Сегодня подобные системы кажутся архаичными: очень сложно выделить время и внимание для реальной работы, потому что мы все семь дней в неделю по 24 часа в сутки получаем электронные письма, сообщения в социальных сетях, голосовую почту, текстовые сообщения, сообщения по внутренней сети, звонки видеоконференций и так далее и тому подобное. Мы постоянно находимся на связи. Вам не случалось в пять вечера обнаружить, что вы смотрите на список дел, в котором не вычеркнут ни один пункт, и задуматься, а на что же ушел весь день? Мне случалось – и частенько.
Помимо неизменно растущего объема информации, связанной с работой, существуют и другие факторы, которые делают прежние стратегии тайм-менеджмента абсолютно непригодными. Сегодня работа стала более сложной, чем когда бы то ни было. Но при этом роли наши определены гораздо менее четко, а сама работа стала более свободной. Сегодня строгая иерархия менеджмента постепенно уходит в прошлое. Каждый член команды несет личную ответственность. Темп коммуникации вырос беспредельно, и мы должны отвечать или хотя бы «быть на связи» практически всегда. Продолжительность рабочего дня увеличилась, хотя и стала более гибкой. Сегодня приходится учитывать потребности работающих родителей и коллег на других континентах. И все это означает, что нам нужно понять нечто очень важное: никогда невозможно все закончить.
Никогда невозможно все закончить
Спросите себя: «Когда я составлял список дел и расставлял приоритеты (А, В, С), то брался ли я за дела, помеченные буквой «С», до дел с приоритетом «А», и не приводило ли это к полной катастрофе?» Конечно, вы так не поступали. А если и брались за дела с приоритетом «С», то наверняка потому, что они неожиданно меняли свою актуальность, становясь делами категории «А» или «В», потому что раньше вы просто об этом не задумывались.
Вспомните хоть один момент рабочего дня, когда оказалось, что больше ничего делать не надо. Пожалуй, за последнее время вы такого не припомните: всегда нужно выполнить что-то еще, разобрать стол, что-то прочесть или немного похозяйничать. Вы наверняка припоминаете свои первые места работы. Скажем, вы работали в баре и в конце долгой смены успевали еще протереть полы, запереть дверь и немного посидеть с кружкой пива, испытывая удовлетворение от хорошо сделанной работы и ее завершения. Приятно чувствовать, что работа завершена, верно? В психологическом смысле удовлетворение от того, что вы чего-то достигли и полностью выполнили свою работу, невероятно ценно.
Завершение приносит нам удовлетворение, потому что мы получаем возможность «расчистить место». Чистое пространство дает перспективу, позволяет немного отдохнуть от стремительного темпа жизни и переоценить свои приоритеты.
Проблема заключается в том, что парадигма современной работы практически не дает нам ощущения завершения и чистого пространства. Мы постоянно стремимся увидеть свет в конце длинного, длинного туннеля. А когда этот свет наконец забрезжит, мы осознаем, что это всего лишь тусклый факел, закрепленный на стене и освещающий новый объем работы.
Да здравствует менеджмент внимания
Не волнуйтесь! Сегодня правила игры изменились – стали совершенно новыми. Сегодня основным фактором эффективности становится менеджмент внимания. Сегодня ваш успех зависит от того, насколько хорошо вы оберегаете и используете собственное внимание – умеете сосредоточиться. Нас одолевают страшные враги: стресс, прокрастинация [2], прерывания, отвлечения, малозначимые обязательства, неэффективные рабочие приемы. Нам нужно научиться преодолевать эти препятствия и целиком сосредоточиваться на том, что по-настоящему важно. Настало время мыслить, как ниндзя.
Путь продуктивного ниндзя
«Мы должны с готовностью избавиться от жизни, которую спланировали, чтобы вести ту жизнь, которая нас ожидает».
Эта книга поможет вам выработать образ мышления ниндзя, а потом применить его во всех сферах своей работы. И не только работы. Я расскажу о том, как можно превратить информацию из новых источников и непонятные отвлечения в прекрасные и весьма ценные результаты. Я расскажу о наших отношениях с информацией на работе. Вы поймете, что в состоянии все контролировать, а в сутках вполне достаточно времени на то, чтобы сделать необходимое и важное. (Заметьте, я не говорю, «чтобы сделать все».)
В этой главе я познакомлю вас с основными принципами поведения – в духе ниндзя, – которые помогут вам повысить свою эффективность, снизить уровень стресса и изменить отношение к собственной работе. Путь ниндзя – это то, как мы относимся к нашей работе, а не то, как мы ее делаем. Вместо того чтобы сосредоточиваться на конкретных навыках, талантах или средствах, нужно выработать определенный подход к работе, на основе которого будет легко создать системы и процедуры. В следующих главах я покажу вам, как создать эти системы и процедуры. Но сначала давайте поговорим об основополагающих принципах и образе мыслей. А в следующих главах мы попробуем применить этот образ мыслей к повседневным рабочим ситуациям: электронной почте, списку дел, проектам и совещаниям.
НАША РАБОТА – ЭТО ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
В обычный рабочий день к 9.15 мы получаем больше информации, чем теоретики тайм-менеджмента прошлого получали за неделю! Наша работа изменилась настолько, что теперь для большинства из нас эффективность ее определяется тем, как мы используем новые возможности и справляемся с новыми угрозами. Мы больше не думаем о работе: наша работа – это и есть мышление. Успешная карьера ожидает тех, кто принимает лучшие решения. Если хотите подниматься по карьерной лестнице в своей организации, поймите, что вас будут оценивать по вашей способности реагировать и проявлять ответственность. Чем выше ваше положение в организации, тем большую роль играет этот фактор. Искусство принятия решений, способность выделять время для «качественного мышления», реакция на внутренний голос и интуицию (особенно когда времени на размышления нет) – вот что определяет наш успех на работе.
МЕРА ОТВЕТСТВЕННОСТИ
Как быстро вы реагируете на перемены? Я имею в виду не осознание того, что что-то изменилось, а реальное понимание, усвоение и адекватные ситуации действия.
Всегда считалось, что чем больше человеку платят и чем выше его должность, тем больше его ответственность. Если вы поднимаетесь по корпоративной лестнице, то чем выше оказываетесь, тем больше ответственности.
Однако простой «ответственности» в наши дни недостаточно. Футболисты и менеджеры нередко говорят: «Я поднимаю руки и признаю свою ответственность за наше ужасное поражение». Да, признать ответственность лучше, чем не признать, но почетное поражение все равно остается поражением. А в информационную эпоху ситуация меняется очень быстро. В нашем обществе ценят тех, кто может принять на себя ответственность, но мы редко считаем ответственность активной и динамичной. «Я не хочу ответственности», – говорим мы, словно речь идет только о ее грузе, не сопровождающемся никакими радостями. Но ответственность всегда влечет за собой и влияние. Природа ответственности такова, что она автоматически несет в себе награду – способность оказывать влияние, создавать богатство. Ответственность сопровождается успехом в организации, обществе, семье, личным успехом, в конце концов. Воспринимая ответственность как тяжкий груз, мы считаем ее ценой, которую приходится платить за успех. Для нас это сделка. А так не должно быть.
Эффективная ответственность означает, что вы обладаете способностью точно определять, какие действия требуется предпринять, чтобы преодолеть препятствия и решить любую новую проблему. В этой книге вы найдете советы по повышению эффективной ответственности тремя способами: