Президент осуществляет общее руководство своей администрацией, непосредственно управляет работой ее глава — руководитель администрации. У него есть один первый заместитель и восемь заместителей, некоторые из них возглавляют самостоятельные подразделения — управления.
Высокопоставленными должностными лицами администрации являются также пресс-секретарь, руководитель протокола, помощники и советники главы государства, а также его полномочные представители в органах государственной власти, уполномоченный при Европейском суде по правам человека, руководители подразделений администрации. Полномочные представители президента в федеральных округах также входят в состав администрации и подчинены ее руководителю. В состав администрации входят референтура президента, его канцелярия и аппарат Совета безопасности. Сегодня в президентской администрации насчитывается около двух тысяч государственных служащих.
В последние годы в политическом лексиконе часто стали использовать понятие «команда». В особом ходу термин «президентская команда», что в глазах одних обозначает группу ближайших помощников, а в глазах других — соратников главы государства. Кто-то пытается делить людей вокруг президента на группы и кланы, в то время как в действительности весь его аппарат — это одна большая команда, то есть это коллектив единомышленников, сплоченных вокруг лидера, аккумулирующих его политическую волю. Вокруг же администрации, как и вокруг президента, всегда много политиков, государственных чиновников различных ведомств, которые участвуют в широком политическом процессе и государственном строительстве. Это политическая элита, которая, кстати сказать, постоянно обновляется.
На протяжении пяти лет вся «статусная» интеллигенция поддерживала Горбачева, вокруг него формировались мощные интеллектуальные центры, что было для него весьма важно. Зато его «командой» до определенного момента были лишь члены и кандидаты в члены Политбюро и секретари ЦК. Став президентом, Михаил Сергеевич начал выстраивать структуру своего аппарата. Спортивно-командного духа в его аппарате не было, и дело не столько в том, что все были разными, а главным образом в том, что многие сотрудники пришли сюда из партийного аппарата и к тому же придерживались порой противоположных взглядов на ключевые вопросы развития страны. Совершенно понятным в этой связи было стремление Горбачева опереться на интеллектуальный потенциал советников, многие из которых не являлись сотрудниками аппарата. Это были, как правило, известные ученые и государственные деятели. Членами просуществовавшего полгода Президентского совета были Н. Я. Петраков и С. С. Шаталин, А. Н. Яковлев и Е. М. Примаков. В мае 1991-го, без освобождения от занимаемых должностей, советниками президента СССР назначены Леонид Абалкин, Владимир Кудрявцев, Владлен Мартынов, Юрий Осипьян, Борис Олейник, Юрий Яременко. Это были соратники, но не команда в собственном смысле слова, что совершенно понятно. Команду М. С. Горбачев сформировать не успел. Да такая задача и не ставилась: шел поиск идей, не кадров, ибо существовало стереотипное представление, согласно которому считалось, что на высшего руководителя работает вся партийно-государственная машина. Поэтому когда в прессе муссировали тему, сформулированную на непривычный тогда западный манер, «конец команды Горбачева», это не отражало сути происходившего. Рухнула командно-административная система, но не личная команда Горбачева. Именно в эту эпоху зарождалась администрация президента, и ее костяк составили Г. Шахназаров, А. Яковлев — те, кто помогал президенту вырабатывать «новое мышление». Пресс-секретарями и помощниками Горбачева были в ту пору Виталий Игнатенко и Андрей Грачев.
Со схожими проблемами на первом этапе формирования своей администрации столкнулся после мартовского референдума 1991 года и российский президент. Процесс шел практически параллельно, и можно сказать, что оба аппарата создавались по одной и той же схеме.
Первоначально упор делался на подбор советников. В 1991 году был создан стратегический орган — Государственный совет при президенте Российской Федерации. Госсекретарем был назначен Г. Бурбулис. Затем Госсовет был преобразован в Президентский консультативный совет. В него вошли наиболее активные члены Межрегиональной депутатской группы Ю. Болдырев, Г. Старовойтова, В. Тихонов. Советниками президента были Т. Заславская, Н. Шмелев, О. Богомолов, Г. Арбатов. Руководил группой советников госсекретарь. Параллельно существовал другой орган — секретариат президента, который возглавлял В. Илюшин. И лишь в августе 1991-го стала формироваться новая структура — администрация президента, руководителем которой был назначен Ю. Петров.