Кейт Кинан
Проведение собраний и совещаний
Книга предназначена тем, кто хочет управлять лучше, но слишком занят, чтобы учиться
Введение
Основная цель проведения любого совещания или собрания – принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т. е. достижение определенного результата. К сожалению, многие люди, посетившие не одно собрание, считают эти мероприятия бесполезными и безрезультатными. Действительно, проведение собраний, продуктивных и эффективных, удается не каждому менеджеру. Чтобы избежать типичных проблем, возникающих во время совещания, необходимо подготовиться к его проведению заранее. Даже если ранее вам не приходилось проводить собрания, подготовившись надлежащим образом, вы сможете управлять участниками дискуссии так, чтобы достичь требуемых результатов.
Простые и эффективные методы, изложенные в данной книге, помогут правильно подготовить и провести любое совещание или собрание, чтобы получить необходимые результаты.
Причины неэффективности совещаний и собраний
Хотя собрания – это неотъемлемая часть современной жизни, многие продолжают воспринимать их как пустую трату времени. Таково мнение людей, посещавших плохо организованные мероприятия. Наверное, вы и сами порой говорили что-то подобное.
• «С таким же успехом я мог бы и не приходить на эту встречу». (Если вам не предоставили возможность принять участие в обсуждении.)
• «Мне нечего было тут делать». (Если ваше мнение не учли при принятии решения.)
• «Все мои предложения раскритиковали». (Если у вас не было возможности как следует изложить свою точку зрения.)
• «Зачем было нужно проводить это совещание?» (Цель заседания осталась непонятной.)
• «Я побывал на этом собрании только «для галочки». (Результат был известен заранее.)
Многие собрания оказываются неэффективными из-за недостаточной подготовки и ошибок в проведении. Присутствующие, не получив возможности принять участие в обсуждении поставленных вопросов, покидают зал с чувством глубокого разочарования.
Неуправляемая дискуссия
Чтобы собрание получилось результативным, им необходимо управлять. Если нет человека, ответственного за соблюдение регламента, собрание либо отклонится от цели, либо станет неуправляемым – и результата тоже не будет. Чтобы достичь максимальных результатов, необходимо мотивировать и побуждать всех участников к активному сотрудничеству в решении проблем. Если организаторы встречи не знают или не понимают своих обязанностей, то они не смогут:
• придерживаться повестки дня и влиять на принятие решений, предупредить раздражительность и разочарование участников заседания;
• предоставить каждому возможность раскрыть свою точку зрения, чтобы все были удовлетворены;
• контролировать обсуждение, чтобы эффективно использовать время, отведенное на совещание;
• в конце заседания принять какое-то решение, а затем проконтролировать его исполнение.
Для эффективного проведения собрания нужно правильно подбирать ведущих и четко планировать повестку дня. В противном случае проведение подобных мероприятий действительно станет пустой тратой времени.
Отсутствие утвержденной повестки дня
Если заранее не подготовить список вопросов, которые необходимо обсудить на собрании, возникнет множество проблем. Отсутствие повестки дня чревато появлением нежелательных результатов.
• Люди не могут как следует подготовиться к совещанию из-за отсутствия всей необходимой информации.
• Невозможно установить регламент собрания. Обычно такие собрания заканчиваются после того, как люди выпустили пар, заскучали или же им просто нужно уйти.
• Один и тот же вопрос обсуждается несколько раз, в то время как другие остаются без внимания.
• У людей появляются сомнения по поводу целесообразности проведения этого собрания.
Не зная точной цели встречи, люди не могут активно принимать участие в обсуждении вопросов, вынесенных на повестку дня. В этом случае дискуссия отклонится от темы и почти наверняка не достигнет поставленной цели.
Несерьезное отношение к мероприятию
Результат совещания непосредственно зависит от того, как организаторы и участники относятся к нему. Ниже приведены признаки, указывающие на то, что люди не осознали важности мероприятия.
• Замена приглашенного участника.
• Прием сообщений и телефонных звонков во время собрания.
• Отсутствие необходимой информации для проведения заседания.
Иногда людей приглашают на совещание по ошибке. Но если оно организовано на высшем уровне, то приглашенные даже не поймут, что их присутствие не обязательно.
Чтобы избежать недоразумений, перед проведением собрания обязательно определите состав его участников.
Плохие условия для проведения собрания
Необходимо правильно выбрать место и обеспечить хорошие условия, способствующие проведению заседания. Очень трудно сконцентрироваться на обсуждении проблемы, если заседание длится слишком долго, если в помещение постоянно кто-то заглядывает или же присутствующие разговаривают друг с другом на отвлеченные темы. Организаторы встречи обязательно должны создать подходящие условия для эффективной работы участников мероприятия.
Проведение бесполезных совещаний
Организация совещания отнимает много времени и сил. Поэтому некоторые руководители отдают предпочтение телефонным звонкам. Иногда, действительно, стоит задуматься о целесообразности проведения собрания.
На совещании, как правило, решения принимаются коллективно, поэтому иногда к этим мероприятиям прибегают как к способу избежать личной ответственности.
Назначая совещание, подумайте, с какой целью вы хотите собрать людей и стоит ли его вообще проводить.
Делаем выводы
Совещания позволяют решить множество вопросов. Результатом собрания или совещания должны быть конкретные действия, даже если оно было посвящено назначению даты следующего собрания. Воспринимая подобные мероприятия как конструктивный способ принятия решений, можно получить желаемый результат.
Спросите себя
Подумайте о вашем отношении к совещаниям и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Приходилось ли вам думать, что совещание – пустая трата времени?
▲ Была ли ситуация, когда вам совсем не хотелось идти на совещание?
▲ Приходилось ли вам присутствовать на неорганизованных собраниях?