Сейчас он отдавал приказание всем старшим офицерам «Вильгельма Густлофа» собраться в офицерской кают-компании. Среди присутствовавших были: седовласый капитан Петерсен, его старший помощник и старый друг Луи Реезе, главный казначей корабля Герхард Лут и главный инженер Франц Лобель.
Гейнц Шён, проходивший на «Густлофе» стажировку как ассистент казначея, теперь старается собрать все документальные публикации об этом корабле. Он вспоминает, как Цан открыл совещание следующими словами: «Господа, я вызвал вас, чтобы довести до вашего сведения приказ, касающийся как учебного дивизиона, так и “Вильгельма Густлофа”». Затем он самым подробным образом разъяснил суть приказа Дёница и подчеркнул, насколько сейчас важно как можно быстрее провести все подготовительные мероприятия.
Корабль нужно было подготовить к выходу в море через 48 часов. Большую часть из двухтысячной команды моряков отправили на сушу для оказания помощи при обороне Готенхафена до окончания эвакуации. Следующей задачей была доставка на борт раненых солдат, прибывших санитарным поездом с Восточного фронта. Затем на корабль должны были последовать беженцы.
С военной точки зрения наиболее ценным грузом «Вильгельма Густлофа» являлись 1500 подводников, многих из которых сопровождали члены семей. Но кроме них, бывший круизный лайнер должен был взять на борт еще большее количество беженцев. Каждый свободный уголок корабля немцы стремились заполнить гражданскими пассажирами.
«Этот рейс не будет похожим на круизы флотилии “Сила через радость”», предостерег Цан. «Перед нами, офицерами военно-морского и торгового флотов, стоит общая задача, за выполнение которой мы несем огромную ответственность. Наш долг — сделать все для того, чтобы облегчить положение беженцев, и я ожидаю от команды, что она предпримет все возможное для оказания им помощи!»
Офицеры знали друг друга уже довольно давно, и Цану не требовалось вдаваться в детали того, что им следует делать. Хотя им предстояла напряженная работа, офицеры и команда радовались, что вскоре выйдут в море и возьмут курс на запад, прочь от Красной армии.
Подготовка к «немецкому Дюнкерку» была проведена быстро, эффективно и основательно. До сих пор торговые суда, выделенные для эвакуации, подчинялись гамбургскому гауляйтеру рейхскомиссару по вопросам морского судоходства Кауфманну. Теперь же командование взял на себя гросс-адмирал Дёниц, чтобы обеспечить бесперебойное взаимодействие всех служб. Контр-адмирал Конрад Энгельгардт, начальник морских перевозок вермахта, имевший большой опыт работы в торговом флоте, должен был координировать операции военно-морского и торгового флотов. В ведении адмирала Кумметца из морского командования на Балтийском море в Киле находилась западная Балтика, его штаб разместился в Свинемюнде. Адмирал Бурхарди, человек крепкой закалки, любивший выражения типа «Биться до последнего солдата», теперь отвечал за восточную часть Балтики, а его штаб дислоцировался в Готенхафене. Ему также вменялась в обязанность оборона побережья Восточной Пруссии.
Начался поиск всевозможных кораблей различных годов постройки и предназначения, в том числе и крупных судов, которые когда-то были гордостью пароходных компаний. К их числу относились «Ганза» (водоизмещением 21 131 бруттотонн), «Гамбург (22 117 брт.), «Дойчланд» (21046 брт.), «Кап Аркона» (27 571 брт.), «Вильгельм Густлоф» и восемь других теплоходов, каждый водоизмещением свыше 10 000 тонн. Все они служили плавучими казармами и базами учебных дивизионов подводного флота. Помимо них еще двадцать судов получили приказ принять участие в эвакуации.
«Ганза» должна была взять на борт вооружение учебной дивизии, офицеров и три тысячи беженцев. «Вильгельм Густлоф» предназначался для перевозки 2-го батальона этой дивизии, женщин-служащих ВМС и тяжелораненых солдат. Остальных подводников должны были взять на борт «Гамбург» и «Дойчланд». Кроме того, корабли получили приказ выделить все свободные места для беженцев.
Вечером 22 января команда «Густлофа» усердно занималась подготовкой корабля к приему тысяч пассажиров, многие из которых были ранены, физически истощены и измучены холодом. Эта задача была не самой сложной, так как теплоход несколько лет использовался в качестве плавучей гостиницы.