждения у главы администрации мнения могут сильно расходиться. В таком случае президенту докладывается и коллективное мнение, и особое, чтобы не допустить ошибки.
Что касается текущих дел, то еще при М. С. Горбачеве был заведен порядок, сохранившийся до наших дней. Утром завсекретариатом кладет на стол президенту несколько папок разного цвета. В одной лежат письма, жалобы, предложения. В другой — проекты указов, в третьей — проекты распоряжений, в остальных — аналитические записки, документы к рассмотрению и т. д. Президент начинает свой рабочий день с этих папок. Завсекретариатом или один из помощников при этом присутствует и докладывает президенту по каждому документу. Президент читает, пишет резолюции, и бумаги получают ход. Завсекретариатом фиксирует их движение и осуществляет контроль за выполнением распоряжений президента.
Каждый заместитель главы администрации в течение месяца-полутора бывает у президента без главы администрации, докладывает по своим вопросам. Это особенно важно, когда готовятся мероприятия, связанные с визитами, проведением встреч «восьмерки». В таких случаях президент назначает день и час встречи, выслушивает, делает замечания. Потом, с учетом замечаний президента, готовятся материалы, окончательная редакция текста выступления, который «причесывают» спичрайтеры, не могущие знать всех нюансов, зато делающие литературную обработку выступления и привносящие в него эмоции, чтобы оно лучше воспринималось и запомнилось. Если при подготовке текста возникают разногласия в оценках, об этом обязательно докладывают президенту, который выслушивает одну и другую стороны и принимает окончательное решение.